Easy Shift Schedule Maker - Come costruire un programma di lavoro a turni

turni Maker April 23, 2021

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Le informazioni dettagliate sulla pianificazione dei turni creatore

del personale diventano piu complesse man mano che i requisiti aziendali e le condizioni economiche cambiano. Il regime normativo aumenta spesso il numero di leggi federali e statali sul lavoro/tributario ogni anno. Poiche un numero maggiore di aziende impiegano team remoti, lavoratori temporanei o dipendenti part-time, e una sfida rimanere conformi. I

vecchi metodi di monitoraggio del tempo e i sistemi di pianificazione non sono piu appropriati per le grandi aziende che impiegano migliaia di lavoratori. Anche le piccole imprese devono fare attenzione quando creano programmi di lavoro e tengono traccia delle ore dei dipendenti.

Inoltre, la scarsa pianificazione crea dipendenti infelici e clienti frustrati. Con una serie di best practice, un programma-turni eliminera i problemi di conformita e semplifica le operazioni.

Step by Step Shift Pianificazione Maker Guida

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i datori di lavoro vogliono ottimizzare la programmazione dei dipendenti il piu possibile. Un programma di lavoro mal progettato danneggia il morale, aumenta l'assenteismo e influisce sulla qualita del servizio clienti.

Con elevati costi di manodopera e condizioni economiche difficili, una buona gestione dei dipendenti e fondamentale. Un programma-maker ottimizzera la pianificazione dei turni e migliorera la comunicazione del team, che e un bene per le aziende e i loro membri del team. Inoltre, un modello di programma di lavoro contribuira a ottenere un vantaggio competitivo e a semplificare tutte le aree operative.

Quindi, cos'e esattamente un creatore di orari turni e come funziona? Per creare una pianificazione turni, i supervisori utilizzano un programma Excel, carta e penna o un software di programmazione. I metodi di pianificazione variano a seconda dei requisiti e delle preferenze. Anche se non esiste un modo perfetto per creare un modello di pianificazione dei dipendenti, ci sono alcune best practice.

1. Panoramica delle caratteristiche chiave nella pianificazione dei turni

Ogni membro del team deve lavorare gli orari e gli orari appropriati per il proprio ruolo. Ad esempio, un ristorante potrebbe non aver bisogno di un barista a portata di mano durante i turni di giorno, ma sara per i turni di notte. I supervisori devono tenere sotto controllo gli eventi locali o le situazioni che possono influire sul numero di clienti che entrano in contatto. I ristoranti devono sempre monitorare le prenotazioni prima di programmare i dipendenti.

Anche un produttore di orari di lavoro dovrebbe essere privo di errori. La doppia programmazione, la pianificazione dei membri del team sbagliati e la programmazione sopra/sotto sono problemi comuni. La disponibilita dei dipendenti deve sempre allinearsi con il programma per ridurre al minimo l'assenteismo o no-call no-show. Infine, un cattivo programma di turni dei dipendenti influisce sul morale e aumenta il tasso di fatturato. Le aziende devono mantenere felici i membri del team e comunque coprire ogni turno durante l'orario di apertura.

2. Comprendere il personale per ottimizzare la pianificazione turni

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I supervisori non possono creare una buona pianificazione settimanale se non hanno relazioni con i membri del team. Non basta per coprire ogni turno. Le persone giuste devono fare i turni giusti.

Ad esempio, e probabilmente una cattiva idea programmare due nuovi assunti per un intenso turno di sabato sera, a meno che non ci siano piu altri membri del team a disposizione. Se i lavoratori hanno messo in tempo richieste settimane fa, i supervisori dovrebbero ricordarlo durante la programmazione dei turni. Quando la gestione non rispetta la disponibilita dei dipendenti e non allinea le pianificazioni con l'esperienza dei dipendenti, fa male al morale e al servizio clienti.

Per ottimizzare il processo, i supervisori devono fare un elenco che include le seguenti informazioni-

Nome lavoratore

Skillset

Certificazioni

stato lavoro dipendente ( a tempo pieno, part-time o temporaneo)

Restrizioni di straordinario

Disposizione (introverso, estroverso, ecc.)

Eventuali ulteriori informazioni che possono aiutare a ottimizzare la pianificazione

3. Crea programmi turni intorno ai membri del team

Una volta completato l'elenco delle informazioni sui dipendenti, puo iniziare a creare programmi dipendenti. E importante ricordare le personalita, le competenze dei dipendenti e il modo in cui interagiscono con i colleghi e i clienti.

Il supervisore dovrebbe anche considerare quando i dipendenti sono piu adatti al lavoro, in base alle esigenze aziendali. Una buona regola generale e quella di costruire programmi intorno a dipendenti ad alte prestazioni. Ad esempio, un server esperto dovrebbe funzionare durante le ore di punta. Un supervisore puo programmare anche un membro del team meno esperto durante questo turno.

In tal modo, il supervisore fara in modo che il nuovo noleggio abbia il supporto di cui lui/lei ha bisogno. Cio ottimizzera l'efficienza e facilitera i nuovi assunti nelle loro posizioni, piuttosto che sopraffarli. Inoltre, migliorera il morale, aumentera la produttivita e migliorera la qualita del servizio clienti.

4. Comunicare

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i supervisori programma turno devono determinare in che modo desiderano comunicare la pianificazione ogni settimana. Le app di pianificazione consentono ai membri del team di visualizzare le pianificazioni in tempo reale, inserire richieste di time-off o apportare ulteriori modifiche. Altri datori di lavoro utilizzano Microsoft Office per inviare messaggi di posta elettronica settimanali di orari di lavoro.

Alcuni settori utilizzano ancora bacheche per pubblicare programmi e raccogliere le richieste di tempo libero. Programmare software puo essere un investimento costoso, ma e piu facile sia per i membri del team che per i datori di lavoro. Si integra anche con il software di monitoraggio del tempo, che crea meno lavoro per il team HR. E piu semplice ottimizzare la gestione della forza lavoro quando tutti i dati dei dipendenti sono in un unico posto.

Indipendentemente dal metodo scelto dall'organizzazione, i membri del team devono sapere dove e quando trovare le loro pianificazioni. La direzione deve comunicare i criteri di programmazione e delineare i documenti HR. Cio impedisce errori di programmazione, cambiamenti dell'ultimo minuto e alti tassi di assenteismo. Rende tutti responsabili per le proprie ore e riduce il carico di lavoro complessivo delle gestioni.

Key Takeaways of Shift Schedule Maker Guida

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In conclusione, ecco cosa sapere sulla creazione di un programma di turni e su come ottimizzare la pianificazione del lavoro -

Le aziende devono comprendere le personalita, le preferenze, le competenze e la disponibilita dei propri dipendenti prima di pianificazione. I supervisori devono creare un elenco dei tratti della personalita, dei ruoli e di eventuali note aggiuntive che possono contribuire alla creazione di un modello di pianificazione dei dipendenti.

I supervisori dovrebbero creare pianificazioni intorno ai membri del team con le migliori prestazioni. Questo aumentera il morale e non sopraffare nuovi assunti.

I supervisori devono controllare le prenotazioni dei tavoli e tenere traccia degli eventi locali per ottimizzare gli orari dei turni. Cio garantira che le persone giuste siano programmate nei momenti giusti. Di conseguenza, l'azienda migliorera il servizio clienti e aumentera il morale dei dipendenti.

I supervisori devono comunicare il programma dei dipendenti attraverso un'app di pianificazione, un'app mobile e un software di pianificazione dei dipendenti. Altri utilizzano un sistema di posta elettronica Excel o penna e carta. I dipendenti devono sapere esattamente dove e quando trovare i loro programmi per evitare eventuali colli di bottiglia. Questo rendera molto piu facile per il team HR, in particolare se viene utilizzata un'app di pianificazione dei dipendenti.