Guide etape par etape pour creer un calendrier dans Excel
Guide pour devenir un createur d'horaire dans Excel Les gestionnaires de
restaurants savent a quel point il est complique de creer un horaire hebdomadaire. Avec les demandes de conges, les fluctuations de la disponibilite des employes et les nouvelles exigences operationnelles, la planification n'est pas pour les faibles.
Les methodes traditionnelles de stylo, de papier et de tableaux d'affichage ne sont pas tres raisonnables pour les grandes chaines de restaurants avec des equipes a plusieurs endroits. Meme les petits clients ont besoin de meilleures facons de creer l'horaire des employes, car ils ont des ressources plus limitees. Lorsque les responsables consacrent trop de temps a la planification, cela laisse moins de temps aux nouvelles campagnes marketing, a la formation des employes et plus encore.
Alors, quelle est la solution? De nombreux restaurants utilisent Microsoft Excel pour creer des horaires de travail. Voici un guide pratique sur l'utilisation d'un modele Excel.
1. Planifier Maker dans Excel Trouvez d'
abord le bon modele, l'utilisateur doit ouvrir Microsoft Excel et cliquer sur l'onglet Fichier. Ensuite, il doit selectionner Nouveau et double-cliquer sur le bouton Planifications. Cette option se trouve dans la section Modeles disponibles de l'ecran. Les gestionnaires peuvent choisir le modele de fabricant de calendrier est le meilleur pour le restaurant. Il existe differents types disponibles, en fonction de l'industrie et de la portee de l'entreprise. Voici les meilleurs modeles de planification des quarts de travail a choisir -
- Spreadsheet123 - Calendrier des quarts de travail gratuit et facile a utiliser qui rivalise avec les applications de planification et les solutions logicielles.
- Systemes de gestion des entreprises - Un horaire hebdomadaire moins complet que le tableur 123, mais bon pour les petites entreprises. Il est egalement plus facile a utiliser que tout autre modele de planification Excel.
- Vertex42 - Bon pour ceux qui aiment les processus manuels. Tres basique et bon pour les petits convives avec peu d'employes.
2. Planifier le createur dans Excel Saisissez les noms et
les dates L'axe X (a travers) est l'endroit ou le responsable saisisse le nom de l'employe. L'axe des Y (horizontal) est l'endroit ou le gestionnaire entre les jours et heures de travail de l'employe. La plupart des utilisateurs saisissent la date sous forme standard, par exemple Mois-jour - Maj Pour creer une serie logique de dates, les utilisateurs peuvent cliquer avec le bouton droit de la souris sur le coin d'une cellule de date et faire glisser et maintenir le curseur sur les cellules voisines. Cela permet de gagner du temps et d'assurer une plus grande precision.
3. Planifier Maker dans Excel Creer des quarts de travail et Personnaliser
Sous chaque jour de travail, l'utilisateur doit entrer le role et la duree du quart de travail de l'employe. Ce type d'horaire de travail sera tres nu mais simple. Pour faciliter la lecture du modele de planification, l'utilisateur peut le personnaliser avec des donnees importantes en gras ou des couleurs de remplissage et des tailles de cellule modifiees. Il
n'y a pas de bonne ou de mauvaise facon de personnaliser un horaire de travail. Etant donne qu'il existe de nombreuses facons d'adapter les modeles de planification, les utilisateurs peuvent passer du temps a les ajuster pour repondre aux besoins de l'entreprise.
4. Planification de planification dans Excel Suivi des absences et des preferences La
planification est compliquee lorsque les demandes de conge et la disponibilite sont distinctes de la planification. Heureusement, il existe plusieurs plugins disponibles pour aider a garder toutes les donnees pertinentes en un seul endroit. Google Calendar, Todoist, WokFlowy ou Wunderlist sont toutes les options disponibles.
Ces applications enverront des notifications aux utilisateurs autorises lorsqu'ils en ont besoin. Les gestionnaires peuvent utiliser ces plugins pour s'assurer que chaque horaire de travail est aligne sur la disponibilite.
5. Planifier dans Excel Planifier des quarts de travail hautement prioritaires
Les premiers gestionnaires doivent planifier des quarts de travail hautement prioritaires avant les quarts de travail a faible priorite. Un changement hautement prioritaire signifie qu'il n'est pas negociable. Si un employe doit etre affecte a un horaire ou quart de travail quotidien particulier, l'utilisateur peut d'abord le saisir dans le calendrier Excel.
Lorsque les quarts de travail essentiels sont termines, il est beaucoup plus simple de planifier les membres restants de l'equipe. Les gestionnaires peuvent egalement identifier les membres de l'equipe qui ont tendance a echanger des quarts de travail ou qui ont des problemes d'horaire. Ils peuvent creer un calendrier de sauvegarde base sur ces membres pour eviter les modifications de derniere minute.
6. Planifier dans Excel Communiquer le calendrier Les
travailleurs doivent consulter le calendrier a l'avance pour identifier les problemes et planifier leur temps en consequence. Avec Excel, les gestionnaires peuvent telecharger le planning directement sur Google Drive.
Le systeme convertira automatiquement le document en feuille de calcul afin que l'utilisateur puisse le partager avec l'equipe. Google Sheets est un systeme tres securise pour les restaurants, bien que les grandes chaines peuvent vouloir plus de securite.
Principaux points a retenir de Schedule Maker
dans Excel En conclusion, voici ce qu'il faut savoir sur les modeles
- Excel - Tableur 123, Business Management Systems et Vertex42 sont des modeles de planification que les gestionnaires de restaurant peuvent choisir.
- L' axe des X represente les noms des employes et l'axe Y represente les jours/quarts de travail. L'utilisateur peut ensuite creer et personnaliser la planification, en fonction des besoins de l'entreprise.
- Les gestionnaires doivent utiliser un plugin comme rappel pour les demandes de conge, la disponibilite des employes et d'autres informations pertinentes. Cela ameliorera la precision et simplifiera le processus d'etablissement des calendriers. Cela permettra egalement d'economiser beaucoup de temps.
- Les utilisateurs doivent d'abord planifier des quarts de travail hautement prioritaires pour gagner du temps et simplement le reste de la planification. Ils devraient egalement creer un calendrier de sauvegarde si un employe n'est pas disponible. Cela empechera le remaniement de derniere minute. Enfin, les gestionnaires peuvent envoyer l'horaire aux employes via Google Drive/Sheets.
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