Come creare un modello di pianificazione di Documenti Google

Modello Pianificazione Documenti Google May 28, 2021

Priyanka Bhadani

Scrittore

Introduzione al modello di pianificazione dei documenti Google

Strumenti basati su cloud, come Google Docs, hanno reso la pianificazione dei dipendenti semplice e semplice. Con un modello di pianificazione di Google Docs, i proprietari di aziende possono abbandonare i loro metodi manuali di pianificazione della grafia sui fogli di calcolo. Invece, possono pubblicare programmi di lavoro con un clic di un pulsante e inviarli istantaneamente ai dipendenti. Mentre questa piattaforma non ha tutte le funzioni di pianificazione dei dipendenti , Google Docs e gratuito e facile da usare.

Creare un modello di pianificazione Documenti Google

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Tradizionalmente, la creazione di una pianificazione settimanale comportava l'esame di documenti fisici che prevedeva la disponibilita dei dipendenti, le richieste di time-off e i budget di manodopera. I manager avrebbero quindi compilare questi dati e organizzare i turni a mano su un calendario cartaceo. Altre aziende possono utilizzare il foglio di calcolo Excel di Microsoft. Tuttavia, questo programma non e gratuito e accessibile a tutti gli utenti.

Google Docs risolve queste sfide con il suo programma gratuito basato su cloud. Questa e un'ottima alternativa per le piccole imprese e ristoranti che potrebbero non avere i fondi per Excel o un robusto sistema di pianificazione. Per utilizzare i modelli di pianificazione di Google, gli imprenditori hanno bisogno solo di un computer funzionante o di un dispositivo abilitato per Internet e di un account Google. Per iniziare a creare programmi dei dipendenti, la direzione deve attenersi alla seguente procedura.

1. Vai a Fogli Google

Una volta creato un account Google, i manager possono accedere a Google Drive. Si tratta di un sistema di storage basato su cloud in cui gli utenti possono creare e salvare documenti. Sul lato sinistro della pagina Web di Drive, c'e un'opzione per accedere ai Fogli Google dopo aver fatto clic sul pulsante Nuovo. I manager devono fare clic su questa opzione e quindi selezionare Da un modello.

2. Trova un modello

Successivamente, verra caricata una Raccolta modelli generale per consentire agli utenti di scegliere il modello di loro gradimento. Nella scheda Personale e disponibile un modello Pianificazione che i proprietari aziendali possono utilizzare per le pianificazioni di lavoro. Cliccando sulla miniatura del modello, il nuovo documento Fogli Google verra caricato sul desktop.

3. Compilare le etichette

Nel modello di pianificazione settimanale, i responsabili possono personalizzare le etichette in base alle proprie esigenze e preferenze. Una delle prime cose da fare e cambiare la cella data, che e etichettata C2. Questa cella deve indicare la data esatta a cui e prevista la pianificazione.

Per effettuare un programma giornaliero per turni di 8 ore, gli utenti devono selezionare la cella per turni specifici ed etichettare l'intervallo di tempo esatto. Ad esempio, se il primo turno inizia dalle 8-00 alle 17.00, la cella B5 potrebbe essere etichettata dalle 8 alle 17.00. E importante selezionare le celle per il turno di lunedi e copiarle e incollarle nelle celle orizzontali corrispondenti. Cio garantira il resto della settimana lavorativa ha gli stessi turni.

4. Personalizzare il modello

In questa fase, il modello e completo. Tuttavia, i manager possono continuare a personalizzare il modello Fogli Google per riflettere le loro preferenze o il tono aziendale. La piattaforma Google consente diverse funzionalita di personalizzazione, come l'evidenziazione, le celle di codifica dei colori e i caratteri. I manager possono anche aggiungere loghi aziendali o immagini per rendere il modello esteticamente gradevole.

5. Crea una copia del modello

Dopo che le date e gli orari dei turni sono chiaramente indicati sul modello, i manager dovrebbero farne una copia. E possibile farlo facendo clic su File e quindi Crea una copia. Ci sara un'opzione per rinominare il modello. I manager devono utilizzare un nome di titolo che ricorderanno, ad esempio Template pianificazione lavoro dipendente. Nel caso in cui i manager perdano la pianificazione corrente o abbiano bisogno di creare una nuova pianificazione, possono fare riferimento al modello. Cio consentira loro di risparmiare tempo dal dover reinserire date e ore.

6. Compila la Pianificazione e Distribuisci

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Ora, gli imprenditori possono finalmente compilare i propri modelli di pianificazione con i nomi dei dipendenti. Si consiglia di includere gli ID dei dipendenti e le posizioni nel programma per eliminare confusione. Una volta completato il programma, i manager possono inviare il programma direttamente agli account Google dei membri del personale. Possono farlo facendo clic su Condividi e inserendo il loro indirizzo e-mail.

Grazie alla tecnologia basata sul cloud di Google, i datori di lavoro e i membri del team possono accedere alla pianificazione da qualsiasi luogo in remoto. L'unica cosa di cui hanno bisogno e un dispositivo o un laptop connesso a Internet. Inoltre, la funzionalita cloud consente ai dipendenti di inserire modifiche alla disponibilita direttamente in base alla pianificazione. A seconda della politica aziendale e delle preferenze di gestione, questa accessibilita puo essere disattivata facendo clic sull'icona a forma di matita durante la condivisione.

Takeaways chiave per il modello di pianificazione di documenti Google

creazione di pianificazioni non richiede piu metodi manuali e fogli di calcolo Excel.
Le aziende possono risparmiare tempo e denaro utilizzando i modelli gratuiti di Google Docs.
Questi modelli di pianificazione del lavoro dei dipendenti sono facili da usare e personalizzabili.
I gestori possono anche godere di altre funzionalita del modello Fogli Google, come la sua tecnologia basata sul cloud e la facile condivisione.