Facile Shift Schedule Maker - Comment creer un horaire de travail par quarts
Les connaissances sur la planification
du personnel des equipes de travail deviennent plus complexes a mesure que les exigences de l'entreprise et les conditions economiques changent. Le regime de reglementation augmente frequemment le nombre de lois federales et d'Etats sur le travail et la fiscalite chaque annee. Etant donne que de plus en plus d'entreprises emploient des equipes a distance, des travailleurs temporaires ou des employes a temps partiel, il est difficile de rester en conformite. Les
methodes anciennes de suivi du temps et les systemes d'ordonnancement ne conviennent plus aux grandes entreprises qui emploient des milliers de travailleurs. Meme les petites entreprises doivent faire preuve de prudence lorsqu'elles creent des horaires de travail et suivent les heures de travail des employes.
De plus, une mauvaise planification cree des employes malheureux et des clients frustres. Grace a un ensemble de pratiques exemplaires, un responsable du calendrier de travail eliminera les problemes de conformite et rationalisera les operations.
Guide du fabricant de calendrier de travail etape par etape
Les employeurs veulent optimiser autant que possible la planification des employes. Un horaire de travail mal concu nuit au moral, augmente l'absenteisme et influe sur la qualite du service a la clientele.
Avec des couts de main-d'oeuvre eleves et des conditions economiques difficiles, une bonne gestion des employes est essentielle. Un planificateur optimisera la planification des equipes et ameliorera la communication de l'equipe, ce qui est bon pour les entreprises et les membres de leur equipe. De plus, un modele de calendrier de travail aidera a obtenir un avantage concurrentiel et a rationaliser tous les secteurs d'activite.
Alors, qu'est-ce qu'un horaire de travail et comment cela fonctionne-t-il? Pour creer un calendrier de travail, les superviseurs utilisent un programme Excel, un stylo et un papier ou un logiciel de planification. Les methodes de planification varient en fonction des exigences et des preferences. Bien qu'il n'existe pas un moyen parfait de creer un modele de planification des employes, il existe certaines pratiques exemplaires.
1. Apercu des principales caracteristiques de l'horaire des quarts de travail
Chaque membre de l'equipe doit travailler les heures et les heures appropriees pour son role. Par exemple, un restaurant peut ne pas avoir besoin d'un barman a portee de main pendant les quarts de jour, mais le fera pour les quarts de nuit. Les superviseurs doivent suivre les evenements locaux ou les situations qui peuvent avoir une incidence sur le nombre de clients qui arrivent. Les restaurants doivent toujours surveiller les reservations avant de programmer leurs employes.
Un createur d'horaire de travail devrait egalement etre exempt d'erreurs. La double planification, la planification des mauvais membres de l'equipe et la planification en trop ou en dessous sont des problemes courants. La disponibilite des employes doit toujours correspondre a l'horaire afin de minimiser l'absenteisme ou le non-appel. Enfin, un mauvais horaire de travail des employes a une incidence sur le moral et augmente le taux de roulement. Les entreprises doivent garder les membres de l'equipe heureux tout en continuant a couvrir chaque quart de travail pendant les heures d'ouverture.
2. Comprendre le personnel pour optimiser l'horaire de travail
Les superviseurs ne peuvent pas creer un bon planning hebdomadaire s'ils n'ont pas de relations avec les membres de l'equipe. Il ne suffit pas de couvrir chaque quart de travail. Les bonnes personnes doivent travailler les bons quarts de travail.
Par exemple, c'est probablement une mauvaise idee de programmer deux nouveaux employes pour un quart de travail occupe le samedi soir, a moins qu'il y ait plusieurs autres membres de l'equipe a portee de main. Si les travailleurs font des demandes a temps il y a des semaines, les superviseurs devraient s'en souvenir pendant l'horaire des quarts de travail. Lorsque la direction ne respecte pas la disponibilite des employes et n'harmonise pas les horaires avec l'experience des employes, cela nuit au moral et au service a la clientele.
Pour optimiser le processus, les superviseurs doivent dresser une liste qui inclut les informations suivante-
- Nom du travailleur
- Certifications
- Skillset
- Statut de travail de l'employe ( a temps plein, a temps partiel ou temporaire)
- Restrictions relatives aux heures supplementaires
- Disposition (introverti, extraverti, etc.)
3. Creer des horaires de quarts autour des membres de l'equipe
Une fois qu'un superviseur a termine la liste des informations sur l'employe, il peut commencer a creer des horaires d'employes. Il est important de se souvenir de la personnalite, de l'expertise des employes et de la facon dont ils interagissent avec leurs collegues et leurs clients.
Le superviseur devrait egalement determiner a quel moment les employes sont les mieux aptes a travailler, en fonction des exigences de l'entreprise. Une bonne regle de base est de construire des horaires autour des employes hautement performants. Par exemple, un serveur experimente devrait fonctionner pendant les heures de pointe. Un superviseur peut egalement prevoir un membre de l'equipe moins experimente pendant ce quart de travail.
Ce faisant, le superviseur veillera a ce que le nouvel employe ait le soutien dont il a besoin. Cela permettra d'optimiser l'efficacite et d'aider les nouveaux employes a acceder a leurs postes, plutot que de les submerger. Il ameliorera egalement le moral, augmentera la productivite et ameliorera la qualite du service a la clientele.
4. Communiquer le calendrier des quarts
Les superviseurs doivent determiner comment ils veulent communiquer l'horaire chaque semaine. Lesapplications de planification permettent aux membres de l'equipe d'afficher les calendriers en temps reel, de saisir des demandes de conges ou d'apporter des modifications supplementaires. D'autres employeurs utilisent Microsoft Office pour envoyer des courriels hebdomadaires des horaires de travail.
Quelques industries utilisent encore des babillards pour afficher des horaires et recueillir des conges. Le logiciel de planification peut etre un investissement couteux, mais il est plus facile pour les membres de l'equipe et pour les employeurs. Il s'integre egalement au logiciel de suivi du temps, ce qui cree moins de travail pour l'equipe RH. Il est plus facile d'optimiser la gestion de la main-d'oeuvre lorsque toutes les donnees des employes sont au meme endroit.
Quelle que soit la methode choisie par une organisation, les membres de l'equipe doivent savoir ou et quand trouver leurs horaires. La direction devrait communiquer les politiques de planification et les decrire dans les documents des RH. Cela evite les erreurs de planification, les changements de derniere minute et les taux eleves d'absenteisme. Elle tient tout le monde responsable de ses heures et reduit la charge de travail globale des gestionnaires.
Principaux points a retenir de l'horaire par quart
En conclusion, voici ce qu'il faut savoir sur l'etablissement d'un horaire par quarts et sur la facon d'optimiser l'horaire de travail -
- Les entreprises doivent comprendre la personnalite, les preferences, l'expertise et la disponibilite de leurs employes avant de planification. Les superviseurs doivent creer une liste de traits de personnalite, de roles et de notes supplementaires pouvant aider a creer un modele d'horaire d'employe.
- Les superviseurs devraient creer des calendriers autour de leurs membres les plus performants de leur equipe. Cela augmentera le moral et ne submergera pas les nouveaux employes.
- Les superviseurs doivent verifier les reservations de tables et suivre les evenements locaux afin d'optimiser les horaires des quarts de travail. Cela garantira que les bonnes personnes sont programmees au bon moment. Par consequent, l'entreprise ameliorera le service a la clientele et augmentera le moral des employes.
- Les superviseurs doivent communiquer l'horaire des employes au moyen d'une application de planification, d'une application mobile et d'un logiciel de planification des employes. D'autres utilisent un systeme de messagerie Excel ou un stylo et du papier. Les employes doivent savoir exactement ou et quand trouver leurs horaires pour eviter les goulets d'etranglement. Cela facilitera beaucoup la tache pour l'equipe RH, en particulier si une application de planification des employes est utilisee.
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