Etablissement du calendrier d'equipe 9 etapes pour creer un horaire d'equipe efficace
Maker du calendrier d'equipe Guide pratique sur la facon de planifier les equipes Les
nouveaux proprietaires de restaurants se sentiront un peu depasses par l'horaire des employes. Combien de serveurs devraient-ils planifier pour le quart de dejeuner? Quels sont les employes qui ne peuvent travailler qu'a temps partiel et quelles heures ont-ils a travailler? Comment le restaurant peut-il s'assurer que les clients recoivent la plus haute qualite de service pendant chaque quart de travail? Quelle methode d'etablissement des horaires devrait-elle utiliser pour s'assurer que les employes recoivent leur horaire de travail a temps?
La planification est un travail complexe qui oblige les gestionnaires a resoudre les problemes et a etre organises. Compte tenu de toutes les autres responsabilites liees a la propriete des restaurants, il doit y avoir un moyen de rationaliser l'horaire et de gagner du temps. Lisez a l'avance pour decouvrir comment les proprietaires de restaurants peuvent utiliser un createur d'horaires pour optimiser le processus de planification.
1. Createur de calendrier d'equipe Creer
des normes Les gestionnaires doivent determiner la quantite de travail que chaque membre de l'equipe doit accomplir dans un certain laps de temps, en fonction de son role. La facon dont ils mesurent le travail dependra de la taille et de la portee du restaurant. Par exemple, un lave-vaisselle doit executer une charge toutes les heures dans un etablissement a rythme rapide. Dans un petit restaurant, il peut seulement avoir besoin d'executer une charge toutes les 2 heures.
Les gestionnaires doivent d'abord decrire chaque description de poste et indiquer la personne qui en est responsable. Il/elle doit noter toutes les taches associees a ce poste en fonction du quart de travail. Cela signifie que les taches requises pour le meme role peuvent fluctuer parce que certains quarts de travail sont plus occupes que d'autres. Cette etape aidera a optimiser la planification future des employes. La bonne nouvelle, c'est que cela ne doit etre fait qu'une seule fois.
2. Createur du calendrier d'equipe Evaluer
le niveau d'activite actuel Le responsable doit examiner les donnees historiques sur les ventes et la main-d'oeuvre pour analyser l'occupation du restaurant pendant chaque quart de travail. Les systemes POS et les logiciels de planification des employes permettent aux utilisateurs d'imprimer des rapports qui utilisent des graphiques et des graphiques puissants. Les gestionnaires devraient utiliser ces rapports pour comprendre les tendances et prendre des decisions plus precises en matiere de planification.
3. Createur de planification d'equipe Predire les niveaux d'activite
Pour creer des modeles de planification a l'avenir, les responsables peuvent utiliser les donnees historiques de ventes et de main-d'oeuvre qu'ils ont deja collectees. Ils peuvent identifier les heures de pointe et les heures lentes tout au long de la journee, de la semaine et du mois. Par exemple, les donnees historiques montrent que la fete du travail est toujours deux fois plus occupee que tous les autres week-ends. Les gestionnaires peuvent alors planifier a l'avance et avoir plus d'employes a portee de main pendant cette fin de semaine.
4. Createur de planification d'equipe Determinez le nombre d'employes dont vous avez besoin
Maintenant, il est temps pour la direction de calculer le nombre d'employes par poste a l'aide de la formule suivante -
Nombre total Equipes/Employes par poste = Normes de production/Nombre de clients
Par exemple, un employe de waitstaff est en mesure de servir 15 clients dans un quart de travail de 4 heures. Le restaurant estime qu'il y aura 60 clients pendant ce quart de travail de 4 heures. Par consequent, la direction devra planifier 4 serveurs pendant cette periode.
5. Considerez la disponibilite
des employes Les gestionnaires doivent toujours tenir compte de la disponibilite des employes avant de creer un horaire de travail. Ils devraient utiliser des donnees historiques pour predire l'absenteisme et consulter les avocats avant de prevoir des heures supplementaires. Ils doivent toujours se souvenir des demandes de conges, des employes a temps partiel ou a temps plein, et du droit du travail/conformite.
Bien que la direction ait besoin de couvrir tous les quarts de travail pour rationaliser les operations, elle doit egalement maintenir le moral des employes. S'ils oublient la disponibilite des employes, les membres de l'equipe seront contraries. Il cree egalement plus de travail pour les gestionnaires, car ils doivent constamment retravailler les horaires et les renvoyer.
6. Createur de planification d'equipe Choisissez le systeme de planification
La plupart des restaurants utilisent un planificateur d'equipe avec des fonctionnalites telles que le glisser-deposer, les mises a jour instantanees et un systeme de messagerie. Bien que les clients aient des besoins differents, certains systemes sont plus efficaces que d'autres.
Les options moins couteuses incluent Microsoft Excel ou un modele en ligne gratuit. D'autres preferent les logiciels tels que ZIPSchedules, qui envoie des rappels, s'integre au logiciel de paie et permet aux utilisateurs d'entrer/approuver des demandes de conge.
7. Createur de calendrier d'equipe Obtenir l'approbation
Les superviseurs doivent toujours obtenir l'approbation de la direction avant de finaliser un calendrier de travail. Les deux parties peuvent examiner les couts de main-d'oeuvre, la disponibilite des employes et les exigences du restaurant pour s'assurer que l'horaire est acceptable. Si le proprietaire cree le calendrier, il doit le revoir a nouveau et demander des commentaires des employes avant qu'il ne soit envoye.
8. Createur de calendrier d'equipe Partager le calendrier avec le personnel
Une fois que les gestionnaires finalisent et recoivent l'approbation du calendrier de travail, ils peuvent le remettre a l'equipe.
Si le responsable utilise Excel, il/elle enverra le planning par e-mail. Les solutions logicielles publient et mettent a jour automatiquement le nouveau calendrier, ce qui donne aux employes une plus grande autonomie. Cette derniere option elimine egalement les erreurs et minimise la charge de travail du ministere/de la direction des RH.
Certains clients utilisent encore du stylo et du papier pour creer l'horaire. Ils le publient sur un tableau d'affichage et disent aux employes de le verifier chaque semaine un jour precis.
9. Equipe Schedule Maker Revoir regulierement
Pour optimiser la planification des employes, les employes doivent revoir regulierement les anciens horaires. Ou ont-ils fait des erreurs? Quels changements necessitent plus de serveurs? Quand les employes sont-ils plus susceptibles d'appeler malades? Si le restaurant suit et optimise regulierement un horaire, il sera toujours meilleur a l'avenir. Cela ameliorera le moral des employes, reduira la charge de travail du gestionnaire et ameliorera la qualite du service a la clientele.
Principaux points a retenir du createur de l'horaire d'equipe
En conclusion, voici ce qu'il faut savoir sur l'etablissement d'un horaire de travail d'equipe et sur la creation d'un horaire de travail efficace -
- Les gestionnaires devraient creer des normes de travail et enumerer les taches requises pour chaque role pour chaque quart de travail. Ils doivent ensuite analyser la facon dont le restaurant est occupe a certains moments de la journee avant de creer l'horaire.
- Les superviseurs devraient prevoir les niveaux d'activite. Ils peuvent utiliser des donnees historiques sur les ventes et la main-d'oeuvre pour evaluer quand le restaurant aura besoin de plus d'employes a portee de main.
- Les gestionnaires doivent tenir compte de la disponibilite des employes avant de creer l'horaire. Ils doivent egalement choisir une methode pour creer un planning optimise. Les options incluent Microsoft Excel, un modele en ligne ou une solution logicielle automatisee.
- Les superviseurs devraient approuver le calendrier avec la direction. Ils peuvent ensuite partager l'horaire de travail avec les employes. La direction devra revoir regulierement le calendrier pour l'optimiser davantage et repondre aux besoins des clients et des employes.
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