Dipendente | 6 mins read

La procedura per la creazione di un

how to create a basic employee scheduling template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La lista delle cose da fare per un manager puo spesso sembrare infinita, metaforicamente simile a una porta girevole- quando un compito esce, un altro entra. Anche se tali compiti variano quotidianamente, un'impresa rimane una sfida costante nella programmazione dei dipendenti. Cio e particolarmente vero per coloro che ancora completano le attivita di pianificazione manualmente tramite fogli di calcolo, o ancora piu semplicisticamente con carta e penna.

I modelli offrono diversi vantaggi a un programma di lavoro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un programma mensile o settimanale. Al suo interno, i modelli dal software di pianificazione dei dipendenti riducono drasticamente la quantita di tempo di preparazione che va nella creazione di ogni pianificazione. Anchela conservazione e l'organizzazione dei record sono piu fattibili, poiche tutti i file possono essere archiviati su un database desktop o cloud.

Anche se la semplicita di qualcosa come un programma Excell puo essere parte della soluzione, il concetto puo essere applicato attraverso diverse strade del software di pianificazione.

Cosa includere in un modello

Quando si tratta di pianificazione dei turni, assicurarsi di iniziare con l'applicazione di basi essenziali. Ogni modello di pianificazione dovrebbe presentare da

  • 1 a 2 settimane di turni di dipendenti da riempire, con finestre di turno che vanno da 4 a 8 ore
  • Tenere traccia di un elenco completo della squadra corrente, inclusi nomi e informazioni di contatto
  • Data di ogni giorno, in altre parole, invece di solo Lunedi, il deve essere scritto come Lunedi 1/1
  • Ore di lavoro a turni per ogni giorno, che e particolarmente importante per le aziende che offrono ore piu lungo/piu brevi in giorni specifici
  • Informazioni di contatto di un supervisore o manager
  • Chiara rappresentazione visiva delle ore di lavoro, attraverso il monitoraggio del tempo, che puo anche essere codificato a colori, consentendo al programma di leggere piu facilmente
Per quanto riguarda il roster e le informazioni di contatto, elencare tali elementi sul perimetro della pianificazione, o su una nuova pagina del tutto se il numero del personale e piu grande in termini di dimensioni. Il calendario stesso dovrebbe essere pulito con una chiara presentazione delle ore lavorative.

Non dovrebbe volerci molto o essere difficile determinare i giorni e le ore che ogni individuo lavorera o i lavori che svolgeranno - che si tratti di un turno di giorno o di notte. Un programma disordinato puo sminuire da questo.

Al fine di determinare se un programma e visivamente ottimizzato al meglio delle sue capacita, prova a testarlo prima Questo puo essere fatto
  1. sperimentando con un programma precedente e selezionando un dipendente a caso. Tempo di tempo che ci vuole per localizzare il suo turno designato.
  2. Prova di nuovo il primo passaggio, ma mentre multitasking con qualcosa di piccolo, come eliminare la posta in arrivo. Con un nuovo dipendente in mente, guarda il programma e prova a localizzare il turno di quel dipendente, mentre anche tempismo te stesso.
Se un modello di turni richiede piu di 30 secondi per individuare tali turni e determinare il ruolo del dipendente durante quel turno, il programma dovra essere rivisto e semplificato.

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Come creare il modello

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Dopo aver raccolto tutte le basi essenziali, iniziare a costruire il modello, che puo essere fatto in programmi come Microsoft Excel o Google Fogli, e iniziare a collegare tutte le informazioni necessarie.

Sebbene i prodotti Microsoft Office non possano funzionare come creatore di pianificazione, possono essere utilizzati per creare pianificazioni dipendenti. Se i dipendenti dispongono di foto di identificazione, queste possono essere utili per gli strumenti di presenze temporali per differenziare ulteriormente i dipendenti durante la creazione della pianificazione dei dipendenti.

Ricorda- l'obiettivo finale e semplificare il modello di pianificazione. Non complicare eccessivamente incorporando grafica di design e vari colori. Al di fuori di includere potenzialmente foto ID dipendenti e codifica a colori, si consiglia di mantenere la tela il piu pulita possibile.

  1. Cerca i modelli di pianificazione dei dipendenti in un browser Web, selezionandone uno compatibile con il software (Excel o Fogli Google) e scaricalo.
  2. Aprire il modello appena scaricato con il software del foglio di calcolo. La maggior parte dei modelli viene prepopolata con sezioni, come nome, date, orari, ecc., quindi queste aree potrebbero dover essere personalizzate per adattarsi alla tua azienda.
  3. Aggiungere o rimuovere righe indesiderate facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionando Inserisci o Elimina riga. Salvare continuamente il lavoro durante tutto il processo di creazione.
  4. Selezionare una cella e modificarla di conseguenza, inserendo il nome di ciascun dipendente e ripetendo il processo fino a quando non vengono elencati tutti i nomi. In tal caso, mantenere lo stesso ordine dei nomi per ogni pianificazione. Cio garantisce familiarita e facilita per i dipendenti l'individuazione dei nomi nelle pianificazioni future.
  5. Dopo aver immesso tutti i nomi, compilare tutte le ore programmate per dipendente. Per le migliori pratiche, ogni programma dovrebbe riflettere solo una settimana di turni. Cio impedisce confusione per i prossimi turni per le settimane successive.
  6. Un' altra precauzione da prendere per evitare confusione e quella di codificare il colore ogni turno, come l'assegnazione di turni di apertura il colore arancione e la chiusura sposta il colore blu.
  7. Elenca le mansioni e i ruoli specifici che ogni dipendente eseguira accanto al turno.
  8. Denominare il foglio di calcolo con la data della settimana (ad esempio- 1/1 1/8 Programmazione) e includere il nome dell'azienda. Nella periferia, elencare tutti i contatti pertinenti, come le informazioni di contatto dei manager e dei supervisori.

Una volta completato, prova il modello per una facile navigazione e leggibilita, applicando la regola di 30 secondi. Ricorda, l'obiettivo e la semplicita e l'organizzazione. Se la pianificazione supera il test, finalizzalo e distribuiscilo a tutti i membri del team.

Procedure consigliate per l'utilizzo del modello

Ci sono suggerimenti chiave da prendere in considerazione quando si inserisce un programma basato su modelli per un uso corretto.

Suggerimento 1
La chiave per una pianificazione solida e avere una profonda comprensione del tuo team e delle capacita individuali. Sapere chi sono i tuoi migliori dipendenti e tenendo conto dei loro punti di forza e di debolezza, paghera i dividendi nel lungo periodo.

Suggerimento 2
Sviluppare una conoscenza dei pro e dei contro di come funziona la vostra azienda. Quando si capisce quali dipendenti lavorano bene insieme e in quali orari della giornata, ogni turno funzionera piu agevolmente e la produttivita aumentera di conseguenza.

Suggerimento 3
Rispetta le richieste di timeoff dei dipendenti. Realisticamente, non tutti i turni possono essere approvati tutto il tempo, specialmente durante le stagioni di punta, come le vacanze estive e nazionali, ma fare uno sforzo per dimostrare che ci si preoccupa della richiesta di ogni membro dello staff contribuira a mantenere il morale sano. Questo aiuta anche con la fedelta dei dipendenti, in quanto le persone hanno maggiori probabilita di rimanere con un datore di lavoro che rispetta i loro dipendenti.

Suggerimento 4
Distribuire il programma completato il prima possibile. Fornire orari 2 3 settimane in anticipo benefici il vostro team, cosi come il vostro stabilimento. Cio consente ai dipendenti di ottenere i loro affari personali in ordine prima del tempo, e presenta la stessa opportunita alla direzione.

Suggerimento 5
Consenti la personalizzazione da parte dei tuoi dipendenti. Se qualcuno non puo fare un turno, a causa di malattia o di un'emergenza dell'ultimo minuto, la responsabilita deve essere di quel dipendente per trovare un sostituto da compilare. Questo apre anche una rete di comunicazione tra il tuo team, che migliora anche il morale e costruisce l'unita di squadra.

Suggerimento 6
Essere aperti all'automazione. I modelli sono quasi la soluzione perfetta per la pianificazione dei dipendenti, ma ha dei limiti. Automation assiste i manager nel seguire le leggi sul lavoro da stato a stato/paese a contea e semplifica il processo di creazione della pianificazione in pochi minuti.

La potenza dell'automazione

utilizzando strumenti tecnologicamente avanzati con pratiche operative quotidiane, come la pianificazione, sono essenziali nel business moderno. Tra mantenere il morale dei dipendenti e seguire le leggi del lavoro in continua evoluzione, tentare di placare tutti e un lavoro che e piu facile a dirsi che a farsi.

Tuttavia, i datori di lavoro devono adottare le misure necessarie per concentrarsi sul benessere dei dipendenti, a cominciare dal modo in cui sono programmati.


Questi sistemi semplificano la creazione di pianificazioni, il monitoraggio delle ore di lavoro e il calcolo delle ore per le retribuzioni. E anche il modo piu semplice per distribuire orari settimanali/mensili, in quanto i dipendenti riceveranno notifiche push sul proprio smartphone quando una nuova pianificazione diventa attiva e quando le richieste di time-off sono state approvate o negate.


Quando si cerca di aggiornare i processi operativi, l'automazione e sempre la soluzione giusta.

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