Le 4 D di gestione del tempo nella gestione del

tempo nel posto di lavoro La gestione del March 30, 2022

Scrittore

Educare i dipendenti sull'importanza della gestione del tempo li aiutera a progredire, ottimizzare i flussi di lavoro e aumentare la loro produttivita. Ma anche i lavoratori piu efficienti sono inefficaci se il team di leadership e disorganizzato e frazzolato.

I responsabili di reparto e i dirigenti aziendali in una piccola impresa devono essere buoni modelli di ruolo affinche i membri del team mantengano il morale e la struttura sul posto di lavoro. L'utilizzo di diverse competenze di gestione del tempo e best practice puo aiutare a soddisfare i requisiti critici.

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tempo sono una qualita fondamentale da avere sul posto di lavoro. Un mercato piu competitivo richiede che un'organizzazione faccia tutto il possibile per massimizzare la produttivita e l'efficacia operativa.

Poiche un'organizzazione e una struttura gerarchica, i supervisori e i team leader devono sapere come gestire il proprio tempo per ottimizzare l'efficienza dei subordinati. Quando il team di leadership non e strutturato, la produttivita e il morale dei dipendenti diminuiscono.

Ecco i migliori consigli di gestione del tempo di leadership per il posto di lavoro - La
gestione del

1. Fare cio che deve essere fatto

i manager hanno bisogno di mostrare la leadership agendo e facendo quando possibile. Una strategia efficace di gestione del tempo consiste nell'utilizzare la regola dei due minuti come base per tutte le decisioni. I dirigenti dovrebbero riconoscere che in soli due minuti possono scrivere un'e-mail importante, effettuare una telefonata o stampare un rapporto KPI per uno dei membri del team.

Se il completamento di un progetto richiede piu di due minuti, i supervisori dovrebbero lavorarci da soli per 30-45 minuti o fino al termine. Completare un compito alla volta nel minor tempo possibile e il modo migliore per migliorare la qualita dei risultati.

E anche piu facile a lungo termine completare piu progetti completando un'attivita alla volta, piuttosto che concentrarsi su quattro progetti diversi contemporaneamente.

Riconoscere che ci vuole piu tempo per pensare a cio che deve essere fatto del necessario per fare cio che deve essere fatto e la mentalita necessaria. L'utilizzo di questo approccio ogni giorno aiutera i supervisori a massimizzare il loro tempo, acquisire la fiducia dei loro subordinati e consentire a tutti di rispettare le scadenze.

2. Elimina o Elimina elementi non necessari

Una delle strategie piu semplici per gestire efficacemente il tempo consiste nell'eliminare o eliminare attivita o documenti non essenziali. Cio e particolarmente essenziale per i supervisori che ricevono centinaia di e-mail al giorno, molte delle quali non sono correlate a compiti critici.

Anche se e importante non eliminare con noncuranza le e-mail che possono essere rilevanti, i dirigenti esperti sanno quali elementi non sono importanti. Le catene di e-mail inoltrate e i report regolari che non sono correlati ai requisiti possono essere eliminati semplicemente guardando l'oggetto.

I supervisori dovrebbero anche eliminare o ridurre al minimo le attivita che non aiutano a raggiungere i risultati chiave. Questi elementi devono essere rimossi da un elenco di attivita in modo che il team possa iniziare a soddisfare requisiti piu importanti.

3. Le autorita di

vigilanza differiscono a volte rinviare una decisione fino a quando non sono disponibili ulteriori informazioni, o fino a quando non hanno il tempo di farlo. Cio e particolarmente vero se i colleghi chiedono qualcosa in una settimana in cui il supervisore deve completare un compito entro la fine della giornata. Anche se puo essere difficile rinviare a un'altra volta, e essenziale dare priorita alle attivita.

E importante rivalutare eventuali attivita differite entro la fine del giorno o della settimana per verificare se sono ancora necessarie. La procrastinazione non e uno strumento utile per la gestione del tempo, ma il rinvio delle attivita non essenziali a un momento successivo e l'unico modo per completare tutto cio che e necessario.

4.

I supervisori delegati delle attivita che non possono delegare saranno inefficaci nei loro ruoli. Molti individui preferiscono mantenere il controllo sulla totalita di un processo, ma e a loro scapito. La rinuncia al controllo per requisiti non critici o meticolosi e l'unico modo per il team di leadership per raggiungere i propri obiettivi.

I supervisori dovrebbero annotare i dettagli di un progetto e includere le fasi necessarie per realizzarlo. Possono quindi decidere di delegare vari passaggi di tale processo, piuttosto che delegare un intero progetto a un'altra persona.

In questo modo, il supervisore mantiene un certo controllo sulla situazione, ma rimuove comunque una parte del carico di lavoro. Dovrebbe assicurarsi di dare l'intera lista di controllo al subordinato in modo che tutti sappiano esattamente come dovrebbe funzionare l'intero processo.

Il risultato sara meno dipendente da chi sta aiutando e piu dalla qualita della lista di controllo del manager.

Key Takeaways

In conclusione, ecco i principali takeaway da ricordare circa le tecniche di gestione del tempo superiore -

Agire piuttosto che essere apprensione e una caratteristica essenziale della corretta gestione del tempo. La regola dei due minuti consente di ottimizzare sia la qualita che la quantita delle attivita critiche completate al giorno.
I supervisori devono eliminare o eliminare e-mail, telefonate o progetti non essenziali che possono attendere un altro giorno.
I manager dovrebbero rinviare i compiti non critici e imparare a dire di no quando si tratta di una violazione grave sul loro tempo. Possono riadattare questi problemi in un secondo momento, una volta raggiunti i loro obiettivi giornalieri e settimanali.
I dirigenti devono delegare attivita ripetitive o dispendiose in termini di tempo ai subordinati per rimuovere alcuni carichi di lavoro. Utilizzando una lista di controllo per aiutare a mantenere il controllo del processo puo aiutare il subordinato che sta aiutando.