Easy Shift Schedule Maker - So erstellen Sie einen Schichtarbeitszeitplan

Shift Schedule Maker April 23, 2021

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Der Einblick in die Schichtplaene Maker

Die Personalplanung wird komplexer, da sich die Geschaeftsanforderungen und wirtschaftlichen Bedingungen aendern. Die Regulierungsregelung erhoeht haeufig die Anzahl der Arbeits-/Steuergesetze des Bundes und der Laender jedes Jahr. Da immer mehr Unternehmen Remote-Teams, Zeitarbeitskraefte oder Teilzeitmitarbeiter einsetzen, ist es eine Herausforderung, konform zu bleiben.

Altmodische Methoden zur Zeiterfassung und Planungssysteme sind nicht mehr fuer grosse Unternehmen geeignet, die Tausende von Arbeitskraeften beschaeftigen. Selbst kleine Unternehmen muessen vorsichtig sein, wenn sie Arbeitsplaene erstellen und die Oeffnungszeiten der Mitarbeiter verfolgen.

Darueber hinaus schafft eine schlechte Planung unglueckliche Mitarbeiter und frustrierte Kunden. Mit einer Reihe von Best Practices wird ein Schichtplan-Hersteller Compliance-Bedenken beseitigen und den Betrieb rationalisieren.

Schritt fuer Schritt Shift Schedule Maker Guide

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Arbeitgeber moechten die Mitarbeiterplanung so weit wie moeglich optimieren. Ein schlecht konzipierte Arbeitsplan schadet der Moral, erhoeht die Abwesenheit und beeintraechtigt die Qualitaet des Kundenservice.

Bei hohen Arbeitskosten und schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen ist ein gutes Mitarbeitermanagement von entscheidender Bedeutung. Ein Zeitplanhersteller wird die Schichtplanung optimieren und die Teamkommunikation verbessern, was fuer Unternehmen und ihre Teammitglieder gut ist. Darueber hinaus wird eine Vorlage fuer einen Arbeitsplan dazu beitragen, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und alle Taetigkeitsbereiche zu rationalisieren.

Was genau ist also ein Schichtplanersteller und wie funktioniert er? Um einen Schichtplan zu erstellen, verwenden Vorgesetzte ein Excel-Programm, einen Stift und ein Papier oder eine Planungssoftware. Die Scheduling-Methoden variieren je nach Anforderungen und Praeferenzen. Obwohl es keine perfekte Moeglichkeit gibt, eine Vorlage fuer die Mitarbeiterplanung zu erstellen, gibt es einige Best Practices.

1. Ueberblick ueber die wichtigsten Funktionen im Schichtplan

Jedes Teammitglied muss die entsprechenden Stunden und Zeiten fuer seine Rolle arbeiten. Zum Beispiel benoetigt ein Restaurant waehrend der Tagesschichten moeglicherweise keinen Barkeeper zur Hand, wird es aber fuer Nachtschichten tun. Vorgesetzte muessen lokale Ereignisse oder Situationen im Auge behalten, die sich auf die Anzahl der ankommenden Kunden auswirken koennen. Restaurants sollten Reservierungen immer ueberwachen, bevor sie Mitarbeiter planen.

Ein Arbeitsplanersteller sollte auch fehlerfrei sein. Doppelte Planung, die Planung der falschen Teammitglieder und die Ueber-/Unterplanung sind haeufige Probleme. Die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter sollte immer mit dem Zeitplan uebereinstimmen, um Fehlzeiten oder No-Calleshows zu minimieren. Schliesslich wirkt sich ein schlechter Schichtplan auf die Arbeitsmoral aus und erhoeht die Umsatzrate. Unternehmen muessen Teammitglieder bei Laune halten und trotzdem jede Umstellung auf waehrend der Betriebszeiten abdecken.

2. Mitarbeiter verstehen, um den Schichtplan zu optimieren

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Supervisoren koennen keinen guten Wochenplan erstellen, wenn sie keine Beziehungen zu Teammitgliedern haben. Es reicht nicht aus, jede Schicht abzudecken. Die richtigen Leute muessen in den richtigen Schichten arbeiten.

Zum Beispiel ist es wahrscheinlich eine schlechte Idee, zwei neue Mitarbeiter fuer eine geschaeftige Samstagabendschicht zu planen, es sei denn, es gibt mehrere andere Teammitglieder. Wenn Arbeiter vor Wochen Zeitanfragen gestellt haben, sollten sich Vorgesetzte waehrend der Schichtplanung daran erinnern. Wenn das Management die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter nicht respektiert und die Zeitplaene nicht mit der Erfahrung der Mitarbeiter in Einklang bringt, schadet dies der Moral und dem Kundenservice.

Um den Prozess zu optimieren, sollten Vorgesetzte eine Liste erstellen, die die folgenden Informationen enthaelt-

Arbeitername

Skillset

Certifications

Arbeitsstatus Mitarbeiter ( Vollzeit, Teilzeit oder voruebergehend)

Ueberstundenbeschraenkungen

Disposition (introvertiert, extrovertiert usw.)

Alle zusaetzlichen Informationen, die zur Optimierung der Terminplanung beitragen koennen

3. Schichtplaene fuer Teammitglieder erstellen

Sobald ein Vorgesetzter die Liste der Mitarbeiterinformationen fertiggestellt hat, kann er mit der Erstellung von Mitarbeiterplaenen beginnen. Es ist wichtig, sich an die Persoenlichkeiten, das Fachwissen der Mitarbeiter und die Art und Weise zu erinnern, wie gut sie mit Kollegen und Kunden interagieren.

Der Vorgesetzte sollte auch ueberlegen, wann die Mitarbeiter je nach geschaeftlichen Anforderungen am besten fuer die Arbeit geeignet sind. Eine gute Faustregel ist es, Zeitplaene fuer leistungsstarke Mitarbeiter zu erstellen. Zum Beispiel sollte ein erfahrener Server waehrend der Hauptverkehrszeiten arbeiten. Ein Vorgesetzter kann auch waehrend dieser Schicht ein weniger erfahrenes Teammitglied einplanen.

Auf diese Weise wird der Vorgesetzte sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter Unterstuetzung erhaelt, die er benoetigt. Dies wird die Effizienz optimieren und neue Mitarbeiter in ihre Positionen bringen, anstatt sie zu ueberwaeltigen. Es wird auch die Moral verbessern, die Produktivitaet steigern und die Qualitaet des Kundenservice verbessern.

4. Kommunizieren Sie Shift Schedule

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Supervisors muessen bestimmen, wie sie den Zeitplan jede Woche kommunizieren moechten. Planungs-Apps ermoeglichen es Teammitgliedern, Zeitplaene in Echtzeit anzuzeigen, Urlaubsantraege einzugeben oder zusaetzliche Aenderungen vorzunehmen. Andere Arbeitgeber nutzen Microsoft Office, um woechentliche E-Mails von Arbeitsplaenen zu versenden.

Einige Branchen verwenden immer noch Bulletin Boards, um Zeitplaene zu veroeffentlichen und Ausschaltungen zu sammeln. Scheduling-Software mag eine teure Investition sein, ist aber sowohl fuer Teammitglieder als auch fuer Arbeitgeber am einfachsten. Es laesst sich auch in eine Zeiterfassungssoftware integrieren, die weniger Arbeit fuer das HR-Team schafft. Es ist einfacher, das Workforce Management zu optimieren, wenn alle Mitarbeiterdaten an einem Ort sind.

Unabhaengig von der Methode, die eine Organisation waehlt, muessen die Teammitglieder wissen, wo und wann sie ihre Zeitplaene finden. Das Management sollte Planungsrichtlinien kommunizieren und sie in HR-Dokumenten darlegen. Dies verhindert Planungsfehler, Aenderungen in letzter Minute und hohe Fehlzeiten. Es macht alle fuer ihre Stunden zur Rechenschaft und verringert die Gesamtbelastung des Managements.

Key Imbissbuden of Shift Schedule Maker Guide

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Abschliessend, was Sie ueber den Aufbau eines Schichtplans und die Optimierung der Arbeitsplaene wissen sollten -

Unternehmen muessen die Persoenlichkeiten, Vorlieben, Fachkenntnisse und Verfuegbarkeit ihrer Mitarbeiter vor Planung. Vorgesetzte sollten eine Liste von Persoenlichkeitsmerkmalen, Rollen und zusaetzlichen Notizen erstellen, die beim Aufbau einer Vorlage fuer den Mitarbeiterplan helfen koennen.

Vorgesetzte sollten Zeitplaene fuer ihre leistungsstaerksten Teammitglieder erstellen. Dies wird die Moral erhoehen und Neueinstellungen nicht ueberwaeltigen.

Vorgesetzte muessen Tischreservierungen ueberpruefen und lokale Ereignisse verfolgen, um die Schichtplaene zu optimieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit eingeplant sind. Infolgedessen wird das Unternehmen den Kundenservice verbessern und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter erhoehen.

Vorgesetzte sollten den Zeitplan der Mitarbeiter ueber eine Planungs-App, eine mobile App und eine Software zur Planung von Mitarbeitern kommunizieren. Andere verwenden ein Excel-E-Mail-System oder Stift und Papier. Mitarbeiter muessen genau wissen, wo und wann sie ihre Zeitplaene finden, um Engpaesse zu vermeiden. Dies wird es fuer das HR-Team viel einfacher machen, insbesondere wenn eine Mitarbeiterplanungs-App verwendet wird.