Employee Work Schedule | 1 min read

公正な従業員の作業スケジュールを作成するためのベストプラクティス公正な従業員の作業スケジュールを作成するためのこれらのベストプラクティスを使用して、スケジューリングプロセスを

best practices for creating a fair employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

簡素化し、従業員を満足させ、ビジネスを円滑に実行できるようにします。

従業員の公正な作業スケジュールと休暇ポリシーの作成は、多くの雇用主にとって困難な作業になります。しかし、雇用主およびビジネスオーナーとして、従業員を幸せに保ち、ビジネスを円滑に運営するための最も重要なタスクの1つであることは間違いありません。

もちろん、自分とスタッフのコミュニケーションが重要ですが、苦情や不満を最小限に抑えるためのベストプラクティスがいくつかあります。まず、有給休暇および休暇の使用、シフトの変更、または特定の時間の要求に関する明確なポリシーを定義します。

従業員は、いつ休暇が必要か、どの時間帯に勤務できるかを知らせるための明確なガイドラインを用意することが重要です。すべての人を喜ばせることは決してありませんが、これらのガイドラインに従うことは、あなたのビジネスとあなたのスタッフにとって最善の利益のために公正な従業員の勤務スケジュールを作成するのに役立ちます。

1.期待事項を明確 にするスケジュールと休暇のポリシー を設定

したら、従業員ハンドブックに必ず含めてください。また、すべての新規雇用者と口頭でポリシーを見越して、優先労働時間、休暇の要求、病気の日の使用についてのオープンな対話を確立する必要があります。

事前に計画されているかどうかにかかわらず、従業員が休暇の要求方法を理解するようにしてください。病気になったり、緊急時に出勤できない場合は誰に連絡しますか?長期間にわたって病気になったら医者のメモを持参する必要がありますか?スケジュールを考慮するには、週に一定時間働かなければなりませんか?PTO、休暇の時間、およびどのくらいの通知が必要かを要求しますか。

スケジュールとオフ時間に関するコミュニケーションのオープンラインを確立することで、スタッフに対する苦情や混乱が少なくなり、不満や事務処理が少なくなります。

2.従業員の勤務スケジュールに関する先着順ポリシー

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があります。では、誰がそれを取得し、誰が働かなければならないとどのように決めますか?最初に覚えておくべきことは、彼らがあなたのポリシーに従い、事前に時間を要求している限り、オフタイムを求める理由があなたの決定の要因であってはならないということです。

たとえば、あるチームメンバーが、ベビーシッターを持っていないため、金曜日の休日を依頼する場合があります。もう一つは、火曜休みの授業に出席したいかもしれません。それが彼らのビジネスです。あなたの主な懸念事項は、スケジュールが作成された後にそれらを頼りにできることです。休暇時間と有給休暇についても同じことが起こります。それは彼らの時間であり、彼らがそれを計画していることは、あなたの終わりの決定に影響を与えるべきではありません。

例として、2人の仮説的な従業員を見てみましょう。

  • トムは、休暇の時間を使って家族と一緒に家でリラックスしたいと思っている家庭です。
  • メアリーはいつも外出先で、同じ週は家族と一緒に休暇を取ることを望んでいます。
トムはどこにでも行く予定はありませんが、休みの要求はメアリーと同じくらい重要で、彼らの計画はあなたの決定に影響を与えてはいけません。決定する唯一の公正な方法は、先着順です。このポリシーは、あなたの頭痛の多くを節約し、休日や夏休みのようなピーク休暇の時間帯に物事をシンプルかつ簡単に保ちます。

多くの企業が休暇の時間を付与する際に年功序列を考慮していますが、このタイプの方針は、仕事のパフォーマンスや信頼性よりも在職期間がより重要であるようにスタッフに感じさせます。一方、先着先着の政策では、正当な苦情は排除されます。なぜなら、彼らは十分に先に計画していないことを責めるだけだからです。

3.病気日および休暇時間のバンドル化の検討

多くの企業は、病気日および休暇時間をバンドルする有給休暇給付金を提供しています。これは、PTO プロセスを簡素化しながら、従業員のスケジュールをより 柔軟 かつ制御できるようにする優れた方法です。より公平に見えるので、従業員はこのアプローチが好きです。

たとえば、従業員が年の早い時期に自分の有給休暇を使い切ってから病気になったとき、彼らはすでに自分の病日が未払いであることを知っています。うまくいけば、彼らは将来的に彼らのPTOでより保守的になることを学ぶでしょう。

しかし、彼らが学ぶかどうかにかかわらず、彼らはそれについてあなたに文句を言うことはできません。また、あなたが病気の時間の要求に対処し、従業員が本当に病気であるか、単に仕事にスキップしているかどうかを心配する時間を短縮することを意味します。

4.勤務している従業員から得た残業時間とコンプタイム

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多くの企業は、従業員が残業をすることができますが、それはあなたの会社の最善の利益にはならないかもしれません。年間を通して多くの残業をスタッフに依頼する場合は、スタッフを追加雇う方がよいでしょう。一方、忙しい時間帯に余分な労働者が年に1~2回しか必要ない場合、従業員の残業時間を提供すると費用対効果が高くなります。

コンプ時間も提供する企業もある。この場合、週に 40 時間以上働いている従業員は、残業代ではなく、同等の時間外を得ることができます。これは単純な解決策のように思えるかもしれませんが、特に残業資格がない従業員がポリシーを利用しようとすると、問題を引き起こす傾向があります。スケジュールや時間管理の問題に対処するか、必要に応じて追加のスタッフを雇う方がよいでしょう。

スケジューリングソフトウェア では、予測を活用して、スタッフ不足がないことを確認することで、残業時間やコンプ時間を削減できます。スタッフ全体のスケジュールとPPOを追跡することで、人為的ミスを排除します。スケジューリングソフトウェアを使用すると、計画された有給休暇にいる誰かの代わりに作業するようにスタッフをスケジュールすることを忘れることを心配する必要はありません。

要約では
公正なスケジューリング慣行を利用することで、従業員の士気を高め、事務処理を削減しながら、離職率を低減します。まず、明確なスケジューリング、PTO、先着順のポリシーを設定し、従業員の不満や苦情を最小限に抑えます。その後、有給休暇と病気の日をバンドルすることで、プロセスをさらに合理化します。

最後に、スケジューリングソフトウェアを利用して、残業を最小限に抑え、シフトが適切にカバーされるようにすることで、人件費を削減します。