従業員の勤務スケジュールを作成する方法

従業員の作業スケジュール May 28, 2021

Priyanka Bhadani

ライター

従業員の勤務スケジュールを作成する方法

レストランマネージャーが持っている最も重要な責任の1つは、従業員のスケジュールです。良い仕事のスケジュールを作成するには、管理者は、各従業員のシフトのニーズを理解し、良い問題解決スキルを使用する必要があります。また、州および連邦政府のFLSA規制を遵守し、優れたカスタマーサービスと販売を優先する必要があります。これにより、お客様のニーズ、従業員の可用性、人件費予算に合わせて作業スケジュールが確実に調整されます。

週単位のスケジュールを作成するために利用できるツールは多数あります。多くのレストランでは、時間を節約し、エラーを排除するために、自動化されたスケジューリングソフトウェアを使用しています。小さいダイナーでは、Microsoft Word、Excel、またはオンラインスケジュールテンプレートを使用できます。もちろん、昔ながらの良いペンと紙を使っているレストランがまだいくつかあります。管理者は、レストランと労働力の両方に最適な方法を選択する必要があります。

管理者は、さまざまなシフトスケジュールと、彼らがどのように動作するかを徹底的に理解している必要があります。最も一般的なものが含まれます-

フルタイムスケジュール-正社員は週35〜40時間からどこでも働き 、 福利厚生のために適格であるパートタイムスケジュール- パートタイム従業員は週35〜40時間未満で働き
、福利厚生の対象ではありません。作業者が固定パートタイムスケジュールであるかどうかによって、シフトが変動することがあります。
回転シフトスケジュール- チームメンバーは、昼と夕方のシフトのシリーズを働きます。回転シフトスケジュールは、24時間365日稼働するレストランで発生します。
固定スケジュール- スタッフは、週分割シフトスケジュールによって変更されない勤務時間を持つフルまたはパートタイムのスケジュールで作業します
。従業員は、1日に2つのシフトで作業し 、シフトの間に休憩を取ります。この休憩は通常3〜4時間です。
オンコールスケジュール- 従業員は、レストランが彼/彼女を呼び出したときに働くことができます。レストラン業界ではまれですが、一部のマネージャーはピーク時や季節にオンコールスケジュールを使用します。
季節スケジュール- 就業者は、クリスマスや夏などの特定の季節に一時的に雇用されます。

従業員の作業スケジュールの作成方法

従業員のシフトスケジュールの作成は、計画と時間管理のスキルを必要とする課税ジョブです。オープンシフトを埋めるか、週に一定時間を割り当てることだけではありません。

管理者は、社内のコミュニケーションを最適化し、従業員の可用性と嗜好を最新の状態に保つ必要があります。また、作業のスケジュールを合理化し、エラーを最小限に抑えるための最良の方法を選択する必要があります。

従業員のスケジュール方法は異なりますが、プロセスの最適化に役立つベストプラクティスのセットがあります。トップヒントについては先読んでください。

1.従業員の作業スケジュール-リソースをピンポイントで特定する

マネージャーは、スケジュールを行う前に、レストランの予算とスタッフ要件を理解する必要があります。労働データを分析し、毎週労働者に支払う余裕のある正確な時間数を特定する必要があります。これは、過度の残業などの一般的な問題を解消するのに役立ちます。

オンボーディングをサポートするために外部の請負業者を雇うレストランは、それらの人件費も考慮する必要があります。これらの費用は、従業員のシフト勤務に対するレストランの需要に影響します。

2.従業員の勤務スケジュール-すべてのシフトのニーズを書き留めます

管理者は、シフトごとに必要な労働の種類を正確に決定する必要があります。営業と労働時間の履歴データを分析して、ピーク時間と遅い時間を特定する必要があります。レストランでは、管理者が各シフトを監督すべきかどうか、または従業員が独立して働くことができるかどうかを決定する必要があります。通常、レストランでは、すべてのシフトに食器洗い機、サーバー、ホスト、およびラインコックが必要です。

これはまた、次の回答時です-

従業員はシフトを交換する能力がありますか、または承認が必要ですか？
レストランは休暇リクエストの監視と管理をどのように計画していますか？
レストランはスケジュールを柔軟にする必要がありますか？
従業員とレストランにとって最適なスケジュールは何ですか？

3.従業員の作業スケジュール — 顧客の需要を予測する

管理者は、顧客の需要のピーク時間を特定する必要があります。夜には多くのレストランが忙しく、夜勤のためにスタッフを増やす必要があります。管理者は、忙しい季節シフトに備える必要があり、追加の季節労働者を雇う必要があります。

また、作業スケジュールテンプレートまたはカレンダーで通常遅いシフトも記録する必要があります。これは、過剰スケジュールが利益率にカットし、従業員の士気を傷つけるので、重要です。

4.従業員の作業スケジュール — 従業員の可用性の決定

マネージャは、可用性フォームを使用して、従業員が好むまたはカバーできない労働時間を決定する必要があります。収集されたデータには、オープンシフト、回転シフト、または夜間の時間シフトで作業するための設定が含まれている必要があります。また、各チームメンバーが週間に何時間働きたいかを正確に調べる必要があります。一部のスタッフはより柔軟になり、他のスタッフは遵守する必要がある個人的なコミットメントを持っています。

管理者は、このデータを収集したら、ギャップがあるかどうかを確認するために、マスターリストにすべてのデータを書き出す必要があります。もしそうなら、レストランは解決策を見つけるために、より多くのスタッフを雇うか、現在の従業員とのミーティングをスケジュールする必要があります。

5.従業員勤務スケジュール — 計画を作成し、過去のスケジュールを検討する

過去のスケジュールを確認して、何がうまくいったのか、改善が必要なものを確認することが重要です。これには、レポートを印刷し、パターンを識別するための分析の実行が必要になる場合があります。管理者は、欠勤や電話や病気の日のための手順を作成する必要があります。

彼らは割り当てられたシフトを働けない場合、従業員に正確に何をすべきかを知らせる必要があります。これは最後のノーショーを防止し、それは自分の時間のために誰もが責任を保持しているとして士気を向上させます。

6.従業員の勤務スケジュール — 研究法

レストランが遵守する必要がある州法および連邦法のセットがあります。すべての管理者は、訴訟、台無しに評判、または罰金を避けるために、これらのルールを研究し、遵守する必要があります。彼らは異なることができるように、それは、各特定の作業スケジュールのための法律を評価するのに役立ちます。たとえば、正社員は、シフトスケジュールの回転とは異なる規則に従わなければなりません。

7.方法を選択し、従業員作業スケジュールの転記

今度は、スケジューリング方法を選択する時間です。多くのレストランでは、スケジューリングソフトウェアやオンラインスケジュールテンプレートを使用してプロセスを自動化することを好みます。チームメンバーがモバイルデバイスにダウンロードできるスケジュールアプリを使用する方が簡単です。数回クリックするだけで、作業者はモバイルアプリを通じて休みの要求、シフトの入れ替え、メッセージの送信を行うことができます。

アプリとソフトウェアのスケジュール設定には、コンプライアンス維持に役立つ州関連の法律も考慮されています。一部のソリューションはタイムクロックと統合でき、マネージャが時間出勤を監視するのに役立ちます。これにより、時間とお金を節約し、士気や顧客サービスの質を損なうエラーを最小限に抑えることができます。最後に、マネージャは作業スケジュールを投稿する日を選択し、チームメンバーがどこでいつそれを見つけるべきかを正確に把握する必要があります。

従業員の勤務スケジュールの主なポイント

結論として、ここでレストラン業界における従業員のスケジュールについて知っておくべきことです-

レストラン業界の仕事のスケジュールの主なタイプは、フルタイムスケジュール、パートタイムスケジュール、固定スケジュール、回転シフトスケジュール、分割シフトスケジュール、オンコールスケジュール、および季節シフトスケジュール。
従業員の作業スケジュールを作成するには、マネージャは最初にすべてのリソースを識別し、予算を分析する必要があります。その後、シフトごとのニーズを書き留め、ピーク時/遅い時間を考慮する必要があります。
管理者は、シフトスケジューリングを最適化するために、シフトごとの顧客の需要を決定する必要があります。彼らはその後、欠勤や病日、およびコールインを処理するための計画を作成する必要があります。また、過去のスケジュールを確認して、問題が発生した場所とどのようなトリックがうまくいったかを確認する必要があります。
管理者は、コンプライアンスを維持するために、すべてのFLSA法および州の条例を調査する必要があります。その後、スケジュール方法を選択し、毎週特定の日に作業スケジュールを掲載する必要があります。