Como crear una plantilla de programacion de tiempo en Excel

Plantilla de horario May 28, 2021

Priyanka Bhadani

Escritora

Como crear una plantilla de programacion de tiempo

Muchos gerentes de restaurantes se quejan cuando es hora de crear el horario de trabajo semanal. Entre la gestion de inventarios, la presupuestacion y la gestion de quejas de los clientes, hay poco tiempo para centrarse en el horario de los empleados.

Tradicionalmente, los gerentes de restaurantes dedicaban aproximadamente 3 horas a crear plantillas de horarios con boligrafo y papel. Esto llevo mucho tiempo, complicado y maduro para el error humano. Con las herramientas y tecnologias modernas, los gerentes pueden ahorrar tiempo en la creacion de la programacion de turnos para que puedan centrarse en tareas mas criticas. Una de estas herramientas se denomina plantilla de programacion de tiempo.

Una plantilla de programacion de tiempo es un calendario de un periodo de tiempo especifico con datos relacionados con la mano de obra. Estos datos incluyen nombres de empleados, horas de trabajo por turnos e incluso roles asignados para ese dia. Los gerentes utilizan una plantilla de calendario para asignar horas de trabajo a los miembros del equipo. Eligen un dia y un metodo para distribuir el calendario para que los empleados conozcan su horario semanal.

Es mucho mas sencillo crear una plantilla de planificacion de empleados en Excel que utilizar lapiz y papel. Hay filas, columnas, tablas y caracteristicas de personalizacion. No hay necesidad de dibujar ni escribir nada. Los gerentes pueden editar facilmente los horarios antiguos, copiarlos y enviarlos por correo electronico.

Los empleadores no solo ahorran mucho tiempo, sino que tambien minimizan los errores de programacion. El personal del restaurante es mas feliz y los gerentes pueden responsabilizar a todos por sus horas asignadas. Como resultado, los miembros del equipo aparecen a tiempo con una actitud positiva, listos para trabajar. Esto disminuye la tasa de facturacion, mejora la calidad del servicio al cliente y puede conducir a un aumento en las ventas.

Entonces, como puede un gerente hacer una plantilla de programacion de tiempo en Excel? Lea con anticipacion algunas practicas recomendadas.

1. Abrir nueva hoja de calculo para crear plantilla de programacion de tiempo

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Abra una hoja de calculo nueva en Word Excel y nombre. El nombre debe ser facil de recordar y probablemente debe incluir las fechas del horario de trabajo. Por ejemplo, un buen nombre puede ser Programacion semanal del 11 al 17 de agosto. No olvide guardar la hoja de calculo a medida que se ingresan mas datos.

2. Crear columnas y encabezados en plantilla de programacion de tiempo

En la primera fila de la nueva plantilla de planificacion de trabajo, cree encabezados para la columna. La mayoria de los gerentes introducen Nombre del empleado en la primera columna (eje X). A continuacion, enumeran los dias de la semana en las columnas siguientes. Si la programacion del empleado es de mas de una semana, utilice fechas para los encabezados de las columnas. Muchos empleadores prefieren negrita sus encabezados para mostrar un fuerte contraste con otros datos. Esto facilitara la lectura de los miembros del equipo.

3. Plantilla de programacion de tiempo- enumera todos los nombres de empleados

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Enumere a cada empleado bajo esa primera columna. Los restaurantes pueden usar su nombre o ID, aunque un ID puede ser mas confuso para los espectadores. Es fundamental enumerar todos los nombres de los empleados en las plantillas de programacion de trabajo porque el numero de empleados afecta a la gestion de turnos.

4. Introducir Horarios de Turnos Diarios en la Plantilla

Ingrese los tiempos de turno para cada empleado y dia de trabajo. Esto permite a los empleados mirar rapidamente la plantilla de programacion diaria para encontrar las horas asignadas para ese periodo de tiempo. El gerente debe guardar la plantilla de planificacion del empleado y editar/introducir nuevos datos cuando llegue el momento de crear una nueva programacion.

5. Compartir plantilla de programacion de tiempo con el personal

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Muchos gerentes imprimen el calendario y lo publican en un tablon de anuncios durante un dia especifico de la semana. Si bien este metodo es comun, no siempre es optimo. Los empleados pueden olvidarse de mirar el horario y no presentarse a las horas asignadas. Otros empleadores prefieren guardar el archivo y enviarlo por correo electronico. Debido a que los empleados revisen sus telefonos repetidamente durante todo el dia, esta es probablemente una mejor manera de compartirlo.

Independientemente del metodo, los gerentes deben asegurarse de que todos los empleados sepan exactamente donde y cuando encontrar plantillas de programacion semanal. Esto optimizara la rendicion de cuentas en el lugar de trabajo y asegurara que los empleados aparezcan en sus turnos. Los empleados pueden planificar con anticipacion su turno y presentarse preparados y listos para empezar.

Plantilla de calendario de tiempo para las takeaways clave

En conclusion, esto es lo que debe saber acerca de una plantilla de horario de trabajo semanal-

las plantillas de horario de trabajo ahorran tiempo, dinero y mantienen la rendicion de cuentas en el lugar de trabajo. Debido a que los gerentes tienen mas tiempo, pueden centrarse en tareas mas importantes.
Primero, abre una nueva hoja de calculo y dale un nombre facil de recordar. A continuacion, cree columnas y encabezados. El eje X debe incluir nombres de empleados y el eje Y debe incluir turnos y horas de trabajo.
Es importante enumerar todos los nombres de los empleados en esa primera columna porque el numero de empleados afecta a la gestion de turnos. A continuacion, introduzca los horarios de turno diario para cada empleado y dia laboral.
Por ultimo, elija un metodo para compartir la programacion con los miembros del equipo. Algunos empleadores imprimen las plantillas del horario de trabajo y las colocan en un tablon de anuncios. Otros guardan el archivo y lo envian a traves de un correo electronico. Independientemente del metodo, los empleados necesitan saber exactamente donde y cuando encontrar sus horarios. Esto asegurara que aparezcan a tiempo y vengan preparados.