Pianificazione dei dipendenti | 6 mins read

Common Employee Scheduling Errori che danneggiano la tua azienda

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La programmazione dei turni dei dipendenti e una responsabilita fondamentale per la maggior parte delle aziende. Tuttavia, se non stai attento, puo anche essere uno dei piu difficili. Molte organizzazioni non riescono a realizzare il loro pieno potenziale a causa di errori di pianificazione comuni.

Fortunatamente, questi errori sono evitabili. Devi semplicemente sapere cosa sono. In particolare, assicurati di non inviare questi errori chiave.

Non riuscire a rimanere Organizzato competenze

organizzative adeguata, almeno e un must durante il processo di programmazione. E facile capire perche dimenticare di programmare un turno e un errore che devi evitare. Se dimentichi un turno, dovrai agitarti all'ultimo minuto per trovare un dipendente disponibile. Cio impedisce di affrontare altre importanti attivita aziendali.

Puo anche complicare il tuo programma in futuro. Ad esempio, forse normalmente avresti programmato il dipendente A per lavorare un turno, ma hai dimenticato di farlo. Quando ti rendi conto di questo, il dipendente A potrebbe non essere disponibile. Anche se il dipendente B e in grado di coprire per loro, e necessario regolare i loro programmi di conseguenza, altrimenti, Dipendente A sara turbato dal fatto che hanno perso il reddito perche hai commesso un errore di programmazione.

Cercare di coprire tutte le basi all'ultimo minuto e' estremamente dannoso. Considera le esigenze dei tuoi dipendenti quando effettui le pianificazioni. Hanno vite personali al di fuori del lavoro. Pianificare le loro vite personali e piu facile quando sanno dei loro turni con due o piu settimane di anticipo. Inoltre, alcune leggi richiedono di programmare alcuni tipi di turni in anticipo.

Detto questo, evitare di spendere una quantita significativa di tempo dedicato alla creazione del programma. Utilizzate invece strumenti moderni per semplificare il processo.

Intelligenza artificiale consente agli utenti di automatizzare la pianificazione dei dipendenti, cosi come template piani favorevoli da utilizzare per riferimento futuro.

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Giocare Preferiti programma

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Non tutti i dipendenti sono intercambiabili. I livelli di abilita e le qualifiche variano. Ricorda questo quando pianifichi i turni.

Forse gestisci un ristorante con un bar popolare. Farai arrabbiare i tuoi clienti se nessuno dei dipendenti che si occupano di un turno sa come fare il barman. Al momento di decidere chi programmare per un determinato turno, valutare quali tipi di compiti saranno responsabili le persone. Questo passaggio di base ti aiuta a evitare un problema significativo.

A seconda della natura della vostra attivita, alcuni turni possono essere piu desiderabili di altri. Ad esempio, forse possiedi un ristorante dove i dipendenti non mettono in comune le loro mance. Oppure, forse gestisci un negozio al dettaglio, e alcuni turni sono molto piu occupati di altri.

Tienilo a mente quando fai gli orari. Non vuoi mancare di rispetto ad alcuni dei tuoi lavoratori dando sempre i turni piu desiderabili agli stessi dipendenti.

Detto questo, a volte un dipendente la cui performance e relativamente scarsa non ha guadagnato turni migliori. Forse non sono qualificati per gestirli. E possibile fare un'impressione sbagliata sui clienti se si pianifica un dipendente incompetente durante l'ora piu intensa della giornata.

Discutere questo durante le revisioni se un dipendente non e realmente qualificato per coprire i turni piu desiderabili ancora. Avranno piu rispetto per te se lavori con loro per apportare i miglioramenti necessari.

Trascurare la comunicazione

Identificare una forma di comunicazione con cui la maggior parte dei dipendenti e a proprio agio. Lastandardizzazione dei processi di comunicazione rendera la programmazione molto piu semplice.

Detto questo, e necessario ricordare che diversi tipi di lavoratori sono a proprio agio con diversi tipi di strumenti di comunicazione. I giovani millennial possono sentirsi a proprio agio coordinarsi con un'app di messaggistica come Slack, mentre i dipendenti meno esperti di tecnologia potrebbero preferire la posta elettronica. Non scegliere un metodo finche non sei sicuro che tutti lo capiscano.

Quando si tratta di esigenze dei lavoratori, la comunicazione non puo essere sufficientemente sottolineata.

I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio ad esprimere le loro esigenze. Assicurarsi che il processo di richiesta di tempo libero sia trasparente e semplice. Se i dipendenti chiedono determinati turni, considerare di agire secondo i loro desideri se la richiesta e ragionevole. Un dipendente forte che ha figli di cui prendersi cura puo avere bisogno di turni che permettano loro di affrontare sia le loro esigenze professionali che personali. Finche non sara turbato altri dipendenti apparendo a giocare preferiti, considerare questo durante il processo di pianificazione.

Cio si estende alla definizione di aspettative chiare. I dipendenti non hanno solo bisogno di sapere quando dovrebbero riferire al lavoro. Hanno anche bisogno di sapere quali compiti ti aspetti che si concentrino quando arrivano. A volte, questo non e chiaro come si potrebbe pensare.

Forse hai una libreria. Durante alcuni turni lenti, i dipendenti potrebbero essere responsabili del ripopolamento degli scaffali. Durante gli altri, potresti aspettarti che rimuovano i vecchi display stagionali e li sostituiscano con quelli nuovi.

I tuoi dipendenti non riescono a leggerti nella mente. Se ci sono piu attivita su cui potrebbero potenzialmente concentrarsi durante un determinato turno, assicurati di capire quali sono i piu importanti.

Complicare i processi semplici

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lavoro in genere rappresenta il 70% delle spese complessive, motivo per cui e necessario tenere a mente il budget - sempre - durante la programmazione. Cio richiede la contabilizzazione di tutti i fattori rilevanti, comprese le tariffe degli straordinari e le forme supplementari di compensazione. Ad esempio, se a volte i dipendenti lavorano sul campo, potrebbe essere necessario compensarli per le spese di viaggio.

Un' altra procedura semplice che comunemente tende a diventare mal gestito e lo scambio di turni dei dipendenti.

Pianificare correttamente diventa molto piu semplice quando si utilizzano gli strumenti giusti. Ad esempio, e possibile utilizzare uno strumento che consente ai dipendenti di scambiare facilmente i turni. E possibile supervisionare il processo fino a una laurea, ma non e necessario essere coinvolti direttamente.

Ci saranno momenti in cui i dipendenti devono perdere il lavoro. Dovranno chiedere agli altri di coprirli quando accadra. Se si dispone di un processo standardizzato che tutti hanno familiarita con, non dovrete preoccuparvi di queste situazioni che portano al caos.

Infine, c'e l'ambito strumento a cui molti imprenditori e manager si sono abituati, il buon vecchio foglio di calcolo.

Per quanto importante sia usare gli strumenti giusti, devi anche evitare di usare quelli sbagliati. Fare affidamento su risorse di pianificazione obsolete aumentera le vostre probabilita di commettere un errore.

In particolare, non utilizzare programmi per fogli di calcolo come Excel durante la creazione di pianificazioni. Si, quando la tua azienda e piccola, i fogli di calcolo possono sembrare adatti alle tue esigenze, ma man mano che la tua azienda cresce, possono diventare ingombranti.

In molti casi, modificare fogli di calcolo tramite dispositivi mobili e difficile (se non impossibile). Poiche i programmi per fogli di calcolo non sono progettati per le tue esigenze specifiche, non offrono funzioni di pianificazione speciali. Nel lungo periodo, l'aggiornamento a sistemi di programmazione robusti paghera i dividendi.

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