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職場での時間管理の4つのD

the 4 ds of time management in the workplace

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時間管理の重要性について従業員を教育することで、ワークフローの進化、最適化、 生産性の向上に役立ちます。しかし、リーダーシップチームが混乱して混乱している場合、最も効率的な労働者でさえ効果がありません。

中小企業の部門マネージャとエンタープライズリーダーは、チームメンバーが職場で士気と構造を維持するための良いロールモデルでなければなりません。いくつかの時間管理スキルとベストプラクティスを活用することで、重要な要件を満たすことができます。

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時間管理の4Dの時間管理は、職場での重要な品質です。競争の激しい市場では、生産性と運用効率を最大化するために可能な限りすべてのことを行う必要があります。

組織は階層構造であるため、上司とチームリーダーは、 部下の効率を最適化するために自分の時間を管理する方法を知る必要があります 。リーダーシップチームが構造化されていないと、 従業員の生産性と士気が低下します

ここでは、職場のためのトップリーダーシップの時間管理のヒントがあります-

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1.

何をすべきかマネージャは、可能な限り行動し、行うことによってリーダーシップを示す必要があります。効果的な時間管理戦略は、すべての決定の基礎として2分間のルールを使用することです。リーダーは、わずか2分で重要なメールを書いたり、電話をかけたり、チームメンバーの1人のKPIレポートを印刷したりできることを認識する必要があります。

プロジェクトの完了に 2 分以上かかる場合、スーパーバイザは 30 ~ 45 分間、または終了するまで単独で作業する必要があります。できるだけ少ない時間で一度に1つのタスクを完了することは、成果の質を向上させる最良の方法です。

また、長期的には、一度に4つの異なるプロジェクトに集中するのではなく、 一度に1つのアクティビティを完了することで 、より多くのプロジェクトを完了する方が簡単です。

やるべきことをするよりも何をすべきかを考えるのに時間がかかることを認識することは、考え方が必要です。毎日このアプローチを使用すると、上司は、自分の時間を最大化し、部下の信頼を得て、誰もが期限を満たすことを可能にするのに役立ちます。

2.

不要な項目を削除または削除時間を効果的に管理するための最も簡単な方法の1つは、必要でないタスクやドキュメントを削除することです。これは、1日に数百の電子メールを受信するスーパーバイザーにとって特に不可欠であり、その多くは重要なタスクとは無関係です。

関連性のあるメールを不用意に削除しないことは重要ですが、熟練したエグゼクティブはどの項目が重要でないかを知っています。要件とは無関係に転送された電子メールチェーンと通常のレポートは、件名を見るだけで削除できます。

監督者はまた、主要な成果を達成するのに役立たない活動をドロップまたは最小限に抑える必要があります。チームがより重要な要件を開始できるように、これらの項目はタスクリストから削除する必要があります。

3.[後で延期する]

スーパーバイザーは、より多くの情報が利用可能になるまで、またはそれを行う時間があるまで、決定を延期する必要があります。これは、上司が 1 日の終わりまでにタスクを完了しなければ 1 週間以内に同僚が期限を要求する場合に特に当てはまります。別の時間まで延期することは難しいかもしれませんが、 タスクの優先順位を決めることが不可欠です

延期されたタスクについては、日または週の終わりまでに再評価し、それでも必要かどうかを確認することが重要です。先延ばしは有用な時間管理ツールではありませんが、後日まで非本質的な活動を延期することは、必要なすべてを完了する唯一の方法です。

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4.

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委任タスク委任できないスーパーバイザーは、その役割では無効になります。多くの個人は、プロセスの全体の制御を維持することを好むが、それは彼らの損なうことです。重要でない要件や細心の要件に対する制御を放棄することは、リーダーシップチームがその目標を達成するための唯一の方法です。

監督者は、プロジェクトの詳細を書き留め、それを実行するために必要な手順を含める必要があります。その後、 プロジェクト全体を別の人に委任するのではなく、そのプロセスのさまざまなステップを委任することを決定できます

このようにして、スーパーバイザは状況をある程度制御しながら、ワークロードの一部を削除します。彼/彼女はチェックリスト全体を部下に渡すようにして、誰もがプロセス全体がどのように機能すべきかを正確に知るべきです。

結果は、誰が支援しているかに依存することは少なく、管理者のチェックリストの品質にもっと依存します。

重要なテイクウェイ結論として、ここではトップタイム管理技術について覚えておくべき重要なテイクウェイがあります-

  • むしろ不安であるよりも演技は、適切な時間管理の不可欠な機能です。2 分間のルールは、1 日に完了した重要なタスクの質と数量の両方を最適化するのに役立ちます。
  • スーパーバイザは、重要でない電子メール、電話、または別の日を待つことができるプロジェクトを削除または削除する必要があります。
  • 管理者は、非クリティカルなタスクを延期し、それは自分の時間に重大な侵害であるときにノーと言うことを学ぶ必要があります。彼らは彼らの毎日の目標と毎週の目標を達成したら、後でこれらの問題を修正することができます。
  • リーダーは、作業負荷の一部を削除するために、繰り返しまたは時間のかかるタスクを部下に委任する必要があります。プロセスの制御を維持するためにチェックリストを利用すると、 誰が助けている部下を助けることができます

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