Employee Scheduling Template | 7 mins read

Comment creer un modele de

how to create a basic employee scheduling template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

modele de planification des employes de base offrent plusieurs avantages en tant que solution de planification. Voici comment creer un modele de planification des employes standard pour votre entreprise.

La liste de taches pour un manager peut souvent sembler sans fin, ressemblant metaphoriquement a une porte tournante- quand une tache sort, une autre entre en jeu. Bien que ces taches varient au quotidien, une entreprise demeure un defi constant dans l'etablissement des horaires des employes. Cela est particulierement vrai pour ceux qui effectuent encore des taches de planification manuellement a l'aide de feuilles de calcul, ou encore plus simplement a l'aide d'un stylo et d'un papier.

Les modeles offrent plusieurs avantages a un horaire de travail, qu'il s'agisse d'un horaire mensuel ou hebdomadaire. A la base, les modeles du logiciel de planification des employes reduisent considerablement le temps de preparation necessaire a la creation de chaque programme. Laconservation et l'organisation des enregistrements sont egalement plus realisables, car tous les fichiers peuvent etre stockes sur un poste de travail ou une base de donnees cloud.

Bien que la simplicite de quelque chose comme un planning Excell puisse faire partie de la solution, le concept peut etre applique par differentes voies de logiciel de planification.

Ce qu'il faut inclure dans un modele

Lorsqu'il s'agit de la planification des quarts de travail, assurez-vous de commencer par appliquer les bases essentielles. Chaque modele d'horaire devrait presenter une duree de

  • 1 a 2 semaines de quarts d'employes a combler, avec des periodes de travail allant de 4 a 8 heures
  • Gardez une trace de la liste complete de l'equipe actuelle, y compris les noms et les coordonnees
  • Date de chaque jour, en d'autres termes, au lieu de seulement lundi, le La date doit etre indiquee comme etant le lundi 1/1
  • Heures de travail par quarts pour chaque jour, ce qui est particulierement important pour les entreprises qui offrent des heures plus longues ou plus courtes pendant des jours precis
  • Coordonnees du superviseur ou du gestionnaire
  • Representation visuelle claire des heures de travail, grace au suivi du temps, qui peut egalement etre codes par couleur, ce qui permet de lire plus facilement l'horaire
En ce qui concerne la liste et les coordonnees, listez ces elements sur le perimetre de l'horaire ou sur une nouvelle page si votre effectif est plus grand. Le calendrier lui-meme doit etre propre avec une presentation claire des heures de travail seulement.

Il ne devrait pas etre long ou difficile de determiner les jours et les heures de travail de chaque personne ou les emplois qu'elle exercera - qu'il s'agisse d'un quart de jour ou de nuit. Un calendrier encombre peut en detourner.

Afin de determiner si un horaire est optimise visuellement au mieux de ses capacites, essayez d'abord de le tester. Cela peut etre fait en
  1. experimentant avec un horaire plus ancien et en selectionnant un employe au hasard. Le temps qu'il faut pour localiser son quart de travail designe.
  2. Essayez a nouveau la premiere etape, mais tout en multitache avec quelque chose de petit, comme purger la boite de reception. Avec un nouvel employe a l'esprit, prenez un coup d'oeil a l'horaire et essayez de localiser le quart de travail de cet employe, tout en planifiant vous-meme.
S' il faut plus de 30 secondes pour localiser les quarts de travail et determiner le role de l'employe pendant ce quart de travail, l'horaire devra etre revise et simplifie.

Comment creer le modele

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Apres avoir rassemble toutes les bases essentielles, commencer a construire le modele, ce qui peut etre fait dans des programmes tels que Microsoft Excel ou Google Sheets, et commencer a brancher toutes les informations necessaires.

Bien que les produits Microsoft Office ne puissent pas fonctionner comme planificateur, ils peuvent etre utilises pour creer des planifications d'employes. Si vos employes ont des photos d'identification, ces photos peuvent etre utiles pour les outils d'assiduite afin de differencier davantage vos employes lors de la creation de l'horaire des employes.

Rappelez-vous - L'objectif final est de simplifier le modele de planification. Ne le compliquez pas trop en incorporant des graphismes de conception et des couleurs variees. En dehors de l'inclusion eventuelle de photos d'identite d'employe et de codage couleur, il est recommande de garder le canevas aussi propre que possible.

  1. Recherchez des modeles de planification d'employes dans un navigateur Web, en selectionnant un modele compatible avec le logiciel (Excel ou Google Sheets), et telechargez-le.
  2. Ouvrez le modele recemment telecharge avec le logiciel de la feuille de calcul. La plupart des modeles sont pre-remplis avec des sections, comme le nom, les dates, les heures, etc., de sorte que ces zones peuvent devoir etre personnalisees pour s'adapter a votre entreprise.
  3. Ajoutez ou supprimez des lignes indesirables en cliquant avec le bouton droit de la souris et en selectionnant Inserer ou Supprimer une ligne. Enregistrez continuellement votre travail tout au long du processus de creation.
  4. Selectionnez une cellule et modifiez en consequence, en remplissant le nom de chaque employe et en repetant le processus jusqu'a ce que tous les noms soient repertories. Ce faisant, gardez le meme ordre de noms pour chaque horaire. Cela permet aux employes de se familiariser et de trouver plus facilement leur nom sur les horaires futurs.
  5. Une fois que tous les noms ont ete saisis, remplissez toutes les heures prevues par employe. Pour ce qui est des pratiques exemplaires, chaque horaire ne devrait refleter qu'une semaine de quarts de travail. Cela evite la confusion pour les quarts de travail a venir pour les semaines suivantes.
  6. Une autre precaution a prendre pour eviter toute confusion est de coder chaque decalage de couleur, comme assigner l'ouverture deplace la couleur orange et fermer deplace la couleur bleue.
  7. Dressez la
  8. liste des taches et des roles specifiques que chaque employe effectuera a cote de l'heure de travail.
  9. Titrez la feuille de calcul avec la date de la semaine (ex- 1/1 1/8 de l'annexe) et indiquez votre nom commercial. A la peripherie, enumerer tous les contacts pertinents, comme les coordonnees des gestionnaires et des superviseurs.

Une fois termine, testez le modele pour faciliter la navigation et la lisibilite, en appliquant la regle de 30 secondes. Rappelez-vous, l'objectif est la simplicite et l'organisation. Si le programme reussit le test, finalisez-le et distribuez-le a tous les membres de l'equipe.

Pratique exemplaire pour l'utilisation du modele

Il y a des conseils cles a prendre en consideration lors de l'utilisation appropriee d'un calendrier de modele.

Astuce 1
La cle d'un calendrier solide est d'avoir une comprehension approfondie de votre equipe et de vos capacites individuelles. Savoir qui sont vos meilleurs employes et en tenant compte de leurs forces et de leurs faiblesses, sera benefique a long terme.

Astuce 2
Developpez une connaissance des tenants et aboutissants du fonctionnement de votre entreprise. Lorsque vous comprenez quels employes travaillent bien ensemble et a quelles heures de la journee, chaque quart de travail se deroulera plus facilement et la productivite augmentera en consequence.

Astuce 3
Respecter les demandes de conges des employes. Il est realiste que tous les quarts de travail ne peuvent pas etre approuves tout le temps, surtout pendant les periodes de pointe, comme l'ete et les jours feries nationaux, mais faire un effort pour montrer que vous vous souciez de la demande de chaque membre du personnel aidera a maintenir un moral sain. Cela contribue egalement a la loyaute des employes, car les gens sont plus susceptibles de rester chez un employeur qui respecte leurs employes.

Astuce 4
Distribuez le calendrier rempli des que possible. Fournir des horaires 2 3 semaines a l'avance profite a votre equipe, ainsi qu'a votre etablissement. Cela permet aux employes de mettre en ordre leurs affaires personnelles a l'avance et offre la meme occasion a la direction.

Astuce 5
Permettre la personnalisation par vos employes. Si quelqu'un ne peut pas faire un quart de travail, en raison d'une maladie ou d'une urgence de derniere minute, il doit incomber a cet employe de trouver un remplacant a remplir. Cela ouvre egalement un reseau de communication au sein de votre equipe, ce qui ameliore egalement le moral et renforce l'unite de l'equipe.

Astuce 6
Soyez ouvert a l'automatisation. Les modeles sont presque la solution parfaite pour la planification des employes, mais ils ont des limites. L'automatisation aide les gestionnaires a respecter les lois du travail d'etat a etat/de comte a comte et simplifie le processus de creation de planning en quelques minutes.

La puissance de l'automatisation L'

utilisation d'outils technologiquement avances avec des pratiques operationnelles quotidiennes, comme la planification, est essentielle dans les affaires modernes. Entre maintenir le moral des employes et suivre les lois du travail en constante evolution, tenter d'apaiser tout le monde est un travail plus facile a dire qu'a faire.

Toutefois, les employeurs doivent prendre les mesures necessaires pour mettre l'accent sur le bien-etre des employes, en commencant par la facon dont ils sont planifies.


Ces systemes permettent de creer facilement des horaires, de suivre les heures de travail et de calculer ces heures pour la paie. C'est aussi le moyen le plus simple de distribuer des horaires hebdomadaires/mensuels, car les employes recevront des notifications push sur leur smartphone lorsqu'un nouvel horaire sera mis en ligne et lorsque les demandes de conge auront ete approuvees ou refusees.


Lorsque vous cherchez a mettre a niveau les processus operationnels, l' automatisation est toujours la bonne solution.