Excel でタイムスケジュールテンプレートを作成する方法
タイムスケジュールテンプレートの作成方法
多くのレストランマネージャーは、毎週の勤務スケジュールを作成する時が来ると不平を嘆きます。在庫管理、予算編成、顧客からの苦情処理の間に、従業員のスケジュールに集中する時間はほとんどありません。
伝統的に、レストランマネージャーはペンと紙を使ってスケジュールテンプレートを作成するのに約3時間を費やしていました。これは時間がかかり、複雑でヒューマンエラーのために熟していました。最新のツールとテクノロジーにより、マネージャはシフトスケジュールの作成にかかる時間を節約し、より重要なタスクに集中することができます。これらのツールの 1 つは、タイムスケジュールテンプレートと呼ばれます。
タイムスケジュールテンプレートは、労働関連のデータを含む特定の時間枠のカレンダーです。このデータには、従業員名、シフト勤務時間、その日の割り当てられたロールも含まれます。マネージャは、カレンダーテンプレートを使用して、チームメンバーに作業時間を割り当てます。従業員が週単位のスケジュールを把握できるように、カレンダーを配布する日と方法を選択します。
従業員スケジュールテンプレートは、ペンと紙を使用するよりも、Excelで作成する方がはるかに簡単です。行、列、テーブル、カスタマイズ機能があります。何も描いたり書き留めたりする必要はありません。マネージャは簡単に古いスケジュールを編集し、それらをコピーし、電子メールで送信することができます。
雇用者は多くの時間を節約するだけでなく、スケジューリングエラーを最小限に抑えます。レストランのスタッフの方が幸せで、マネージャーは割り当てられた時間について全員に責任を持つことができます。その結果、チームメンバーは積極的な姿勢で時間通りに現れ、作業する準備ができています。これにより、売上高が減少し、顧客サービスの質が向上し、売上高の増加につながる可能性があります。
では、マネージャーはExcelでタイムスケジュールテンプレートを作成するにはどうすればよいですか？いくつかのベストプラクティスについては、先読んでください。
1.新しいスプレッドシートを開いてタイム・スケジュール・テンプレートを作成
Word Excel で新しいスプレッドシートを開き、名前を付けます。名前は覚えやすく、おそらく作業スケジュールの日付を含める必要があります。たとえば、適切な名前は、8月11日から17日の週間スケジュールです。より多くのデータが入力されるため、スプレッドシートを保存することを忘れないでください。
2.タイム・スケジュール・テンプレートでの列および見出しの作成
新しい作業スケジュールテンプレートの最初の行で、列の見出しを作成します。ほとんどのマネージャは、最初の列（X軸）に従業員名を入力します。その後、後続の列に曜日をリストします。従業員のスケジュールが1週間を超える場合は、列の見出しに日付を使用します。多くの雇用者は、他のデータとシャープなコントラストを示すために、見出しを太字にすることを好みます。これにより、チームメンバーが読みやすくなります。
3.タイム・スケジュール・テンプレート — すべての従業員名のリスト
その最初の列の下にすべての従業員をリストします。レストランの名前やIDを使用することもありますが、IDは視聴者にとって混乱を招く可能性があります。従業員数はシフト管理に影響するため、すべての従業員名を勤務スケジュールテンプレートにリストすることが重要です。
4.時間計画テンプレートの日次シフト時間の入力
各従業員と稼働日のシフト時間を入力します。これにより、従業員は日次スケジュールテンプレートをすばやく確認して、その時間枠に割り当てられた時間を見つけることができます。マネージャは、新しいスケジュールを作成するときに、従業員スケジュールテンプレートを保存し、新しいデータを編集/入力する必要があります。
5.タイムスケジュールテンプレートをスタッフと共有する
多くのマネージャーは、特定の曜日にスケジュールを印刷し、掲示板に投稿します。この方法は一般的ですが、必ずしも最適ではありません。従業員はスケジュールを見るのを忘れ、割り当てられた時間に表示されないことがあります。他の雇用者は、ファイルを保存して電子メールで送信することを好みます。従業員は一日中携帯電話を繰り返しチェックするので、これはおそらくそれを共有するより良い方法です。
方法にかかわらず、マネージャは、週次スケジュールテンプレートを検索する場所とタイミングをすべての従業員が正確に把握できるようにする必要があります。これにより、職場の説明責任が最適化され、従業員がシフトについて現れます。従業員はシフトのために事前に計画し、準備し、行く準備ができて現れます。
タイムスケジュールテンプレートの主なポイント
結論として、ここでは毎週の作業スケジュールテンプレートについて知っておくべきことです-
- 作業スケジュールテンプレートは、時間、コストを節約し、職場の説明責任を維持します。管理者は、より多くの時間を持っているので、彼らはより重要なタスクに集中することができます。
- まず、新しいスプレッドシートを開き、覚えやすい名前を付けます。次に、列と見出しを作成します。X軸には従業員名を含める必要があり、Y軸にはシフト/勤務時間を含める必要があります。
- 従業員数はシフト管理に影響を与えるため、最初の列の下にすべての従業員名を記載することが重要です。次に、各従業員と稼働日の日次シフト時間を入力します。
- 最後に、チームメンバーとスケジュールを共有する方法を選択します。一部の雇用者は、仕事のスケジュールテンプレートを印刷し、掲示板にそれらを置きます。他のユーザーがファイルを保存し、電子メールで送信します。方法にかかわらず、従業員はスケジュールをどこでいつ見つけるべきかを正確に知る必要があります。これにより、彼らは時間通りに現れ、準備されるようになります。
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