Programa de trabajo de los empleados | 5 mins read

Practicas recomendadas para crear un horario de trabajo de los empleados justo

best practices for creating a fair employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Crear calendarios de trabajo justos de los empleados y politicas de tiempo libre puede ser una tarea desalentadora para muchos empleadores. Pero como empleador y propietario de negocios, no hay duda de que tambien es una de las tareas mas importantes para mantener a sus empleados felices y su negocio funcionando sin problemas.

Por supuesto, la comunicacion entre usted y su personal es clave, pero hay algunas practicas recomendadas que puede seguir que mantendran las quejas y la insatisfaccion al minimo. Comience definiendo politicas claras para usar el tiempo de descanso y de vacaciones, cambiar turnos o solicitar ciertas horas.

Es esencial que sus empleados cuenten con directrices claras para que sepan cuando necesitan tiempo libre y que horas estan disponibles para trabajar. Aunque nunca podra complacer a todo el mundo todo el tiempo, seguir estas pautas le ayudara a crear calendarios de trabajo justos de los empleados en el mejor interes de su negocio y su personal.

1. Sea claro acerca de sus expectativas

Una vez que establezca sus politicas de programacion y tiempo libre, asegurese de incluirlas en su manual de empleados. Tambien debe revisar las politicas verbalmente con cada nuevo contrato para establecer un dialogo abierto sobre sus horas de trabajo preferidas, solicitar tiempo de vacaciones y utilizar dias de enfermedad.

Asegurese de que los empleados entiendan como solicitar tiempo libre, ya sea que este planificado con anticipacion o no. A quien contactan si se enferman o tienen una emergencia y no pueden venir a trabajar? Necesitan traer una nota medica si estan enfermos durante un periodo prolongado? Tienen que trabajar un cierto numero de horas por semana para ganar la consideracion de programacion? Como solicitan PTO y tiempo de vacaciones y cuanto aviso se requiere?

Establecer una linea abierta de comunicacion sobre la programacion y el tiempo libre dara lugar a menos quejas y menos confusion para su personal, y menos frustracion y papeleo para usted!

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2. Establecer una

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haber momentos en los que varios empleados solicitan tiempo libre durante la misma semana o en un momento especialmente ocupado. Entonces, como decides quien lo consigue y quien tiene que trabajar? Lo primero que hay que recordar es que sus razones para pedir el tiempo libre no deben ser un factor en su decision, siempre y cuando sigan sus politicas y soliciten el tiempo con anticipacion.

Por ejemplo, un miembro del equipo podria pedir los viernes libres porque no tienen una ninera. Otro podria querer los martes libres para asistir a una clase. Eso es asunto suyo. Su principal preocupacion es que usted puede contar con ellos una vez que se hace el horario. Lo mismo ocurre con el tiempo de vacaciones y la toma de fuerza. Ese es su tiempo y lo que planean hacer con el no deberia afectar a ninguna decision de su parte.

Echemos un vistazo a dos hipoteticos empleados como ejemplo-

  • Tom es un hogar que quiere usar su tiempo de vacaciones para relajarse en casa con su familia.
  • Mary siempre esta en movimiento y quiere la misma semana libre para ir de vacaciones con su familia. Aunque Tom no planea ir a ninguna parte, su solicitud de tiempo libre es tan importante como la de Mary. Sus planes no deberian influir en su decision de ninguna manera .
La unica manera justa de decidir es por orden de llegada. Esta politica le ahorrara muchos dolores de cabeza y mantendra las cosas simples y sencillas durante las horas de vacaciones pico, como las vacaciones y las vacaciones de verano.

Aunque muchas empresas consideran la antigueedad al conceder tiempo de vacaciones, este tipo de politica hara que su personal se sienta mas importante que el rendimiento y la fiabilidad del trabajo. Por otra parte, una politica por orden de llegada elimina las quejas legitimas porque solo tienen la culpa de no planear lo suficientemente lejos.

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3. Considere agrupar dias de enfermedad y tiempo de vacaciones

Muchas empresas estan ofreciendo ahora un beneficio de PTO que agrupa dias de enfermedad y tiempo de vacaciones. Esta es una excelente manera de dar a su personal mas flexibilidad y control sobre sus horarios, a la vez que simplifica el proceso de toma de fuerza. A los empleados les gusta este enfoque porque parece mas justo.

Por ejemplo, cuando un empleado consume su tiempo libre pagado a principios de ano y luego se enferma, ya sabe que sus dias de enfermedad no seran remunerados. Con suerte, aprenderan a ser mas conservadores con su PTO en el futuro.

Pero aprendan o no, no pueden quejarse de ello. Tambien significa que pasara menos tiempo tratando con solicitudes de tiempo por enfermedad y preocupandose si un empleado esta realmente enfermo o simplemente omitiendo el trabajo.

4. Ofrecer horas extras y

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Muchas empresas permiten a sus empleados trabajar horas extras, pero eso puede no ser en el mejor interes de su empresa. Si usted esta pidiendo a su personal que ponga un monton de horas extras durante todo el ano, probablemente seria mejor contratar personal adicional. Por otro lado, si solo necesita trabajadores adicionales durante las horas de trabajo una o dos veces al ano, ofrecer a sus empleados horas extras podria ser mas rentable.

Algunas empresas tambien ofrecen tiempo de compensacion. En este caso, los empleados que trabajan mas de 40 horas a la semana obtienen un tiempo libre comparable en lugar de pagar horas extras. Esto puede parecer una solucion simple, pero tiende a causar problemas, especialmente cuando los empleados que no califican para horas extras intentan aprovechar la poliza. Probablemente sea mejor abordar los problemas de programacion y gestion del tiempo o contratar personal adicional segun sea necesario.

El software de programacion reduce el tiempo extra y el tiempo de compensacion mediante la utilizacion de pronosticos para garantizar que nunca tenga suficiente personal. Elimina los errores humanos al realizar un seguimiento de la programacion de todo el personal y de la toma de fuerza. Con el software de programacion, nunca tendra que preocuparse de olvidarse de programar personal para trabajar en lugar de alguien que esta en tiempo libre pagado planificado.

En resumen,
la utilizacion de practicas de programacion justas aumenta la moral de los empleados y reduce la rotacion mientras reduce el papeleo. Comience por establecer una programacion clara, PTO y politicas por orden de llegada para minimizar la insatisfaccion y las quejas de los empleados. A continuacion, simplifique aun mas el proceso mediante la agrupacion de tiempo libre pagado y dias de enfermedad.

Y, por ultimo, utilice software de programacion para reducir los costos de mano de obra minimizando las horas extras y asegurando que los turnos esten cubiertos adecuadamente.

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