Employee Work Schedule | 5 mins read

Best Practice per la creazione di un programma di lavoro equo per i dipendenti

best practices for creating a fair employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Semplifica il processo di programmazione con queste best practice per la creazione di un programma di lavoro equo per i dipendenti, mantenendo il tuo personale felice e funzionando senza intoppi.

Creare orari di lavoro dei dipendenti equi e politiche di timeoff puo essere un compito scoraggiante per molti datori di lavoro. Ma come datore di lavoro e imprenditore, non c'e dubbio che e anche uno dei compiti piu importanti per mantenere i vostri dipendenti felici e la vostra attivita senza intoppi.

Naturalmente, la comunicazione tra te e il tuo staff e fondamentale, ma ci sono alcune best practice che puoi seguire per ridurre al minimo i reclami e l'insoddisfazione. Inizia definendo criteri chiari per l'utilizzo di PTO e ferie, per cambiare turni o per richiedere determinate ore.

E essenziale che i dipendenti dispongano di linee guida chiare per informarti quando hanno bisogno di tempo libero e quali ore sono disponibili per lavorare. Anche se non sarete mai in grado di soddisfare tutti in continuazione, seguire queste linee guida vi aiutera a creare orari di lavoro equi per i dipendenti nel migliore interesse della vostra azienda e del vostro personale.

1. Chiarisci le tue aspettative

Una volta stabilite le politiche di pianificazione e timeoff, assicurati di includerle nel manuale dei dipendenti. Si dovrebbe anche andare oltre le politiche verbalmente con ogni nuova assunzione per stabilire un dialogo aperto sulle loro ore di lavoro preferite, richiedere tempo di vacanza, e utilizzare giorni di malattia.

Assicurati che i dipendenti capiscano come richiedere una pausa, indipendentemente dal fatto che sia pianificata in anticipo o meno. Chi contattano se si ammalano o hanno un'emergenza e non possono venire al lavoro? Hanno bisogno di portare un biglietto medico se sono malati per un periodo prolungato? Devono lavorare un certo numero di ore alla settimana per guadagnare una considerazione di programmazione? Come richiedono PTO e tempo di ferie e quanto preavviso e richiesto?

Stabilire una linea aperta di comunicazione sulla pianificazione e il tempo libero portera a meno reclami e meno confusione per il personale, e meno frustrazione e scartoffie per voi!

2. Stabilire una

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Ci sono momenti in cui piu dipendenti richiedono una pausa durante la stessa settimana o in un orario particolarmente occupato. Allora, come fai a decidere chi lo prende e chi deve lavorare? La prima cosa da ricordare e che le loro ragioni per chiedere il tempo libero non dovrebbero essere un fattore nella tua decisione, purche abbiano seguito le tue politiche e richiesto il tempo in anticipo.

Ad esempio, un membro del team potrebbe chiedere il venerdi libero perche non dispone di una babysitter. Un altro potrebbe volere il martedi' libero per frequentare una lezione. Sono affari loro. La vostra preoccupazione principale e che si puo contare su di loro una volta che il programma e fatto. Lo stesso vale per le vacanze e PTO. Questo e il loro momento e quello che hanno intenzione di fare con esso non dovrebbe influenzare alcuna decisione sulla vostra parte.

Diamo un'occhiata a due ipotetici dipendenti come esempio-

  • Tom e un casalingo che vuole usare il suo tempo di vacanza per rilassarsi a casa con la sua famiglia.
  • Mary e sempre in movimento e vuole la stessa settimana libera per andare in vacanza con la sua famiglia.
Anche se Tom non ha intenzione di andare da nessuna parte, la sua richiesta di tempo libero e altrettanto importante di Mary. I loro piani non dovrebbero influenzare la vostra decisione in alcun modo. L'unico modo giusto per decidere e in base al primo arrivato, al primo servito. Questa politica ti fara risparmiare un sacco di mal di testa e manterra le cose semplici e dirette durante le vacanze di punta come le vacanze e le vacanze estive.

Sebbene molte aziende considerino l'anzianita durante la concessione del tempo di ferie, questo tipo di politica lascera il vostro personale sensazione di essere piu importante delle prestazioni lavorative e dell'affidabilita. D'altra parte, una politica del primo arrivato, primo servito elimina i reclami legittimi perche devono solo incolpare se stessi per non aver pianificato abbastanza avanti.

3. Considera il raggruppamento di giorni di malattia e tempo di vacanza

Molte aziende offrono ora un vantaggio PTO che raggruppa i giorni di malattia e le vacanze. Questo e un ottimo modo per dare al personale maggiore flessibilita e controllo sulle loro pianificazioni semplificando al contempo il processo di PTO. Ai dipendenti piace questo approccio perche sembra piu giusto.

Ad esempio, quando un dipendente consuma il tempo libero pagato all'inizio dell'anno e poi si ammala, sa gia che i loro giorni di malattia non saranno pagati. Speriamo che imparino ad essere piu conservatori con il loro PTO in futuro.

Ma che imparino o no, non possono lamentarsi con te. Cio significa anche che passerai meno tempo ad affrontare le richieste di tempo malato e preoccuparti se un dipendente e davvero malato o semplicemente saltando fuori sul lavoro.

4. Offrire straordinari e Comp Time

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Molte aziende consentono ai loro dipendenti di lavorare gli straordinari, ma cio potrebbe non essere nell'interesse della vostra azienda. Se state chiedendo al vostro staff di mettere in un sacco di straordinari durante tutto l'anno, probabilmente sarebbe meglio assumere personale aggiuntivo. D'altra parte, se hai bisogno di lavoratori supplementari solo una o due volte l'anno, offrire ai tuoi dipendenti ore straordinari potrebbe essere piu conveniente.

Alcune aziende offrono anche tempo di comp. In questo caso, i dipendenti che lavorano piu di 40 ore alla settimana ottengono una pausa analoga invece di pagare gli straordinari. Questa puo sembrare una soluzione semplice, ma tende a causare problemi, soprattutto quando i dipendenti che non si qualificano per gli straordinari cercano di approfittare della politica. Probabilmente stai meglio affrontando problemi di pianificazione e gestione del tempo o assumendo personale aggiuntivo in base alle esigenze.

Il software di pianificazione riduce gli straordinari e i tempi di comp utilizzando le previsioni per garantire che non si e mai a corto di personale. Elimina gli errori umani tenendo traccia del programma e della PTO dell'intero staff. Con il software di pianificazione, non dovrete mai preoccuparvi di dimenticare di programmare il personale a lavorare al posto di qualcuno che e in orario retribuito pianificato.

In sintesi,
l'utilizzo di pratiche di pianificazione equa aumenta il morale dei dipendenti e riduce il fatturato, riducendo al contempo il lavoro di ufficio. Inizia stabilendo chiare politiche di pianificazione, PTO e primo arrivato, primo servito per ridurre al minimo l'insoddisfazione dei dipendenti e i reclami. Quindi, semplificare ulteriormente il processo impacchettando tempo libero pagato e giorni di malattia.

Infine, utilizzare software di pianificazione per ridurre i costi di manodopera riducendo al minimo gli straordinari e assicurando che i turni siano coperti adeguatamente.