Calendrier de travail des employes | 5 mins read

Pratiques exemplaires pour creer un horaire de travail equitable des employes

best practices for creating a fair employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La creation d'horaires de travail equitables et de politiques sur les conges peut etre une tache ardue pour de nombreux employeurs. Mais en tant qu'employeur et proprietaire d'entreprise, il ne fait aucun doute que c'est aussi l'une des taches les plus importantes pour assurer la satisfaction de vos employes et le bon fonctionnement de votre entreprise.

Bien sur, la communication entre vous et votre personnel est essentielle, mais vous pouvez suivre certaines pratiques exemplaires qui reduiront au minimum les plaintes et l'insatisfaction. Commencez par definir des politiques claires pour l'utilisation de la prise de route et des vacances, le changement de quarts de travail ou la demande de certaines heures.

Il est essentiel que vos employes aient des directives claires pour vous indiquer quand ils ont besoin de conges et quelles heures ils sont disponibles pour travailler. Meme si vous ne serez jamais en mesure de satisfaire tout le monde tout le temps, suivre ces lignes directrices vous aidera a creer des horaires de travail equitables dans le meilleur interet de votre entreprise et de votre personnel.

1. Soyez clair au sujet de vos attentes

Une fois que vous avez etabli vos politiques d'horaires et de conges, assurez-vous de les inclure dans votre manuel de l'employe. Vous devriez egalement examiner les politiques verbalement avec chaque nouvelle embauche pour etablir un dialogue ouvert sur les heures de travail preferees, demander des vacances et utiliser les jours de maladie.

Assurez-vous que les employes comprennent comment demander des conges, qu'ils soient planifies a l'avance ou non. Qui contactent-ils s'ils tombent malades ou ont une urgence et ne peuvent pas venir travailler? Doivent-ils apporter un mot de medecin s'ils sont malades pendant une longue periode? Doivent-ils travailler un certain nombre d'heures par semaine pour obtenir une prise en compte de l'horaire? Comment demandent-ils le temps de PTO et de vacances et combien de preavis est requis?

L' etablissement d'une ligne de communication ouverte sur les horaires et les conges entrainera moins de plaintes et moins de confusion pour votre personnel, et moins de frustration et de paperasserie pour vous!

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2. Etablir une

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Il est inevitable que plusieurs employes demandent un conge au cours de la meme semaine ou a un moment particulierement occupe. Alors, comment decidez-vous qui l'obtient et qui doit travailler? La premiere chose a retenir est que les raisons de leur demande de conge ne devraient pas etre un facteur dans votre decision, pourvu qu'ils aient suivi vos politiques et demande le temps a l'avance.

Par exemple, un membre de l'equipe peut demander un conge parce qu'il n'a pas de baby-sitter. Un autre pourrait vouloir les mardis de conge pour assister a un cours. C'est leur affaire. Votre principale preoccupation est que vous pouvez compter sur eux une fois le calendrier etabli. Il en va de meme pour les vacances et les PTO. C'est leur temps et ce qu'ils envisagent d'en faire ne devrait affecter aucune decision de votre part.

Jetons un coup d'oeil a deux employes hypothetiques comme exemple-

  • Tom est un homme qui veut utiliser ses vacances pour se detendre a la maison avec sa famille.
  • Mary est toujours en deplacement et veut la meme semaine de conge pour partir en vacances avec sa famille.
Meme si Tom n'a pas l'intention d'aller nulle part, sa demande de conge est tout aussi importante que celle de Mary. Leurs plans ne devraient en aucun cas influencer votre decision. La seule facon juste de decider est le premier arrive, premier servi. Cette politique vous permettra d'economiser beaucoup de maux de tete et de garder les choses simples et directes pendant les periodes de vacances de pointe comme les vacances et les vacances d'ete.

Bien que de nombreuses entreprises tiennent compte de l'anciennete lorsqu'elles accordent des vacances, ce type de politique laissera a votre personnel le sentiment d'occuper un poste plus important que le rendement et la fiabilite au travail. D'un autre cote, une politique du premier arrive, premier servi elimine les plaintes legitimes parce qu'elles n'ont qu'a blamer de ne pas planifier suffisamment a l'avance.

3. Envisagez de regrouper les jours de maladie et les vacances

De nombreuses entreprises offrent maintenant un avantage de PTO qui regroupe les jours de maladie et les vacances. C'est un excellent moyen de donner a votre personnel plus de souplesse et de controle sur ses horaires tout en simplifiant le processus de prise de vue. Les employes aiment cette approche parce qu'elle semble plus juste.

Par exemple, lorsqu'un employe utilise son conge paye au debut de l'annee et tombe malade, il sait deja que ses jours de maladie ne seront pas payes. Esperons qu'ils apprendront a etre plus conservateurs avec leur PTO a l'avenir.

Mais qu'ils apprennent ou non, ils ne peuvent pas vous en plaindre. Cela signifie egalement que vous passerez moins de temps a traiter les demandes de temps de maladie et a vous inquieter si un employe est vraiment malade ou simplement sauter sur le travail.

4. Offrir des heures supplementaires et des temps de compomptes

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nombreuses entreprises permettent a leurs employes de faire des heures supplementaires, mais cela peut ne pas etre dans l'interet de votre entreprise. Si vous demandez a votre personnel de faire beaucoup d'heures supplementaires tout au long de l'annee, vous feriez probablement mieux d'embaucher du personnel supplementaire. D'autre part, si vous n'avez besoin que de travailleurs supplementaires pendant les heures de pointe une ou deux fois par an, offrir a vos employes des heures supplementaires pourrait etre plus rentable.

Certaines entreprises offrent egalement un temps de compp. Dans ce cas, les employes qui travaillent plus de 40 heures par semaine beneficient d'un conge comparable au lieu d'une remuneration des heures supplementaires. Cela peut sembler simple, mais cela a tendance a causer des problemes, surtout lorsque les employes qui ne sont pas admissibles aux heures supplementaires tentent de profiter de la politique. Il est probablement preferable de regler les problemes de planification et de gestion du temps ou d'embaucher du personnel supplementaire au besoin. Le

logiciel de planification reduit les heures supplementaires et les temps de comp en utilisant les previsions pour vous assurer que vous ne manquez jamais de personnel. Il elimine les erreurs humaines en gardant une trace de l'horaire et de la prise de vue de l'ensemble de votre personnel. Avec le logiciel de planification, vous n'avez jamais a vous soucier d'oublier de planifier le travail du personnel a la place d'une personne qui a un conge paye prevu.

En resume,
l'utilisation de pratiques equitables d'ordonnancement stimule le moral des employes et reduit le roulement de personnel tout en reduisant la paperasserie. Commencez par etablir des politiques claires en matiere d'horaires, de prise de route et de premier arrive, premier servi afin de minimiser l'insatisfaction et les plaintes des employes. Ensuite, rationalisez encore davantage le processus en regroupant les conges payes et les jours de maladie.

Enfin, utilisez un logiciel de planification pour reduire les couts de main-d'oeuvre en reduisant au minimum les heures supplementaires et en veillant a ce que les quarts de travail soient couverts adequatement.

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