Programmi di lavoro | 12 mins read

Guida di un imprenditore alle pianificazioni di lavoro

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Hanh Truong

By Hanh Truong

Introduzione ai programmi di lavoro

Le aziende hanno bisogno del giusto equilibrio del personale in ogni momento. Nel caso in cui i manager eccedenti un turno, i costi del lavoro aumenteranno. D'altra parte, la mancanza di personale comporterà la perdita di potenziali profitti e un servizio clienti scadente. Per percorrere la linea sottile di assegnazione dei turni, gli operatori commerciali devono disporre di un sistema di pianificazione del lavoro. Ciò comporta l'utilizzo dei metodi e degli strumenti giusti per semplificare il processo di pianificazione.

Cosa sono gli orari di lavoro?

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Le programmazioni di lavoro sono i giorni e le ore in una settimana in cui un dipendente di un'azienda dovrebbe trovarsi al proprio posto di lavoro. Un programma di lavoro varia da azienda a azienda. Alcuni verranno creati e inviati ogni settimana, mentre alcuni potrebbero essere pubblicati mensilmente. Altri tipi di programmi sono i seguenti.

  • Programma di lavoro a tempo pieno - Questi orari sono per i membri del personale che si impegnano a lavorare da 37 a 40 ore settimanali. Coloro che lavorano a tempo pieno riceveranno in genere benefici per i dipendenti, ad esempio i giorni di ferie e i piani pensionistici.
  • Programma lavoro a tempo parziale: i programmi a tempo parziale si riferiscono a qualsiasi programma con ore inferiori rispetto all'impiego a tempo pieno. I team che lavorano part-time hanno maggiore flessibilità con i tempi e i giorni in cui vogliono lavorare.
  • Programma lavoro fisso - Questi programmi sono generalmente sotto forma di un orario che indica lo stesso numero di ore lavorative e giorni in una settimana. I manager e i dipendenti dovranno concordare un determinato numero di giorni e turni.
  • Programma lavoro flessibile: questo tipo di programma di lavoro è meno coerente rispetto ai programmi fissi. Dopo aver raccolto le disponibilità dei dipendenti, il responsabile programmerà un numero minimo di turni o assegnerà le ore lavorative in base alle necessità.
  • Programma lavoro a turni a rotazione: i dipendenti che dispongono di questo programma ruotano per i turni di giorno, di mezzogiorno e di notte con i membri del team. Avendo un ciclo, ogni dipendente non dovrà lavorare ore indesiderabili per un periodo prolungato. I turni rotanti sono più comuni tra i lavori di costruzione, le centrali elettriche, l'assistenza sanitaria e i lavori militari.

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Importanza dei programmi di lavoro

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I programmi di lavoro sono importanti perché garantisce una produttività costante e tiene responsabili i dipendenti. I manager possono quindi contare sul loro personale per entrare come previsto e ridurre l'assenteismo. Garantirà inoltre che i clienti ricevano un servizio di qualità. Altri motivi principali per cui le aziende hanno bisogno di orari di lavoro sono i seguenti:

  • Avere struttura - Un programma coerente dei dipendenti fornisce ai team la struttura di cui hanno bisogno per condurre la gestione del tempo. Questo li aiuta a pianificare in anticipo e li spinge a svolgere il lavoro in modo efficiente ed efficace. Gli orari ricordano anche ai membri del personale quando hanno bisogno di prendere una pausa di riposo o pranzo, che è importante per il loro benessere.
  • Promuovere l'equilibrio tra lavoro e vita privata - L'invio di programmi dei dipendenti consentirà al personale di pianificare la propria vita personale di conseguenza. Crea anche confini tra il lavoro e il loro tempo personale, motivando efficacemente il personale a lavorare solo durante i tempi assegnati.
  • Tenere traccia dell'orario e delle presenze: i responsabili possono utilizzare i programmi per tenere traccia delle ore lavorative e delle presenze dei dipendenti. Questo semplifica i processi di retribuzione e retribuzione.
  • Maggiore visibilità: la gestione può facilmente monitorare la produttività e identificare il personale con le migliori prestazioni in ogni turno. Ad esempio, se le vendite erano elevate durante orari specifici, i proprietari possono risalire a un determinato turno che lavorava in quel momento tramite la pianificazione.
  • Apporta modifiche tempestive alla pianificazione: i dipendenti che dispongono di programmi di lavoro sapranno quando devono entrare al lavoro e quando devono trovare la copertura. Possono quindi inviare richieste di tempo libero o scambio di turni in anticipo, invece di farlo all'ultimo minuto.

Vantaggi dell'utilizzo di una pianificazione del lavoro in linea

Molte aziende utilizzeranno una soluzione di pianificazione del lavoro online per semplificare il processo di assegnazione del personale. Sia che i team siano piccoli o se i manager hanno personale da più sedi, un sistema software renderà la pianificazione rapida e facile. Questi strumenti sono comunemente dotati di tecnologia di automazione e genereranno suggerimenti intelligenti e modelli di pianificazione in base alle esigenze di un'azienda. Di seguito sono riportati altri vantaggi chiave per l'adozione di pianificazioni di lavoro basate sul cloud.

1. Accesso immediato alle modifiche alla pianificazione

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Spesso si verificano emergenze ed eventi dell'ultimo minuto, con il risultato che i manager dovranno aggiornare gli orari di lavoro. Un sistema online consente ai manager di apportare queste modifiche e inviare immediatamente il nuovo programma ai dipendenti. I membri dello staff riceveranno notifiche relative all'aggiornamento via SMS o e-mail. Ciò garantirà efficacemente che i dipendenti non perderanno accidentalmente il loro turno o si riferiranno a un vecchio programma.

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2. Compatibilità senza soluzione di continuità

I titolari di aziende possono disporre di strumenti esistenti per la programmazione, ad esempio gli orari e il software di monitoraggio del tempo. Collegano questi sistemi disparati con una soluzione di pianificazione del lavoro dei dipendenti per semplificare i processi di gestione del lavoro. Ciò consentirà agli operatori di risparmiare tempo sui processi di inserimento dei dati e ciclo paghe. La maggior parte delle piattaforme di pianificazione online hanno anche la compatibilità con le app mobili, in modo che i manager possano creare pianificazioni dei dipendenti direttamente dai loro smartphone.

3. Maggiore produttività

Gli esperti dicono che la creazione di programmi può richiedere almeno due ore. Ma con il software di pianificazione basato sul web, il personale sarà semplice e immediato grazie alla tecnologia di automazione. Di conseguenza, i dirigenti aziendali possono concentrare il loro tempo ed energia su altri progetti pressanti, come lo sviluppo di prodotti.

4. Riduzione dei costi della manodopera

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Gli scheduler online hanno un design intuitivo e sono dotati di strumenti di previsione della manodopera e monitoraggio dei costi. Il sistema è programmato per calcolare le retribuzioni orarie e controllare gli straordinari. Verrà quindi avvisato gli utenti quando un turno è in eccesso di personale, un programma è fuori budget e se un dipendente è stato assegnato più di 40 ore. Questa efficienza aiuterà le aziende a ridurre la spesa di manodopera e a proteggere i loro profitti complessivi.

5. Tieni traccia dei registri

Le pianificazioni dei dipendenti sono record importanti che mostrano informazioni su quando una persona ha lavorato e cosa ha fatto. I datori di lavoro possono tenere traccia di questi record attraverso le loro app di pianificazione online. Con un clic di un pulsante, possono tirare su pianificazioni storiche e utilizzarli secondo necessità. Questo è fondamentale per quando i responsabili devono fornire record di conformità della manodopera o per i processi di ciclo paghe.

6. Accessibilità basata sul cloud

La tecnologia cloud consente agli utenti di accedere ai sistemi da qualsiasi luogo, purché disponano di un dispositivo abilitato per Internet. I principali scheduler dispongono di funzionalità cloud base; pertanto, i manager aziendali possono creare pianificazioni e i dipendenti possono visualizzarli in remoto. Il sistema può anche inviare promemoria turno e avvisi per mantenere gli utenti aggiornati con le informazioni più recenti.

5 passi su come sviluppare un programma di lavoro

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Sia che gli operatori aziendali stiano utilizzando un sistema online o un metodo manuale per la programmazione, dovrebbero avere un processo approfondito. Creando e seguendo passi comprovati su come sviluppare programmi di turni, i manager possono aumentare l'efficacia e il morale dei dipendenti. Di seguito sono riportati 5 passaggi aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare.

1. Delineare ciò di cui l'azienda ha bisogno

Per iniziare, la gestione deve determinare le loro esigenze aziendali e di manodopera. Ciò comporta la definizione delle competenze e delle risorse di cui ogni turno ha bisogno per funzionare bene. Essa comporta anche l'identificazione delle ore di funzionamento, delle responsabilità dei turni e dei tempi dei turni. Quando si delinea la lunghezza dei turni, è importante includere pause di riposo e pasto.

2. Crea un piano

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È inoltre fondamentale che gli imprenditori stabiliscano politiche e procedure per quanto riguarda la pianificazione. I dipendenti devono sapere come richiedere congedo per malattia e tempo libero. Ci dovrebbero essere standard scritti su come scambiare i turni, trovare la copertura e modificare la disponibilità dei dipendenti. Stabilendo aspettative ben definite e comunicandole al personale, saranno informati e fiduciosi nella gestione.

3. Accoglienti dipendenti

I dipendenti hanno la loro vita personale e i manager devono rispettarlo. Quando si crea una pianificazione, dovrebbe riflettere il più possibile la disponibilità del personale. Facendo un programma di lavoro che si allinea saranno i bisogni di tutti, il morale sarà alto. Non solo promuoverà un ambiente di lavoro positivo, ma aumenterà anche la spinta e la motivazione.

4. Fai pianificazioni in anticipo

I dipendenti hanno bisogno dei loro programmi in anticipo in modo da poter pianificare in anticipo ed evitare di dover effettuare swap a turni. I responsabili devono raccogliere le disponibilità con almeno un mese di anticipo e assegnare i turni di conseguenza. Nel caso in cui i dipendenti richiedano tempo libero o necessitano di copertura, i dirigenti dovrebbero approvarlo e apportare modifiche rapidamente.

5. Invia pianificazioni il più presto possibile

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Una volta creati i programmi di lavoro, la gestione dovrebbe inviarle. Quando si utilizzano i metodi tradizionali del foglio di calcolo, le pianificazioni vengono inviate al meglio tramite e-mail o SMS. Alcune aziende potranno anche stampare e pubblicare un programma fisico nella sala giochi. Tuttavia, le aziende moderne spesso utilizzano software di pianificazione e inviano pianificazioni digitali tramite l'app. Ciò consente al personale di risparmiare tempo e consente al team di avere accesso alla versione più aggiornata del programma in ogni momento.

Top Software di pianificazione del ristorante 2021

Le aziende che desiderano adottare una nuova tecnologia software di pianificazione hanno una serie di soluzioni tra cui scegliere. Molti dei programmatore online di oggi dispongono di funzionalità avanzate che faciliteranno la programmazione e miglioreranno le operazioni aziendali. Alcuni dei migliori gestori software dovrebbero prendere in considerazione includere le seguenti piattaforme.

1. Pianificazione zip

Zip Schedule è uno dei migliori sistemi di pianificazione di cui le piccole imprese, ristoranti e franchising possono beneficiare. Il suo software di pianificazione intuitivo consente di automatizzare le assegnazioni dei turni per garantire pianificazioni senza conflitti. Ha anche strumenti preziosi, come la previsione del lavoro e il monitoraggio dei costi di manodopera, che aiutano le marche a risparmiare denaro. Zip Schedule ha anche l'accessibilità multi-piattaforma, che consente ai manager di lavorare in viaggio tramite il proprio laptop o smartphone.

2. TrovaMyShift

FindMyShift è una piattaforma software di pianificazione ristorante meglio conosciuta per le sue funzionalità di integrazione. Gli imprenditori possono sincronizzare il sistema FindMyShift con le app esistenti, come il punto vendita o il libro paga. Dispone inoltre di funzionalità di tracciamento e comunicazione, come messaggi e-mail e promemoria turno.

3. HotProgrammazioni

Simile alle app di pianificazione precedenti, HotSchedule è compatibile con le app per dispositivi mobili. Ciò significa che manager e utenti possono scaricare l'interfaccia sui loro dispositivi Android o iOS. Questa funzionalità consente loro di lavorare sugli orari e inviare richieste di time-off o ritirare i turni direttamente dalla comodità del proprio telefono. Tuttavia, ha un piano di pagamento unico, in cui i clienti devono pagare $2 per dipendente al mese.

4. 7Turni

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7Shifts è noto per la sua interfaccia drag and drop e modelli di pianificazione dei turni personalizzabili. Questi moduli rendono la programmazione facile e senza sforzo. Dispone inoltre di funzioni di monitoraggio del tempo, monitoraggio conforme al lavoro e tecnologia basata sul cloud.

5. Planday

Planday è uno strumento di pianificazione che semplifica anche la pianificazione dei turni e la gestione della forza lavoro. Esso fornisce agli utenti una vista calendario della settimana e del mese. Fornisce anche visibilità su quanto un ristorante sta spendendo per il lavoro per un dato periodo di tempo.

Conclusione agli orari di lavoro

  • I programmi di lavoro dei dipendenti sono un componente chiave per la gestione della manodopera e dei costi. Questi programmi indicano i giorni e le ore che i dipendenti specifici dovrebbero entrare nel lavoro.
  • Avere pianificazioni di lavoro è importante perché fornisce una struttura per i lavori dei dipendenti e aiuta con il monitoraggio del tempo.
  • Le aziende e i ristoranti possono risparmiare tempo con la pianificazione utilizzando uno strumento di pianificazione online.
  • Queste soluzioni, come Zip Schedule, aiuteranno le aziende a risparmiare sui costi di manodopera e a migliorare la produttività.

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