Employee Schedule | 6 mins read

Errores comunes de programacion de empleados que perjudican su negocio

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Con la programacion de empleados que juega un papel crucial en el exito de una empresa, es importante entender primero los errores comunes de programacion que muchos negocios son victimas.

La programacion de turnos de empleados es una responsabilidad fundamental para la mayoria de las empresas. Sin embargo, si no tienes cuidado, tambien puede ser uno de los mas desafiantes. Muchas organizaciones no logran realizar todo su potencial debido a errores comunes de programacion.

Afortunadamente, estos errores son evitables. Simplemente necesitas saber cuales son. Concretamente, asegurese de no enviar estos errores clave.

No mantenerse organizado Habilidades

organizativas adecuadas, al menos es una necesidad durante el proceso de programacion. Es facil entender por que olvidarse de programar un turno es un error que debes evitar. Si te olvidas de un turno, tendras que esforzarte en el ultimo minuto para encontrar un empleado disponible. Esto le impide abordar otras tareas empresariales importantes.

Tambien puede complicar su horario en el futuro. Por ejemplo, tal vez normalmente hubiera programado al Empleado A para trabajar un turno, pero lo olvido. Para el momento en que se de cuenta de esto, es posible que el empleado A no este disponible. Incluso si el Empleado B es capaz de cubrirlos, tendra que ajustar sus horarios en consecuencia; de lo contrario, el Empleado A se molestara porque se perdieron los ingresos porque cometio un error de programacion.

Tratar de cubrir todas las bases de ultima hora es enormemente perjudicial. Tenga en cuenta las necesidades de sus empleados al hacer los horarios. Tienen vidas personales fuera del trabajo. Planear sus vidas personales es mas facil cuando saben acerca de sus turnos con dos o mas semanas de antelacion. Ademas, algunas leyes requieren que programes ciertos tipos de turnos antes de tiempo.

Dicho esto, evite dedicar una cantidad significativa de tiempo a la creacion de horarios. En su lugar, utilice las herramientas modernas para ayudar a simplificar el proceso.

La Inteligencia Artificial permite a los usuarios automatizar la programacion de los empleados, asi como plantillas de horarios favorables para ser utilizados para futuras referencias.

Jugar Favoritos horario de los

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No todos los empleados son intercambiables. Los niveles de habilidad y las calificaciones variaran. Recuerde esto cuando programe turnos.

Tal vez usted maneja un restaurante con un bar popular. Usted molestara a sus clientes si ninguno de los empleados que manejan un turno sabe como trabajar en el bar. Cuando decida a quien programar para un turno determinado, evalue que tipos de tareas seran responsables las personas. Tomar este paso basico le ayuda a evitar un problema significativo.

Dependiendo de la naturaleza de su negocio, algunos cambios pueden ser mas deseables que otros. Por ejemplo, tal vez sea dueno de un restaurante donde los empleados no se ponen en comun sus propinas. O, tal vez usted administra una tienda minorista, y algunos turnos son mucho mas abrumadoramente ocupados que otros.

Tenga esto en cuenta al hacer los horarios. Usted no quiere faltar al respeto a algunos de sus trabajadores dando siempre los turnos mas deseables a los mismos empleados.

Dicho esto, a veces un empleado cuyo desempeno es relativamente pobre no ha ganado mejores turnos. Tal vez no esten calificados para manejarlos. Podria causar una impresion equivocada en los clientes si programas a un empleado incompetente durante el horario mas ocupado del dia.

Discuta esto durante las revisiones si un empleado realmente no esta calificado para cubrir los turnos mas deseables todavia. Tendran mas respeto por ti si trabajas con ellos para hacer las mejoras necesarias.

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Descuidar la comunicacion

Identifique una forma de comunicacion con la que la mayoria de sus empleados se sientan comodos. La estandarizacion de sus procesos de comunicacion hara que la programacion sea mucho mas facil.

Dicho esto, debe recordar que los diferentes tipos de trabajadores se sienten comodos con diferentes tipos de herramientas de comunicacion. Los jovenes millennials pueden sentirse comodos coordinandose con una aplicacion de mensajeria como Slack, mientras que los empleados menos expertos en tecnologia podrian preferir el correo electronico. No elijas un metodo hasta que estes seguro de que todo el mundo lo entiende.

Cuando se trata de las necesidades de los empleados, la comunicacion no puede ser suficientemente estresada.

Los empleados deben sentirse comodos expresando sus necesidades. Asegurese de que el proceso de solicitud de tiempo libre sea transparente y simple. Si los empleados piden ciertos turnos, considere actuar segun sus deseos si la solicitud es razonable. Un empleado fuerte que tenga hijos que cuidar puede necesitar turnos que les permitan abordar sus necesidades profesionales y personales. Siempre y cuando no moleste a otros empleados por aparecer como favoritos, tenga en cuenta esto durante el proceso de programacion.

Esto se extiende a establecer expectativas claras. Los empleados no solo necesitan saber cuando se supone que deben reportarse al trabajo. Tambien necesitan saber en que tareas esperas que se centren cuando lleguen. A veces, esto no es tan claro como podrias pensar.

Tal vez tengas una libreria. Durante algunos turnos lentos, los empleados pueden ser responsables de reabastecer las estanterias. En otros casos, puede esperar que eliminen pantallas antiguas de temporada y las reemplacen por otras nuevas.

Tus empleados no pueden leer tu mente. Si hay varias tareas en las que podrian centrarse durante un turno determinado, asegurese de que entienden cuales son las mas importantes.

Complicando procesos simples

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trabajo normalmente representara el 70% de los gastos totales, por lo que es necesario tener en cuenta el presupuesto, siempre, al programar. Para ello se deben tener en cuenta todos los factores pertinentes, incluidas las tasas de horas extraordinarias y las formas adicionales de compensacion. Por ejemplo, si sus empleados a veces trabajan sobre el terreno, es posible que tenga que compensarlos por los gastos de viaje.

Otro procedimiento simple que normalmente tiende a ser mal administrado es el intercambio de turnos de empleados.

Planificar correctamente se vuelve mucho mas simple cuando se utilizan las herramientas adecuadas. Por ejemplo, es posible que desee utilizar una herramienta que permita a los empleados intercambiar turnos facilmente. Puede supervisar el proceso hasta cierto punto, pero no necesita involucrarse directamente.

Habra momentos en que los empleados necesitan perder el trabajo. Tendran que pedir a otros que los cubran cuando esto suceda. Si tiene un proceso estandarizado con el que todos estan familiarizados, no tendra que preocuparse por estas situaciones que conducen al caos.

Por ultimo, esta la codiciada herramienta a la que muchos empresarios y gerentes se han acostumbrado, la buena hoja de calculo.

Tan importante como usar las herramientas correctas es, tambien debe evitar usar las incorrectas. Confiar en recursos de programacion obsoletos aumentara sus probabilidades de cometer un error.

Especificamente, no use programas de hojas de calculo como Excel al crear programaciones. Si, cuando su negocio es pequeno, las hojas de calculo parecen satisfacer sus necesidades, pero a medida que su negocio crece, pueden volverse dificiles de manejar.

En muchos casos, editar hojas de calculo a traves de dispositivos moviles es dificil (si no imposible). Como los programas de hojas de calculo no estan disenados para sus necesidades especificas, tampoco ofrecen funciones especiales de programacion. A largo plazo, la actualizacion a sistemas de programacion robustos redundara en dividendos.

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