作業可用性シートの使用方法と理由
作業可用性シート — その使用方法と理由
ほとんどのレストランマネージャーは、従業員がいつ働けるかをどのように知っていますか？上司は、従業員のスケジュール設定を開始する前に、各チームメンバーの可用性フォームを確認します。従業員の可用性フォームは、従業員名、作業可能時間、およびその他の重要な情報を含むシートです。
人事管理には、通常、新規採用書類または従業員申請書の中に従業員の可用性フォームが含まれます。これにより、スケジューリングプロセスが高速になり、スケジュールテンプレートの完了と最適化が簡単になります。
簡単にするために、ほとんどのレストランでは、従業員に勤務できない時間ではなく、どの時間にできるかを尋ねるだけです。他のレストランでは、特定のニーズに応じて、両方のデータセットを要求します。レストランでは、従業員のスケジュールを最適化し、改善する最適な方法を選択できます。
従業員の可用性フォームが重要なのはなぜですか
従業員の可用性は、レストランの運営方法、社内チームの共同作業、従業員の生産性レベルに影響します。そのため、すべての従業員の可用性フォームが最新かつ正確であることを確認することが重要です。チームメンバーへの雇用形態と仕事の可用性の重要性を繰り返すのは管理者の仕事です。それ以外の場合、スケジュールエラー、直前のコールイン、および回転率の増加が発生する可能性があります。
可用性フォームの重要性を強調する上司は、従業員のエンゲージメントの向上、企業文化の向上、生産性の向上が見られます。これにより、販売が向上し、運用が合理化されます。
従業員の可用性フォームが作業スケジュールと連動してどのように機能するかについて、詳しく説明します。
従業員の可用性フォームに含めるべき内容
従業員の可用性フォームはすべて異なりますが 、各レストランに含めるべき要素があります。これらは、
- 従業員の連絡先情報- 従業員名、電子メール、電話番号、住所、およびその他の関連データです。
- 署名と日付- マネージャと従業員の両方がフォームに署名し、日付する必要があります。これにより、マネージャと従業員の両方が割り当てられた作業時間について責任を持つようになります。
- 指示- フォームは、エラーを防ぐために、できるだけ明確かつ簡潔にする必要があります。
- 従業員の可用性-チームメンバーが彼/彼女の可用性に書き込むために十分なスペースが必要です 。作業スケジュールに今後の変更がある可能性がある場合、チームメンバーはフォームにそのことをメモする必要があります。
作業可能状況シートの使用方法
マネージャは、従業員のスケジュールフォームのために、ベストプラクティスのセットを使用する必要があります。組織の欠如は、士気と顧客サービスの質に影響を与える一連の問題につながります。良好な社内コミュニケーションと定期的なフォローアップにより、各シフトスケジュールを簡単に作成できます。彼らは彼らのマネージャーが彼らに耳を傾け、彼らの個人的な義務を尊重知っているとき、従業員はまた、感謝を感じます。ここでは、作業状況シートを使用する際のヒントを紹介します。
- 準備- マネージャは、定期的な可用性レビューのためにすべてのチームメンバーにメッセージを送信する必要があります。これらは、マネージャと従業員が可用性と仕事の好みに関する更新について話し合うセッションです。レストランのスタッフは、現在のスケジュールを確認して、時間を変更する必要があるかどうかを確認する必要があります。
- レストランスタッフと会う- 上司はレストランのスタッフと一緒に座り、新しいフォームテンプレートの記入を依頼する必要があります。変更がない場合は、上司はそのことを書き留め、新しいフォームに署名して日付を付けるように従業員に指示する必要があります。新規採用者は、オンボーディングプロセス中に従業員の可用性フォームを受け取る必要があります。他のマネージャは、従業員ハンドブックにフォームを含めます。
- レビューフォーム- マネージャは、作業可能フォームに署名する前に、レストランのスタッフが書き留めた内容を常に確認する必要があります。間違いを犯すのはとても簡単です。たとえば、従業員は、利用可能な勤務時間の隣に午前または午後をマークすることを忘れることがあります。マネージャがフォームを確認すると、作業スケジュールテンプレートに記入するときの問題は少なくなります。
作業状況シートの主なポイント
結論として、ここでは、
- 作業可用性シートと従業員のスケジュールについて知っておくべきことです。従業員は、利用可能な作業時間を作業可用性シートに書き留めます。これにより、従業員スケジュールテンプレートに入力するときの精度が向上します。また、士気や顧客サービスの質に影響を与える問題を防止します。
- [ 作業可能時間] フォームには、作業スケジュールの従業員の連絡先情報、署名と日付、指示、および従業員の空き時間のための場所が必要です。
- 6か月ごとに、マネージャは従業員に空き状況が変更されたかどうかを尋ねる必要があります。労働関連のすべてのデータを最新の状態に保つことは、管理者の責任です。
- プロセスを最適化するには、マネージャは常に可用性レビューを準備して設定する必要があります。彼らはまた、レストランのスタッフと会い、新しい空き状況フォームに記入するように頼むべきです。新入社員の場合、マネージャは従業員ハンドブックまたは書類に空室状況フォームを含める必要があります。管理者は、署名する前にフォームを確認する必要があります。非常に単純なミスをするのは簡単です。これは、道路を下って深刻なボトルネックにつながる可能性があります。
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