Calendrier | 6 mins read

Erreurs courantes de planification des employes qui nuisent

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

La planification des quarts de travail des employes est une responsabilite essentielle pour la plupart des entreprises. Cependant, si vous n'etes pas prudent, cela peut aussi etre l'un des plus difficiles. De nombreuses organisations ne realisent pas leur plein potentiel en raison d'erreurs de planification courantes.

Heureusement, ces erreurs sont evitables. Vous avez simplement besoin de savoir ce qu'ils sont. Plus precisement, assurez-vous de ne pas soumettre a ces erreurs cles.

Ne pas rester organise Les competences

organisationnelles adequates, a tout le moins sont un must pendant le processus d'etablissement du calendrier. Il est facile de comprendre pourquoi oublier de planifier un quart de travail est une erreur que vous devez eviter. Si vous oubliez un quart de travail, vous devrez vous brouiller a la derniere minute pour trouver un employe disponible. Cela vous empeche d'aborder d'autres taches importantes.

Cela peut egalement compliquer votre horaire a l'avenir. Par exemple, vous auriez peut-etre normalement prevu que l'employe A travaille un quart de travail, mais vous l'avez oublie. Au moment ou vous vous rendez compte, l'employe A pourrait ne pas etre disponible. Meme si l'employe B est en mesure de les couvrir, vous devrez ajuster son horaire en consequence, sinon, l'employe A sera contrarie d'avoir manque son revenu parce que vous avez commis une erreur d'horaire.

Essayer de couvrir toutes les bases de derniere minute est extremement prejudiciable. Tenez compte des besoins de vos employes lors de l'etablissement des horaires. Ils ont une vie personnelle en dehors du travail. Il est plus facile de planifier leur vie personnelle lorsqu'ils connaissent leurs quarts de travail deux semaines ou plus a l'avance. De plus, certaines lois exigent que vous planifiez certains types de quarts a l'avance.

Cela etant dit, evitez de consacrer beaucoup de temps a la creation de calendriers. Utilisez plutot des outils modernes pour simplifier le processus.

L' intelligence artificielle permet aux utilisateurs d' automatiser la planification des employes, ainsi que de creer des calendriers favorables a utiliser pour reference future.

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Jouer les favoris

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ne sont pas tous interchangeables. Les niveaux de competence et les qualifications varieront. Rappelez-vous cela lors de la planification des quarts de travail.

Peut-etre que vous gerez un restaurant avec un bar populaire. Vous allez bouleverser vos clients si aucun des employes qui s'occupent d'un quart de travail ne sait comment troquer. Au moment de decider qui planifier un quart de travail donne, evaluez les types de taches dont les gens seront responsables. Cette etape de base vous aide a eviter un probleme important.

Selon la nature de votre entreprise, certains changements peuvent etre plus desirables que d'autres. Par exemple, vous possedez peut-etre un restaurant ou les employes ne mettent pas leurs pourboires en commun. Ou peut-etre que vous gerez un magasin de detail, et certains postes sont beaucoup plus occupes que d'autres.

Gardez cela a l'esprit lorsque vous faites des horaires. Vous ne voulez pas manquer de respect a certains de vos travailleurs en donnant toujours les quarts les plus desirables aux memes employes.

Cela dit, parfois un employe dont le rendement est relativement faible n'a pas gagne de meilleurs quarts de travail. Peut-etre qu'ils ne sont pas qualifies pour les gerer. Vous pourriez faire une mauvaise impression sur les clients si vous planifiez un employe incompetent a l'heure la plus occupee de la journee.

Discutez de cela lors des examens si un employe n'est pas vraiment qualifie pour couvrir les quarts de travail les plus desirables a ce jour. Ils auront plus de respect pour vous si vous travaillez avec eux pour apporter les ameliorations necessaires.

Negliger de communiquer

Identifiez une forme de communication avec laquelle la plupart de vos employes sont a l'aise. La standardisation de vos processus de communication facilitera la planification.

Cela dit, vous devez vous rappeler que differents types de travailleurs sont a l'aise avec differents types d'outils de communication. Les jeunes membres de la generation Y peuvent se sentir a l'aise de coordonner avec une application de messagerie comme Slack, tandis que les employes moins avertis de la technologie pourraient preferer le courriel. Ne choisissez pas une methode tant que vous n'etes pas sur que tout le monde la comprend.

En ce qui concerne les besoins des employes, la communication ne peut pas etre suffisamment soulignee.

Les employes devraient se sentir a l'aise d'exprimer leurs besoins. Assurez-vous que le processus de demande de conge est transparent et simple. Si les employes demandent certains quarts de travail, envisagez d'agir selon leurs souhaits si la demande est raisonnable. Un employe fort qui a des enfants a prendre soin peut avoir besoin de quarts de travail qui leur permettent de repondre a leurs besoins professionnels et personnels. Tant que vous ne derangerez pas les autres employes en apparaissant a jouer des favoris, considerez cela lors du processus de planification.

Cela s'etend a l'etablissement d'attentes claires. Les employes n'ont pas seulement besoin de savoir quand ils sont censes se presenter au travail. Ils doivent egalement savoir sur quelles taches vous attendez qu'ils se concentrent a leur arrivee. Parfois, ce n'est pas aussi clair que vous pourriez le penser.

Peut-etre que vous possedez une librairie. Pendant certains quarts de travail lents, les employes pourraient etre responsables du reapprovisionnement des etageres. Dans d'autres cas, vous pouvez vous attendre a ce qu'ils suppriment les anciens affichages saisonniers et les remplacent par de nouveaux.

Vos employes ne savent pas lire vos pensees. S'il y a plusieurs taches sur lesquelles ils pourraient se concentrer au cours d'un quart de travail donne, assurez-vous qu'ils comprennent quelles sont les plus importantes.

Compliquer les processus simples

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main-d'oeuvre represente generalement 70% des depenses globales, c'est pourquoi il est necessaire de garder le budget a l'esprit toujours lors de la planification. Pour ce faire, il faut tenir compte de tous les facteurs pertinents, y compris les taux des heures supplementaires et les formes supplementaires de remuneration. Par exemple, si vos employes travaillent parfois sur le terrain, vous devrez peut-etre les indemniser pour les frais de deplacement.

Une autre procedure simple qui tend generalement a etre mal geree est l'echange de postes d'employes.

Planifier correctement devient beaucoup plus simple lorsque vous utilisez les bons outils. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil qui permet aux employes d'echanger facilement des quarts de travail. Vous pouvez superviser le processus dans une certaine mesure, mais vous n'avez pas besoin de vous impliquer directement.

Il y aura des moments ou les employes doivent manquer leur travail. Ils devront demander aux autres de les couvrir quand cela se produira. Si vous avez un processus standardise que tout le monde connait, vous n'aurez pas a vous soucier de ces situations menant au chaos.

Enfin, il y a l'outil convoite auquel de nombreux proprietaires et gestionnaires d'entreprises se sont habitues, la bonne feuille de calcul.

Aussi important que d'utiliser les bons outils est, vous devez egalement eviter d'utiliser les mauvais outils. S'appuyer sur des ressources de planification obsoletes augmentera vos chances de faire une erreur.

Plus precisement, n'utilisez pas de tableur comme Excel lors de la creation de calendriers. Oui, lorsque votre entreprise est petite, les feuilles de calcul peuvent sembler repondre a vos besoins, mais au fur et a mesure que votre entreprise se developpe, elle peut devenir difficile a utiliser.

Dans de nombreux cas, l'edition de feuilles de calcul via des appareils mobiles est difficile (voire impossible). Comme les tableurs ne sont pas concus pour vos besoins specifiques, ils n'offrent pas non plus de fonctionnalites speciales de planification. A long terme, la mise a niveau vers des systemes d'ordonnancement robustes sera benefique.

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