基本的な従業員スケジューリングテンプレートを作成する方法
マネージャーの To-Do リストは、多くの場合、終わることのないように見え、比喩的に回転ドアに似ています。あるタスクが外に出ると、別のタスクが入ります。このような職務は日常的に異なりますが、1つの事業は、従業員のスケジューリングにおける絶え間ない課題のままです。これは、スプレッドシートを使用して手動でスケジュールタスクを完了している場合や、ペンと紙を使用してさらに単純化されている場合に特に当てはまります。
テンプレートは、月単位または週単位のスケジュールに関係なく、作業スケジュールにいくつかの利点を提供します。その中核として、従業員のスケジューリングソフトウェアからのテンプレートは、各スケジュールの作成に要する準備時間を大幅に削減します。すべてのファイルをデスクトップまたはクラウドデータベースに保存できるため、 記録の保存 と整理もより実現可能です。
Excellスケジュールのようなもののシンプルさはソリューションの一部であるかもしれないが、概念は、スケジューリングソフトウェアの異なる方法を介して適用することができます。
テンプレートに含める内容シフトスケジューリング
に関しては、基本的な基本を適用することから始めましょう。すべてのスケジューリングテンプレートは、
- 1〜2週間分の従業員シフトを埋める必要があります。シフトウィンドウは4〜8時間の 範囲で
- 、名前や連絡先情報を含む現在のチームの完全な名簿を追跡
- します。言い換えれば、月曜日の代わりに、日付は月曜日として書かれている必要があります 1/1
- 各日のシフト作業の時間, これは長い提供企業のために特に重要
- です/特定の日の上司やマネージャーの連絡先情報 労働時間の明確な視覚的な表現に短い
- 時間, 時間の追跡を通じて, どのことができますも色分けされ、スケジュールがより簡単に読み取れる
であろうと夜勤であろうと、各個人が働く日や時間、または彼/彼女が実行する仕事を決定するのは時間がかかったり、難しいことではありません。雑然としたスケジュール は、これを損なう可能性があります。
スケジュールがその能力を最大限に発揮するように視覚的に最適化されているかどうかを判断するには、最初にテストしてみてください。これは、
- 古いスケジュールで実験し、ランダムに従業員を選択することによって行うことができます。指定されたシフトを見つけるのにかかる時間。
- 最初の手順をもう一度試してください。ただし、受信トレイのパージなど、小さなものでマルチタスク処理を行います。新入社員を念頭に置いて、スケジュールを一目で確認し、その従業員のシフトを特定してみます。
テンプレートの
ら、テンプレートの構築を開始し、Microsoft Excel や Google スプレッドシートなどのプログラムで実行し、必要な情報をすべて差し込みます。
Microsoft Office 製品は、スケジュールメーカーとして機能することはできませんが、従業員のスケジュールを作成するために使用できます。従業員が識別写真を持っている場合、これらは従業員スケジュールを作成するときに従業員をさらに差別化するための時間出勤ツールに役立ちます。
覚えておいてください-最終目標は、スケジューリングテンプレートを簡素化することです。デザイングラフィックや様々な色を組み込むことで、それを過度に複雑にしないでください。従業員IDの写真やカラーコーディングを含む可能性がある以外は、キャンバスをできるだけ清潔に保つことをお勧めします。
- Web ブラウザで従業員のスケジュール設定テンプレートを検索し、ソフトウェア（Excel または Google スプレッドシート）と互換性のあるテンプレートを選択してダウンロードします。
- 新しくダウンロードしたテンプレートをスプレッドシートソフトウェアで開きます。ほとんどのテンプレートには、名前、日付、時刻などのセクションがあらかじめ入力されているため、ビジネスに合わせてこれらのエリアをカスタマイズする必要があります。
- 不要な行を追加または削除するには、右クリックして [行の挿入] または [行の削除] を選択します。作成プロセス全体を通して、作業を継続的に保存します。
- セルを選択して編集し、各従業員の名前を入力し、すべての名前がリストされるまでプロセスを繰り返します。その場合は、すべてのスケジュールで同じ名前の順序を維持します。これにより、従業員が将来のスケジュールで自分の名前を簡単に見つけることができます。
- すべての名前を入力したら、従業員一人あたりの予定時間をすべて入力します。ベストプラクティスのために、各スケジュールは 1 週間分のシフトのみを反映する必要があります。これにより、次の数週間のシフトの混乱を防ぐことができます。
- 混乱を防ぐためのもう1つの予防策は、各シフトをカラーコードすることです。開始シフトを割り当てるとオレンジ色になり、閉じると青色になります。
- シフト時間の横に、各従業員が実行する特定のジョブ/ロールをリストします。
- スプレッドシートに週の日付 (例-1/1 1/8 スケジュール) をタイトル付け、会社名を含めます。周辺には、管理者や上司の連絡先情報など、関連するすべての連絡先を一覧表示します。
完了したら、テンプレートをテストしてナビゲーションと読みやすくし、30 秒のルールを適用します。目標はシンプルさと組織です。スケジュールがテストに合格したら、それをファイナライズし、すべてのチームメンバーに配布します。
テンプレートの使用に関するベストプラクティステンプレート化されたスケジュールを適切に使用する際に考慮すべき重要なヒント
があります。
ヒント 1
強力なスケジュールの鍵は、チームと個々の能力を深く理解することです。あなたの最高の従業員が誰であるかを知り、彼らの長所と短所を考慮に入れて、長期的に配当を支払うことになります。
ヒント2
あなたのビジネスの運営方法のインとアウトの知識を開発します。どの従業員がうまく働き、どの時間帯に働いているかを理解すると、各シフトがよりスムーズに実行され、結果として生産性が向上します。
ヒント3
従業員の休暇要求を尊重します。現実的には、特に夏や祝日のようなピークシーズンには、すべてのシフトが常時承認されるわけではありませんが、各スタッフの要求を気にするように努力することは、健全な士気維持に役立ちます。人々は従業員を尊重する雇用者と滞在する可能性が高いため、これはまた、従業員の忠誠心に役立ちます。
ヒント4
できるだけ早く完了したスケジュールを配布します。2 3 週間前にスケジュールを提供することは、あなたのチームだけでなく、あなたの施設に利益をもたらします。そうすることで、従業員は事前に自分の個人的な事務を整理することができ、経営陣にも同じ機会を提供します。
ヒント 5
従業員によるカスタマイズを許可します。病気や直前の緊急事態のために誰かがシフトすることができない場合は、その従業員に責任があり、補充する代替品を見つける必要があります。これにより、チーム間のコミュニケーションネットワークも開かれ、士気も向上し、チームの団結が向上します。
ヒント 6
自動化に開放してください。テンプレートは、従業員のスケジューリングのためのほぼ完璧なエンドオールソリューションですが、それは制限があります。自動化は、州間/郡間労働法に従っているマネージャーを支援し、数分でスケジュール作成プロセスを合理化します。
自動化の力技術的に高度なツール
を活用し、スケジューリングなどの日常的な運用手法は、現代のビジネスにおいて不可欠です。従業員の士気を維持し、絶え間なく変化する労働法に従う間に、誰もをなだめることを試みることは、行うよりも簡単な仕事です。
しかし、雇用主は、従業員のウェルビーイングに焦点を当てるために必要な措置を講じなければなりません。
これらのシステムにより、スケジュールの作成、作業時間の追跡、および給与計算の時間の計算が容易になります。また、新しいスケジュールが公開され、休暇要求が承認または拒否されたときに、従業員がスマートフォンでプッシュ通知を受信するため、週単位/月単位のスケジュールを配布する最も簡単な方法です。
運用プロセスのアップグレードを検討する場合、 自動化 は常に適切なソリューションです。
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