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Les 4 D de gestion du temps en milieu de travail La gestion du

the 4 ds of time management in the workplace

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Sensibiliser les employes a l'importance de la gestion du temps les aidera a progresser, a optimiser leurs flux de travail et a augmenter leur productivite. Mais meme les travailleurs les plus efficaces sont inefficaces si l'equipe de direction est desorganisee et eblouie.

Les gestionnaires de departement et les chefs d'entreprise d'une petite entreprise doivent etre de bons modeles pour que les membres de l'equipe maintiennent le moral et la structure en milieu de travail. L'utilisation de plusieurs competences en gestion du temps et des pratiques exemplaires peut aider a repondre aux exigences critiques.

  • Le superviseur moyen consacre 3 a 5 heures par jour a traiter les perturbations et les problemes imvises
  • Les employes sont les plus productifs de 9 h 12 h, et moins productif toutes les heures par la suite
  • Si un gestionnaire passe 10-12 minutes a planifier une journee, il economise jusqu'a 2 heures qui auraient ete gaspillees autrement
  • Les 4 D de gestion du temps La gestion du

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    temps est une qualite essentielle a avoir en milieu de travail. Un marche plus concurrentiel exige qu'une organisation fasse tout son possible pour maximiser la productivite et l'efficacite operationnelle.

    Comme une organisation est une structure hierarchique, les superviseurs et les chefs d'equipe doivent savoir comment gerer leur temps pour optimiser l'efficacite des subordonnes. Lorsque l'equipe de direction n'est pas structuree, la productivite et le moral des employes diminuent.

    Voici les meilleurs conseils de gestion du temps de leadership pour le lieu de travail - La
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    1. Faire ce qui doit etre fait

    Les gestionnaires doivent faire preuve de leadership en agissant et en faisant autant que possible. Une strategie efficace de gestion du temps consiste a utiliser la regle des deux minutes comme base pour toutes les decisions. Les dirigeants doivent reconnaitre qu'en seulement deux minutes, ils peuvent ecrire un e-mail important, passer un appel telephonique ou imprimer un rapport d'indicateur de performance cle pour l'un des membres de leur equipe.

    Si un projet prend plus de deux minutes, les superviseurs devraient y travailler seuls pendant 30 a 45 minutes, ou jusqu'a ce qu'il soit termine. Remplir une tache a la fois en aussi peu de temps que possible est la meilleure facon d'ameliorer la qualite des resultats.

    Il est egalement plus facile a long terme de terminer plus de projets en realisant une activite a la fois, plutot que de se concentrer sur quatre projets differents a la fois.

    Reconnaissant qu'il faut plus de temps pour reflechir a ce qui doit etre fait qu'il faut faire, c'est l'etat d'esprit requis. L'utilisation quotidienne de cette approche aidera les superviseurs a maximiser leur temps, a gagner la confiance de leurs subordonnes et a permettre a chacun de respecter les delais.

    2. Supprimer ou supprimer des elements inutiles L'

    une des strategies les plus simples pour gerer efficacement le temps consiste a supprimer ou supprimer des taches ou des documents non essentiels. Cela est particulierement essentiel pour les superviseurs qui recoivent des centaines de courriels par jour, dont beaucoup ne sont pas lies a des taches critiques.

    Bien qu'il soit important de ne pas supprimer negligemment les e-mails qui peuvent etre pertinents, les cadres chevronnes savent quels elements ne sont pas importants. Les chaines de messagerie transferees et les rapports reguliers qui ne sont pas lies aux exigences peuvent etre supprimes simplement en regardant l'objet.

    Les superviseurs devraient aussi abandonner ou reduire au minimum les activites qui ne contribuent pas a l'atteinte des resultats cles. Ces elements doivent etre supprimes d'une liste de taches afin que l'equipe puisse commencer a repondre a des exigences plus importantes.

    3. Differer a plus tard

    Les superviseurs devraient parfois reporter leur decision jusqu'a ce que plus de renseignements soient disponibles ou jusqu'a ce qu'ils aient le temps de le faire. Cela est particulierement vrai si des collegues demandent quelque chose qui doit etre du au cours d'une semaine ou le superviseur doit accomplir une tache avant la fin de la journee. Bien qu'il puisse etre difficile de reporter a une autre fois, il est essentiel de hierarchiser les taches.

    Il est important de reevaluer les taches differees d'ici la fin de la journee ou de la semaine pour voir si elles sont encore necessaires. La procrastination n'est pas un outil utile de gestion du temps, mais le report des activites non essentielles a une date ulterieure est la seule facon de completer tout ce qui est requis.

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    4. Deleguer les taches

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    Les superviseurs qui ne peuvent pas deleguer seront inefficaces dans leurs roles. De nombreuses personnes preferent garder le controle sur l'ensemble d'un processus, mais c'est a leur detriment. Renoncer au controle des exigences non critiques ou meticuleuses est le seul moyen pour l'equipe de direction d'atteindre ses objectifs.

    Les superviseurs doivent ecrire les details d'un projet et indiquer les etapes necessaires a son execution. Ils peuvent alors decider de deleguer diverses etapes de ce processus, plutot que de deleguer un projet entier a une autre personne.

    De cette facon, le superviseur conserve un certain controle sur la situation, mais supprime quand meme une partie de la charge de travail. Il doit s'assurer de donner la liste complete au subordonne afin que tout le monde sache exactement comment tout le processus devrait fonctionner.

    Le resultat dependra moins de la personne qui aide et davantage de la qualite de la liste de verification du gestionnaire.

    • Choisir la bonne personne pour le travail
    • Faire correspondre les exigences de la tache aux talents de l'individu
    Deleguer des taches petites ou faciles aux nouveaux employes pour les aider a renforcer leur confiance
  • Soyez conscient du temps de la personne et de ses propres besoins
  • Principaux points a retenir

    En conclusion, voici les principaux points a retenir au sujet des techniques de gestion du temps de pointe -

    • Agir plutot que d'etre apprehensible est une caracteristique essentielle d'une bonne gestion du temps. La regle de deux minutes peut aider a optimiser a la fois la qualite et la quantite des taches critiques effectuees par jour.
    • Les superviseurs doivent supprimer ou eliminer les courriels non essentiels, les appels telephoniques ou les projets qui peuvent attendre un autre jour.
    • Les gestionnaires devraient differer les taches non critiques et apprendre a dire non lorsqu'il s'agit d'une violation grave de leur temps. Ils pourront reexaminer ces problemes plus tard une fois qu'ils auront atteint leurs objectifs quotidiens et hebdomadaires.
    • Les responsables doivent deleguer des taches repetitives ou chronophages aux subordonnes pour supprimer certaines charges de travail. L'utilisation d'une liste de controle pour aider a maintenir le controle du processus peut aider le subordonne qui aide.

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