Employee Scheduling Template | 7 mins read

Como crear una plantilla basica de planificacion de empleados

how to create a basic employee scheduling template
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Las plantillas proporcionan varios beneficios como una solucion de programacion. A continuacion se explica como crear una plantilla de programacion de empleados estandar para su empresa.

La lista de tareas para un gerente puede parecer a menudo interminable, metaforicamente parecida a una puerta giratoria- cuando una tarea sale, otra entra. Aunque esas obligaciones varian en el dia a dia, una empresa sigue siendo un reto constante en la programacion de los empleados. Esto es especialmente cierto para aquellos que aun completan tareas de programacion manualmente a traves de hojas de calculo, o incluso mas simplistamente con un lapiz y papel.

Las plantillas proporcionan varios beneficios a un horario de trabajo, ya sea mensual o semanal. En su nucleo, las plantillas del software de programacion de empleados reducen drasticamente la cantidad de tiempo de preparacion que se dedica a crear cada horario. Laretencion de registros y la organizacion tambien es mas factible, ya que todos los archivos se pueden almacenar en una base de datos de escritorio o en la nube.

Aunque la simplicidad de algo asi como un horario de Excell puede ser parte de la solucion, el concepto se puede aplicar a traves de diferentes vias de programacion de software.

Que incluir en una plantilla

Cuando se trata de la programacion de turnos, asegurese de comenzar con la aplicacion de conceptos basicos esenciales. Cada plantilla de programacion debe presentar de

  • 1 a 2 semanas de turnos de empleados para llenar, con ventanas de turnos que van de 4 a 8 horas
  • Mantenga un registro de una lista completa del equipo actual, incluyendo nombres e informacion de contacto
  • Fecha de cada dia en otras palabras, en lugar de solo lunes, el fecha debe escribirse como Lunes 1/1
  • Horas de trabajo por turnos para cada dia, lo cual es especialmente importante para las empresas que ofrecen horas mas largas/mas cortas en dias especificos
  • Informacion de contacto del supervisor o gerente Una
  • representacion visual clara de las horas de trabajo, a traves del seguimiento del tiempo, que puede tambien debe estar codificado por colores, lo que permite que la programacion lea mas facilmente
En cuanto a la lista y la informacion de contacto, enumere esos elementos en el perimetro de la programacion, o en una pagina nueva si su numero de personal es mayor en tamano. El calendario en si debe estar limpio con una presentacion clara de las horas de trabajo solamente.

No debe tardar mucho ni ser dificil determinar los dias y horas que cada persona trabajara o los trabajos que desempenara, ya sea un turno de dia o de noche. Un horario desordenado puede restar importancia a esto.

Con el fin de determinar si un horario se optimiza visualmente al maximo de su capacidad, intente probarlo primero. Esto se puede hacer
  1. experimentando con un horario mas antiguo y seleccionando a un empleado al azar. Tiempo de cuanto tiempo se tarda en localizar su turno designado.
  2. Prueba el primer paso de nuevo, pero mientras multitarea con algo pequeno, como purgar la bandeja de entrada. Con un nuevo empleado en mente, eche un vistazo a la programacion e intente localizar el turno de ese empleado, mientras que tambien se sincronizara usted mismo.Si una plantilla de planificacion de turnos tarda mas de 30 segundos en localizar dichos turnos y determinar el rol del empleado durante ese turno, el horario tendra que ser revisado y simplificado .

Como crear la plantilla de

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Despues de recopilar todos los conceptos basicos esenciales, comenzar a construir la plantilla, que se puede hacer en programas como Microsoft Excel o Google Sheets, y comenzar a conectar toda la informacion necesaria.

Aunque los productos de Microsoft Office no pueden funcionar como creador de programacion, se pueden utilizar para crear programaciones de empleados. Si sus empleados tienen fotos de identificacion, estas pueden ser utiles para herramientas de asistencia de tiempo para diferenciar aun mas a sus empleados a la hora de crear el horario de empleados.

Recuerde - El objetivo final es simplificar la plantilla de programacion. No lo compliques demasiado incorporando graficos de diseno y varios colores. Ademas de incluir potencialmente fotos de identificacion de empleados y codigos de colores, se recomienda mantener el lienzo lo mas limpio posible.

  1. Busque plantillas de programacion de empleados en un navegador web, seleccione una que sea compatible con el software (Excel o Hojas de calculo de Google) y descarguela.
  2. Abra la plantilla recien descargada con el software de hoja de calculo. La mayoria de las plantillas vienen rellenadas previamente con secciones, como nombre, fechas, horas, etc., por lo que estas areas pueden tener que ser personalizadas para adaptarse a su negocio.
  3. Agregue o elimine filas no deseadas haciendo clic con el boton secundario del mouse y seleccionando Insertar o Eliminar fila. Guarde continuamente su trabajo durante todo el proceso de creacion.
  4. Seleccione una celda y edite en consecuencia, rellenando el nombre de cada empleado y repitiendo el proceso hasta que aparezcan todos los nombres. Al hacerlo, mantenga el mismo orden de nombres para cada programacion. Esto proporciona familiaridad y facilita a los empleados localizar sus nombres en horarios futuros.
  5. Despues de introducir todos los nombres, rellene todas las horas programadas por empleado. En el caso de las mejores practicas, cada horario solo debe reflejar el valor de turnos de una semana. Esto evita la confusion de los proximos turnos para las semanas siguientes.
  6. Otra precaucion a tomar para evitar la confusion es codificar el color de cada turno, como asignar los cambios de apertura el color naranja y el cierre cambia el color azul.
  7. Enumere los trabajos/roles especificos que cada empleado desempenara junto al tiempo de turno.Asigne
  8. el titulo de la hoja de calculo con la fecha de la semana (por ejemplo- 1/1 1/8 Horario) e incluya el nombre de su empresa. En la periferia, enumere todos los contactos relevantes, como la informacion de contacto de los gerentes y supervisores.

Una vez completada, pruebe la plantilla para facilitar la navegacion y la legibilidad, aplicando la regla de 30 segundos. Recuerde, el objetivo es la simplicidad y la organizacion. Si el programa supera la prueba, finalizarla y distribuirla a todos los miembros del equipo. Licencia

Practicas recomendadas para utilizar la plantilla

Hay consejos clave a tener en cuenta cuando se utiliza correctamente una programacion con plantilla.

Consejo 1
La clave para un programa solido es tener una comprension profunda de su equipo y capacidades individuales. Saber quienes son sus mejores empleados y teniendo en cuenta sus fortalezas y debilidades, pagara dividendos a largo plazo.

Consejo 2
Desarrolle un conocimiento de los entresijos de como funciona su negocio. Cuando comprenda que empleados trabajan bien juntos y durante que horas del dia, cada turno funcionara con mayor fluidez y la productividad aumentara como resultado.

Consejo 3
Respetar las solicitudes de tiempo libre de los empleados. De manera realista, no todos los turnos pueden ser aprobados todo el tiempo, especialmente durante las temporadas altas, como el verano y las fiestas nacionales, pero hacer un esfuerzo para demostrar que usted se preocupa por la solicitud de cada miembro del personal ayudara a mantener una moral saludable. Esto tambien ayuda con la lealtad de los empleados, ya que las personas son mas propensas a quedarse con un empleador que respeta a sus empleados.

Consejo 4
Distribuya el programa completado tan pronto como sea posible. Proporcionar horarios de 2 3 semanas de antelacion beneficia a su equipo, asi como a su establecimiento. Hacer esto permite a los empleados poner sus asuntos personales en orden antes de tiempo, y presenta la misma oportunidad a la direccion.

Sugerencia 5
Permitir la personalizacion por parte de sus empleados. Si alguien no puede hacer un turno, debido a una enfermedad o una emergencia de ultima hora, la responsabilidad debe estar en ese empleado para encontrar un reemplazo para llenar. Esto tambien abre una red de comunicacion entre tu equipo, que tambien mejora la moral y construye la unidad del equipo.

Consejo 6
Este abierto a la automatizacion. Las plantillas son casi la solucion final perfecta para la programacion de los empleados, pero tiene limitaciones. Automatizacion ayuda a los gerentes a seguir las leyes laborales de estado a estado/condado a condado y optimiza el proceso de creacion de horarios en cuestion de minutos.

El poder de la automatizacion El

uso de herramientas tecnologicamente avanzadas con practicas operativas diarias, como la programacion, son esenciales en los negocios modernos. Entre mantener la moral de los empleados y seguir las leyes laborales siempre cambiantes, intentar apaciguar a todos es un trabajo que es mas facil decirlo que hacerlo.

Sin embargo, los empleadores deben tomar las medidas necesarias para centrarse en el bienestar de los empleados, empezando por la forma en que estan programados.


Estos sistemas facilitan la creacion de horarios, el seguimiento de las horas de trabajo y el calculo de esas horas para la nomina. Tambien es la forma mas facil de distribuir horarios semanales o mensuales, ya que los empleados recibiran notificaciones push en sus telefonos inteligentes cuando un nuevo horario se ponga en marcha y cuando las solicitudes de tiempo libre hayan sido aprobadas o denegadas.


Cuando se busca actualizar los procesos operativos, la automatizacion es siempre la solucion correcta.