Ein Leitfaden fuer Geschaeftsinhaber zu Arbeitszeitplaenen
Einfuehrung in die Arbeitszeitplaene
Unternehmen brauchen zu jeder Zeit das richtige Personalverhaeltnis. Fuer den Fall, dass Manager eine Verschiebung ueberlasten, werden die Arbeitskosten steigen. Auf der anderen Seite wird Unterbesetzung zu einem Verlust potenzieller Gewinne und einem schlechten Kundenservice fuehren. Um die feine Linie der Zuweisung von Schichten zu erreichen, benoetigen Unternehmer ein Arbeitszeitplansystem. Dies beinhaltet die Verwendung der richtigen Methoden und Tools, um den Planungsprozess zu rationalisieren.
Was sind Arbeitszeitplaene?
Arbeitsplaene sind die Tage und Stunden in einer Woche, an denen ein Mitarbeiter eines Unternehmens voraussichtlich bei seinem Arbeitsplatz sein wird. Ein Arbeitsplan ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Einige werden jede Woche erstellt und verschickt, andere werden moeglicherweise monatlich veroeffentlicht. Andere Arten von Zeitplaenen umfassen Folgendes.
- Vollzeitarbeitszeitplan - Diese Zeitplaene richten sich an Mitarbeiter, die sich verpflichtet haben, 37 bis 40 Stunden pro Woche zu arbeiten. Diejenigen, die Vollzeit arbeiten, erhalten in der Regel Leistungen an Arbeitnehmer, wie Urlaubstage und Altersvorsorge.
- Teilzeitarbeitszeitplan - Teilzeitplaene beziehen sich auf jeden Zeitplan, der Stunden weniger als Vollzeitbeschaeftigung hat. Teams, die in Teilzeit arbeiten, haben mehr Flexibilitaet in Bezug auf die Zeiten und Tage, an denen sie arbeiten moechten.
- Feste Arbeitszeitplaene - Diese Zeitplaene haben normalerweise die Form eines Zeitplans, der die gleiche Anzahl von Arbeitsstunden und Tagen in einer Woche angibt. Manager und Mitarbeiter muessen sich auf eine bestimmte Anzahl von Tagen und Schichten einigen.
- Flexibler Arbeitsplan - Diese Art von Arbeitsplan ist weniger konsistent als feste Zeitplaene. Nach dem Erlangen der Verfuegbarkeiten der Mitarbeiter plant der Manager eine Mindestanzahl von Schichten oder ordnet je nach Bedarf Arbeitsstunden zu.
- Rotierender Schichtarbeitszeitplan - Mitarbeiter, die ueber diesen Zeitplan verfuegen, rotieren mit Teammitgliedern durch die Tages-, Mittags- und Nachtschichten. Durch einen Zyklus muss jeder Mitarbeiter nicht ueber einen laengeren Zeitraum unerwuenschte Stunden arbeiten. Rotierende Verschiebungen sind am haeufigsten bei Bauarbeiten, Kraftwerken, im Gesundheitswesen und bei militaerischen Arbeitsplaetzen.
Bedeutung von Arbeitsplaenen
Arbeitsplaene sind wichtig, weil sie eine gleichbleibende Produktivitaet gewaehrleisten und die Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen. Manager koennen sich dann darauf verlassen, dass ihre Mitarbeiter wie erwartet einsteigen und Fehlzeiten reduzieren. Es wird auch sicherstellen, dass Kunden einen qualitativ hochwertigen Service erhalten. Zu den weiteren wichtigen Gruenden, warum Unternehmen Arbeitsplaene benoetigen, gehoeren die folgenden.
- Struktur haben - Ein konsistenter Mitarbeiterplan bietet Teams die Struktur, die sie fuer das Zeitmanagement benoetigen. Dies hilft ihnen, im Voraus zu planen und sie dazu zu bringen, die Arbeit effizient und effektiv zu erledigen. Zeitplaene erinnern die Mitarbeiter auch daran, wann sie eine Ruhe- oder Mittagspause einlegen muessen, was fuer ihr Wohlbefinden wichtig ist.
- Work-Life-Balance foerdern - Der Versand von Mitarbeiterplaenen ermoeglicht es den Mitarbeitern, ihr Privatleben entsprechend zu planen. Es schafft auch Grenzen zwischen der Arbeit und ihrer persoenlichen Zeit und motiviert die Mitarbeiter effektiv, nur waehrend der vorgesehenen Zeiten zu arbeiten.
- Zeit und Anwesenheit verfolgen - Manager koennen Zeitplaene verwenden, um die Arbeitszeit und die Teilnahme der Mitarbeiter zu verfolgen. Dies rationalisiert die Gehaltsabrechnungs- und Verguetungsprozesse.
- Mehr Sichtbarkeit - Das Management kann die Produktivitaet einfach ueberwachen und die leistungsstaerksten Mitarbeiter in jeder Schicht identifizieren. Wenn beispielsweise der Umsatz zu bestimmten Zeiten hoch war, koennen die Eigentuemer ihn auf eine bestimmte Schicht zurueckfuehren, die zu diesem Zeitpunkt ueber den Zeitplan funktioniert hat.
- Machen Sie zeitnahe Planaenderungen - Mitarbeiter mit Arbeitsplaenen wissen, wann sie zur Arbeit kommen muessen und wann sie eine Deckung finden muessen. Sie koennen dann Anfragen fuer einen Zeitausschalt oder Schichtwechsel im Voraus senden, anstatt dies in letzter Minute zu tun.
Vorteile der Verwendung eines Online-Arbeitsplans
Viele Unternehmen werden eine Online-Arbeitszeitplan-Loesung verwenden, um den Personaleinsatzprozess zu rationalisieren. Unabhaengig davon, ob die Teams klein sind oder Manager Mitarbeiter von mehreren Standorten haben, wird ein Softwaresystem die Planung schnell und einfach machen. Diese Tools sind in der Regel mit Automatisierungstechnologie ausgestattet und generieren intelligente Vorschlaege und Planungsvorlagen, die auf den Anforderungen eines Unternehmens basieren. Im Folgenden sind weitere wichtige Vorteile fuer die Einfuehrung von Cloud-basierten Arbeitsplaenen aufgefuehrt.
1. Sofortiger Zugriff auf Zeitplanaenderungen
In letzter Minute treten haeufig Notfaelle und Ereignisse auf, was dazu fuehrt, dass Manager Aenderungen an Arbeitsplaenen vornehmen muessen. Ein Online-System ermoeglicht es Managern, diese Aenderungen vorzunehmen und den neuen Zeitplan sofort an Mitarbeiter zu senden. Die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen ueber das Update per SMS oder E-Mail. Dies wird effektiv garantieren, dass Mitarbeiter ihre Schicht nicht versehentlich verpassen oder sich auf einen alten Zeitplan beziehen.
2. Nahtlose Kompatibilitaet
Geschaeftsinhaber verfuegen moeglicherweise ueber vorhandene Tools fuer die Planung, z. B. Zeituhren und Zeiterfassungssoftware. Sie verbinden diese disparaten Systeme mit einer Arbeitszeitplanungsloesung fuer Mitarbeiter, um die Arbeitsmanagementprozesse zu rationalisieren. Dies spart den Betreibern Zeit bei der Dateneingabe und der Gehaltsabrechnung. Die meisten Online-Planungsplattformen verfuegen auch ueber Kompatibilitaet mit mobilen Apps, sodass Manager Mitarbeiterplaene direkt von ihren Smartphones aus erstellen koennen.
3. Verbesserte Produktivitaet
Experten sagen, dass das Erstellen von Zeitplaenen mindestens zwei Stunden dauern kann. Mit der webbasierten Planungssoftware wird die Personalausstattung aufgrund der Automatisierungstechnik jedoch muehelos und sofort moeglich sein. Infolgedessen koennen Fuehrungskraefte ihre Zeit und Energie auf andere dringende Projekte wie die Produktentwicklung konzentrieren.
4. Senkung der Arbeitskosten
Online-Scheduler haben ein intuitives Design und sind mit Arbeitsprognose-Tools und Kostenverfolgung ausgestattet. Das System ist darauf programmiert, Stundenloehne zu berechnen und Ueberstunden zu kontrollieren. Es werden dann Benutzer benachrichtigt, wenn eine Schicht ueberbesetzt ist, ein Zeitplan ausserhalb des Budgets liegt und wenn ein Mitarbeiter mehr als 40 Stunden zugewiesen wurde. Diese Effizienz wird Unternehmen dabei helfen, die Arbeitsausgaben zu senken und ihr gesamtes Geschaeftsergebnis zu schuetzen.
5. Verfolgen Sie Aufzeichnungen
Mitarbeiterplaene sind wichtige Aufzeichnungen, die Informationen darueber zeigen, wann eine Person gearbeitet hat und was sie getan hat. Arbeitgeber koennen diese Aufzeichnungen ueber ihre Online-Planungs-Apps verfolgen. Mit einem Klick auf eine Schaltflaeche koennen sie historische Zeitplaene aufrufen und nach Bedarf verwenden. Dies ist der Schluessel, wenn Manager Aufzeichnungen ueber die Einhaltung von Arbeitsvertraegen oder Gehaltsabrechnungsprozesse vorlegen muessen.
6. Cloud-basierte Zugaenglichkeit
Die Cloud-Technologie ermoeglicht Benutzern den Zugriff auf Systeme von ueberall aus, sofern sie ueber ein internetfaehiges Geraet verfuegen. Die Top-Scheduler verfuegen ueber Cloud-Base-Funktionen. Daher koennen Geschaeftsmanager Zeitplaene erstellen und Mitarbeiter sie aus der Ferne anzeigen. Das System kann auch Schicht-Erinnerungen und Warnungen senden, um die Benutzer mit den neuesten Informationen auf dem Laufenden zu halten.
5 Schritte zur Entwicklung eines Arbeitsplans
Unabhaengig davon, ob Unternehmer ein Online-System oder eine manuelle Planungsmethode verwenden, sollten sie einen gruendlichen Prozess haben. Durch die Erstellung und Befolgung bewaehrter Schritte zur Entwicklung von Schichtplaenen koennen Manager die Effektivitaet und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern. Im Folgenden finden Sie 5 Schritte, die Unternehmen aller Groessen verwenden koennen.
1. Abgrenzen, was das Unternehmen braucht
Zu Beginn muss das Management seinen Geschaefts- und Arbeitsbedarf bestimmen. Dies beinhaltet die Definition, welche Faehigkeiten und Ressourcen jede Schicht benoetigt, um eine gute Leistung zu erbringen. Es beinhaltet auch die Identifizierung von Betriebsstunden, Schichtaufgaben und Schichtzeiten. Wenn Sie die Laenge der Schichten skizzieren, ist es wichtig, Ruhe- und Essenspausen einzubeziehen.
2. Machen Sie einen Plan
Es ist auch entscheidend, dass Geschaeftsinhaber Richtlinien und Verfahren fuer die Planung festlegen. Mitarbeiter muessen wissen, wie sie Krankheitsurlaub und Freizeit beantragen koennen. Es sollte schriftliche Standards geben, wie man Schichten tauschen, Deckung finden und die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter aendern kann. Indem sie klar definierte Erwartungen setzen und sie den Mitarbeitern mitteilen, werden sie informiert und zuversichtlich im Management sein.
3. Mitarbeiter beherbergen
Mitarbeiter haben ihr Privatleben und Fuehrungskraefte muessen dies respektieren. Bei der Erstellung eines Zeitplans sollte dies die Verfuegbarkeit des Personals so weit wie moeglich widerspiegeln. Indem Sie einen Arbeitsplan erstellen, der den Beduerfnissen aller entspricht, wird die Moral hoch sein. Es wird nicht nur ein positives Arbeitsumfeld foerdern, sondern auch den Antrieb und die Motivation steigern.
4. Machen Sie rechtzeitig Zeitplaene
Mitarbeiter benoetigen ihre Zeitplaene fruehzeitig, damit sie im Voraus planen und Schichtwechsel vermeiden koennen. Manager sollten mindestens einen Monat im Voraus Verfuegbarkeiten sammeln und die Schichten entsprechend zuweisen. Fuer den Fall, dass Mitarbeiter eine Auszeit beantragen oder eine Deckung benoetigen, sollten Fuehrungskraefte diese genehmigen und schnell Anpassungen vornehmen.
5. Senden Sie Zeitplaene so schnell wie moeglich
Sobald Arbeitsplaene erstellt sind, sollte das Management sie versenden. Bei Verwendung herkoemmlicher Tabellenkalkulationsmethoden werden die Zeitplaene am besten per E-Mail oder SMS gesendet. Einige Unternehmen werden auch einen physischen Zeitplan im Pausenraum drucken und veroeffentlichen. Moderne Unternehmen verwenden jedoch haeufig Planungssoftware und senden digitale Zeitplaene ueber die App. Dies spart Personalzeit und ermoeglicht dem Team jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version des Zeitplans.
Top Software fuer die Planung von Restaurants 2021
Unternehmen, die neue Planungssoftwaretechnologie einfuehren moechten, haben eine Reihe von Loesungen zur Auswahl. Viele der heutigen Online-Terminplanhersteller verfuegen ueber erweiterte Funktionen, die die Planung vereinfachen und den Geschaeftsbetrieb verbessern. Einige der besten Softwaremanager sollten in Betracht ziehen, gehoeren die folgenden Plattformen.
1. PLZ Zeitplaene
Zip Schedules ist eines der Top-Zeitplanungssysteme, von denen kleine Unternehmen, Restaurants und Franchisenehmer profitieren koennen. Seine intuitive Planungssoftware wird Schichtzuweisungen automatisieren, um konfliktfreie Zeitplaene zu gewaehrleisten. Es verfuegt auch ueber wertvolle Tools wie Arbeitsprognosen und Arbeitskostenverfolgung, mit denen Marken Geld sparen koennen. Zip Schedule bietet auch eine Multi-Plattform-Zugaenglichkeit, die es Managern ermoeglicht, unterwegs ueber ihren Laptop oder ihr Smartphone zu arbeiten.
2. FindMyShift
FindMyShift ist eine Softwareplattform fuer die Planung von Restaurants, die vor allem fuer ihre Integrationsfunktionen bekannt ist. Geschaeftsinhaber koennen das FindMyShift-System mit ihren vorhandenen Apps wie Point-of-Sale oder Gehaltsabrechnung synchronisieren. Es verfuegt auch ueber Tracking- und Kommunikationsfunktionen wie E-Mail-Nachrichten und Schicht-Erinnerungen.
3. HotscheDules
Aehnlich wie bei den vorherigen Planungs-Apps verfuegt HotSchedules ueber Kompatibilitaet mit mobilen Apps. Dies bedeutet, dass Manager und Benutzer die Benutzeroberflaeche auf ihre Android- oder iOS-Geraete herunterladen koennen. Diese Funktion ermoeglicht es ihnen, Termine zu bearbeiten und Urlaubsantraege zu senden oder Schichten bequem von ihrem Telefon aus aufzunehmen. Es hat jedoch einen einzigartigen Zahlungsplan, in dem Kunden 2 USD pro Mitarbeiter und Monat bezahlen muessen.
4. 7Schichten
7Shifts ist bekannt fuer seine Drag & Drop-Oberflaeche und anpassbare Schichtplanvorlagen. Diese Module machen die Planung einfach und muehelos. Es verfuegt auch ueber Zeiterfassungsfunktionen sowie arbeitskonforme Ueberwachung und Cloud-basierte Technologie.
5. pleDay-en
PlanDay ist ein Scheduling-Tool, das auch die Schichtplanung und das Personalmanagement vereinfacht. Es bietet Benutzern eine Kalenderansicht der Woche und des Monats. Es gibt auch einen Ueberblick darueber, wie viel ein Restaurant fuer einen bestimmten Zeitraum fuer Arbeit ausgibt.
Schlussfolgerung zu Arbeitsplaenen
- Arbeitsplaene der Mitarbeiter sind ein wesentlicher Bestandteil des Managements von Arbeit und Kosten. Diese Zeitplaene geben an, welche Tage und Stunden spezifische Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten werden.
- Arbeitszeitplaene sind wichtig, da sie eine Struktur fuer die Arbeit der Mitarbeiter bieten und bei der Zeiterfassung helfen.
- Unternehmen und Restaurants koennen mit der Planung Zeit sparen, indem sie ein Online-Planungstool verwenden.
- Diese Loesungen, wie Zip-Zeitplaene, helfen Unternehmen, Arbeitskosten zu sparen und die Produktivitaet zu verbessern.
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