従業員のスケジュール | 1 min read

会社の成功に重要な役割を果たしている従業員のスケジューリング

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

従業員のシフトのスケジュールは、ほとんどの企業にとって重要な責務です。しかし、あなたが慎重ではない場合、それはまた、最も挑戦の一つになることができます。多くの組織は、一般的なスケジューリングミスのために彼らの可能性を最大限に実現するために失敗します。

幸いなことに、これらのミスは回避可能です。あなたは単に彼らが何であるかを知る必要があります。具体的には、これらのキーエラーを送信しないようにしてください。

少なくとも、十分な

組織的スキル(少なくとも)を維持するために失敗することは、スケジューリングプロセス中に必要不可欠です。シフトのスケジュールを忘れることが避けなければならない間違いである理由を理解するのは簡単です。シフトを忘れた場合は、利用可能な従業員を見つけるためにギリギリでスクランブルする必要があります。これにより、他の重要なビジネスタスクに対処できなくなります。

また、将来のスケジュールが複雑になる可能性があります。たとえば、通常、従業員Aにシフト勤務をスケジュールしたかもしれませんが、忘れてしまったかもしれません。あなたがこれを認識する頃には、従業員Aが利用できない可能性があります。従業員Bが彼らのためにカバーすることができる場合でも、あなたはそれに応じて彼らのスケジュールを調整する必要があります。そうしないと、従業員Aはあなたがスケジュールミスを犯したため、彼らは収入を逃したことを動揺します。

すべての拠点ギリギリをカバーしようとすると、非常に有害です。スケジュールを作成する際には、従業員のニーズを考慮してください。彼らは仕事の外で個人的な生活を持っています。彼らの個人的な生活を計画することは、彼らが2週間以上前に自分のシフトを知っていれば簡単です。また、一部の 法律 では、特定の種類のシフトを事前にスケジュールする必要があります。

そう言われると、スケジュール作成にかなりの時間を費やすことは避けてください。代わりに、現代のツールを活用して、プロセスを簡素化します。

人工知能は、ユーザーが従業員のスケジューリングを 自動化 するだけでなく、将来の参照のために使用されるテンプレート有利なスケジュールを可能にします。

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していないすべての従業員が交換可能です.スキルレベルと資格は異なります。シフトをスケジュールするときは、このことを覚えておいてください。

おそらく、あなたは人気のあるバーでレストランを管理しているかもしれません。シフトを処理する従業員がどれも、バーテンダーの方法を知らないと、顧客を怒らせてしまうでしょう。特定のシフトに対して誰をスケジュールするかを決めるときは、担当者がどのタイプのタスクに責任を負うかを評価します。この基本的な手順を実行すると、重大な問題を回避できます。

ビジネスの性質によっては 、シフトが他よりも望ましい場合もあります。たとえば、従業員がヒントをプールしないレストランを所有しているかもしれません。または、小売店を管理しているかもしれません。シフトによっては、他のものよりもはるかに圧倒的に忙しいものもあります。

スケジュールを作成するときは、この点に注意してください。常に同じ従業員に最も望ましいシフトを与えることによって、あなたの労働者の何人かを軽視したくないでしょう。

つまり、パフォーマンスが比較的悪い従業員は、より良いシフトを獲得していないことがあります。多分彼らはそれらを扱う資格がありません。最も忙しい時間帯に無能な従業員をスケジュールすると、顧客に間違った印象を与える可能性があります。

従業員が本当に最も望ましいシフトをカバーする資格がない場合は、レビュー中にこれを話し合います。必要な改善を行うために彼らと協力すれば、彼らはあなたにもっと敬意を抱くでしょう。

コミュニケーションを怠るほとんどの従業員が快適に過ごせるコミュニケーションの形態

を特定します。通信プロセスを@@ 標準化することで 、スケジューリングがはるかに簡単になります。

つまり、さまざまなタイプの労働者がさまざまなタイプのコミュニケーションツールに慣れていることを覚えておく必要があります。若いミレニアル世代は、Slack などのメッセージングアプリと快適に連携し、技術に精通していない従業員はメールを好むかもしれません。誰もがそれを理解していることを確認するまで方法を選ばないでください。

それは従業員のニーズになると、コミュニケーションは十分に強調することはできません。

従業員は自分のニーズを快適に表現する必要があります。時間外を要求するプロセスが透明でシンプルであることを確認してください。従業員が特定のシフトを求める場合は、要求が妥当であれば自分の希望に基づいて行動することを検討してください。世話をする子供がいる強い従業員は、職業的ニーズと個人的なニーズの両方に対応できるシフトが必要な場合があります。お気に入りを再生するように見えて他の従業員を怒らさない限り、スケジューリングプロセス中にこれを考慮してください。

これは、明確な期待を設定することにも及ぶ。従業員は、単に彼らが仕事に報告することになっているときを知る必要はありません。また、どのタスクが到着したときに注目すべきかを知る必要があります。時々、これはあなたが思うほど明確ではありません。

本屋を所有しているのかもしれないいくつかの遅いシフトの間、従業員は棚の補充に責任があるかもしれません。他の状況では、古い季節のディスプレイを削除して、新しいディスプレイに置き換えることが予想されます。

社員は心を読めない特定のシフト中に集中する可能性のあるタスクが複数ある場合は、どちらが最も重要なのかを理解してください。

シンプルプロセスの複雑化従業員スケジュールの

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労働者は通常、全体的な費用の70%を占めます。そのため、スケジュール設定時には常に予算を念頭に置く必要があります。これには、残業代や追加の報酬形式など、関連するすべての要因を考慮する必要があります。たとえば、従業員が現場で働いている場合は、出張費を補償する必要がある場合があります。

一般的に誤って管理される傾向があるもう一つの簡単な手順は、従業員のシフトスワップです。

適切なツールを使用すると、適切にスケジューリングする方がはるかに簡単になります。たとえば、従業員がシフトを簡単に交換できるツールを使用できます。プロセスを学位まで監督することはできますが、直接関与する必要はありません。

社員が仕事を見逃す必要がある時もあるでしょう。こうなると、彼らは他の人にカバーするよう頼む必要があります。誰もが精通している標準化されたプロセスを持っている場合、混乱につながるこのような状況について心配する必要はありません。

最後に、多くのビジネスオーナーやマネージャーが慣れ親しんだ切望されたツール、古き良きスプレッドシートがあります。

適切なツールを使用するのと同じくらい重要ですが、間違ったツールを使用しないようにする必要があります。古いスケジューリングリソースに頼ることは、間違いを犯す確率を高めます。

具体的には、集計表の作成時に Excel などの表計算プログラムを使用しないでください。はい。ビジネスの規模が小さいと、スプレッドシートはニーズを満たしているように見えるかもしれませんが、ビジネスの成長に伴って扱いにくくなる可能性があります。

多くの場合、モバイルデバイスを介してスプレッドシートを編集することは困難です(不可能ではないとしても)。表計算プログラムは特定のニーズに合わせて設計されていないため、特別なスケジュール機能も提供していません。長期的に見ると、堅牢なスケジューリングシステムへのアップグレードは配当を支払うことになります。

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