Easy Shift Schedule Maker - Como construir un horario de trabajo por turnos
La informacion sobre la programacion
del personal de Shift Schedule Maker se vuelve mas compleja a medida que cambian los requisitos empresariales y las condiciones economicas. El regimen regulatorio aumenta con frecuencia el numero de leyes laborales y fiscales federales y estatales cada ano. A medida que mas empresas emplean equipos remotos, trabajadores temporales o empleados a tiempo parcial, es un desafio seguir cumpliendo las normas. Los
antiguos metodos de seguimiento del tiempo y los sistemas de programacion ya no son apropiados para las grandes empresas que emplean a miles de trabajadores. Incluso las pequenas empresas deben tener cuidado cuando crean horarios de trabajo y realizan un seguimiento de las horas de los empleados.
Ademas, la mala programacion crea empleados descontentos y clientes frustrados. Con un conjunto de practicas recomendadas, un fabricante de horarios de turnos eliminara los problemas de cumplimiento normativo y agilizara las operaciones.
Guia paso a paso para el fabricante de horarios de turnos
Los empleadores desean optimizar la programacion de los empleados tanto como sea posible. Un horario de trabajo mal disenado perjudica la moral, aumenta el ausentismo e impacta la calidad del servicio al cliente.
Con altos costos de mano de obra y condiciones economicas desafiantes, una buena gestion de los empleados es fundamental. Un fabricante de horarios optimizara la planificacion de turnos y mejorara la comunicacion del equipo, lo cual es bueno para las empresas y los miembros de su equipo. Ademas, una plantilla de calendario de trabajo ayudara a obtener una ventaja competitiva y racionalizar todas las areas de operaciones.
Entonces, que es exactamente un fabricante de horarios de turnos y como funciona? Para crear una programacion de turnos, los supervisores utilizan un programa de Excel, un lapiz y papel, o un software de programacion. Los metodos de programacion varian en funcion de los requisitos y preferencias. Aunque no hay una forma perfecta de crear una plantilla de programacion de empleados, existen algunas practicas recomendadas.
1. Descripcion general de las caracteristicas clave de la programacion de turnos
Cada miembro del equipo necesita trabajar las horas y horas adecuadas para su funcion. Por ejemplo, un restaurante puede no necesitar un camarero disponible durante los turnos de dia, pero lo hara para los turnos nocturnos. Los supervisores deben estar al tanto de los eventos locales o situaciones que puedan afectar al numero de clientes que entran. Los restaurantes siempre deben supervisar las reservas antes de programar empleados.
Un fabricante de horarios de trabajo tambien debe estar libre de errores. La doble programacion, la programacion de los miembros del equipo incorrectos y la programacion excesivamente o inferior son problemas comunes. La disponibilidad de los empleados siempre debe alinearse con el horario para minimizar el ausentismo o las llamadas que no se presentan. Por ultimo, un mal horario de turno de empleados afecta la moral y aumenta la tasa de rotacion. Las empresas deben mantener felices a los miembros del equipo y seguir cubriendo cada turno durante las horas de funcionamiento.
2. Comprender que el personal optimiza
los supervisores del horario de turnos no pueden crear un buen horario semanal si no tienen relaciones con los miembros del equipo. No es suficiente para cubrir cada turno. Las personas adecuadas necesitan trabajar los turnos correctos.
Por ejemplo, probablemente sea una mala idea programar dos nuevas contrataciones para un turno ocupado del sabado por la noche, a menos que haya varios otros miembros del equipo a mano. Si los trabajadores ponen solicitudes de tiempo hace semanas, los supervisores deben recordarlo durante la programacion del turno. Cuando la administracion no respeta la disponibilidad de los empleados y no alinea los horarios con la experiencia de los empleados, perjudica la moral y el servicio al cliente.
Para optimizar el proceso, los supervisores deben hacer una lista que incluya la siguiente informacion-
- Nombre del trabajador
- Skillset
- Certifications
- Estado de trabajo del empleado ( tiempo completo, tiempo parcial o temporal)
- Restricciones de horas extraordinarias
- Disposicion (introvertido, extrovertido, etc.)
3. Crear programaciones de turnos alrededor de miembros del equipo
Una vez que un supervisor finaliza la lista de informacion del empleado, puede empezar a crear programas de empleados. Es importante recordar las personalidades de los empleados, la experiencia y la forma en que interactuan con sus companeros de trabajo y clientes.
El supervisor tambien debe considerar cuando los empleados son los mas adecuados para trabajar, de acuerdo con los requisitos empresariales. Una buena regla general es construir horarios en torno a empleados de alto rendimiento. Por ejemplo, un servidor experimentado deberia funcionar durante las horas punta. Un supervisor tambien puede programar a un miembro del equipo menos experimentado durante este turno.
Al hacerlo, el supervisor se asegurara de que la nueva contratacion tenga el apoyo que necesita. Esto optimizara la eficiencia y facilitara que los nuevos contratados lleguen a sus puestos, en lugar de abrumarlos. Tambien mejorara la moral, aumentara la productividad y mejorara la calidad del servicio al cliente.
4.
Los supervisores de programacion de turnos de comunicacion deben determinar como quieren comunicar la programacion cada semana. Las aplicaciones de programacion permiten a los miembros del equipo ver programaciones en tiempo real, introducir solicitudes de tiempo libre o realizar cambios adicionales. Otros empleadores utilizan Microsoft Office para enviar correos electronicos semanales con horarios de trabajo.
Algunas industrias todavia utilizan tablones de anuncios para publicar horarios y recoger solicitudes de tiempo libre. Programar software puede ser una inversion costosa, pero es mas facil tanto para los miembros del equipo como para los empleadores. Tambien se integra con software de seguimiento de tiempo, lo que crea menos trabajo para el equipo de RRHH. Es mas facil optimizar la gestion de la fuerza de trabajo cuando todos los datos de los empleados estan en un solo lugar.
Independientemente del metodo que escoge una organizacion, los miembros del equipo necesitan saber donde y cuando encontrar sus horarios. La administracion debe comunicar las politicas de programacion y describirlas en documentos de recursos humanos. Esto evita errores de programacion, cambios de ultimo minuto y altas tasas de ausentismo. Responde a todos por sus horas y disminuye la carga de trabajo general de las administraciones.
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