Arbeit-Zeitpläne | 10 mins read

Ein Leitfaden für Geschäftsinhaber zu Arbeitszeitplänen

a business owners guide to work schedules 1621634214 7888
Hanh Truong

By Hanh Truong

Einführung in die Arbeitszeitpläne

Unternehmen brauchen zu jeder Zeit das richtige Personalverhältnis. Für den Fall, dass Manager eine Verschiebung überlasten, werden die Arbeitskosten steigen. Auf der anderen Seite wird Unterbesetzung zu einem Verlust potenzieller Gewinne und einem schlechten Kundenservice führen. Um die feine Linie der Zuweisung von Schichten zu erreichen, benötigen Unternehmer ein Arbeitszeitplansystem. Dies beinhaltet die Verwendung der richtigen Methoden und Tools, um den Planungsprozess zu rationalisieren.

Was sind Arbeitszeitpläne?

what are work schedules 1621634214 5435

Arbeitspläne sind die Tage und Stunden in einer Woche, an denen ein Mitarbeiter eines Unternehmens voraussichtlich bei seinem Arbeitsplatz sein wird. Ein Arbeitsplan ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Einige werden jede Woche erstellt und verschickt, andere werden möglicherweise monatlich veröffentlicht. Andere Arten von Zeitplänen umfassen Folgendes.

  • Vollzeitarbeitszeitplan - Diese Zeitpläne richten sich an Mitarbeiter, die sich verpflichtet haben, 37 bis 40 Stunden pro Woche zu arbeiten. Diejenigen, die Vollzeit arbeiten, erhalten in der Regel Leistungen an Arbeitnehmer, wie Urlaubstage und Altersvorsorge.
  • Teilzeitarbeitszeitplan - Teilzeitpläne beziehen sich auf jeden Zeitplan, der Stunden weniger als Vollzeitbeschäftigung hat. Teams, die in Teilzeit arbeiten, haben mehr Flexibilität in Bezug auf die Zeiten und Tage, an denen sie arbeiten möchten.
  • Feste Arbeitszeitpläne - Diese Zeitpläne haben normalerweise die Form eines Zeitplans, der die gleiche Anzahl von Arbeitsstunden und Tagen in einer Woche angibt. Manager und Mitarbeiter müssen sich auf eine bestimmte Anzahl von Tagen und Schichten einigen.
  • Flexibler Arbeitsplan - Diese Art von Arbeitsplan ist weniger konsistent als feste Zeitpläne. Nach dem Erlangen der Verfügbarkeiten der Mitarbeiter plant der Manager eine Mindestanzahl von Schichten oder ordnet je nach Bedarf Arbeitsstunden zu.
  • Rotierender Schichtarbeitszeitplan - Mitarbeiter, die über diesen Zeitplan verfügen, rotieren mit Teammitgliedern durch die Tages-, Mittags- und Nachtschichten. Durch einen Zyklus muss jeder Mitarbeiter nicht über einen längeren Zeitraum unerwünschte Stunden arbeiten. Rotierende Verschiebungen sind am häufigsten bei Bauarbeiten, Kraftwerken, im Gesundheitswesen und bei militärischen Arbeitsplätzen.

Online-Software zur Mitarbeiterplanung, die die Schichtplanung mühelos macht.
Probieren Sie es 14 Tage lang kostenlos aus.

Bedeutung von Arbeitsplänen

importance of work schedules 1621634214 7578

Arbeitspläne sind wichtig, weil sie eine gleichbleibende Produktivität gewährleisten und die Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen. Manager können sich dann darauf verlassen, dass ihre Mitarbeiter wie erwartet einsteigen und Fehlzeiten reduzieren. Es wird auch sicherstellen, dass Kunden einen qualitativ hochwertigen Service erhalten. Zu den weiteren wichtigen Gründen, warum Unternehmen Arbeitspläne benötigen, gehören die folgenden.

  • Struktur haben - Ein konsistenter Mitarbeiterplan bietet Teams die Struktur, die sie für das Zeitmanagement benötigen. Dies hilft ihnen, im Voraus zu planen und sie dazu zu bringen, die Arbeit effizient und effektiv zu erledigen. Zeitpläne erinnern die Mitarbeiter auch daran, wann sie eine Ruhe- oder Mittagspause einlegen müssen, was für ihr Wohlbefinden wichtig ist.
  • Work-Life-Balance fördern - Der Versand von Mitarbeiterplänen ermöglicht es den Mitarbeitern, ihr Privatleben entsprechend zu planen. Es schafft auch Grenzen zwischen der Arbeit und ihrer persönlichen Zeit und motiviert die Mitarbeiter effektiv, nur während der vorgesehenen Zeiten zu arbeiten.
  • Zeit und Anwesenheit verfolgen - Manager können Zeitpläne verwenden, um die Arbeitszeit und die Teilnahme der Mitarbeiter zu verfolgen. Dies rationalisiert die Gehaltsabrechnungs- und Vergütungsprozesse.
  • Mehr Sichtbarkeit - Das Management kann die Produktivität einfach überwachen und die leistungsstärksten Mitarbeiter in jeder Schicht identifizieren. Wenn beispielsweise der Umsatz zu bestimmten Zeiten hoch war, können die Eigentümer ihn auf eine bestimmte Schicht zurückführen, die zu diesem Zeitpunkt über den Zeitplan funktioniert hat.
  • Machen Sie zeitnahe Planänderungen - Mitarbeiter mit Arbeitsplänen wissen, wann sie zur Arbeit kommen müssen und wann sie eine Deckung finden müssen. Sie können dann Anfragen für einen Zeitausschalt oder Schichtwechsel im Voraus senden, anstatt dies in letzter Minute zu tun.

Vorteile der Verwendung eines Online-Arbeitsplans

Viele Unternehmen werden eine Online-Arbeitszeitplan-Lösung verwenden, um den Personaleinsatzprozess zu rationalisieren. Unabhängig davon, ob die Teams klein sind oder Manager Mitarbeiter von mehreren Standorten haben, wird ein Softwaresystem die Planung schnell und einfach machen. Diese Tools sind in der Regel mit Automatisierungstechnologie ausgestattet und generieren intelligente Vorschläge und Planungsvorlagen, die auf den Anforderungen eines Unternehmens basieren. Im Folgenden sind weitere wichtige Vorteile für die Einführung von Cloud-basierten Arbeitsplänen aufgeführt.

1. Sofortiger Zugriff auf Zeitplanänderungen

1instant access to schedule changes 1621634214 4589

In letzter Minute treten häufig Notfälle und Ereignisse auf, was dazu führt, dass Manager Änderungen an Arbeitsplänen vornehmen müssen. Ein Online-System ermöglicht es Managern, diese Änderungen vorzunehmen und den neuen Zeitplan sofort an Mitarbeiter zu senden. Die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über das Update per SMS oder E-Mail. Dies wird effektiv garantieren, dass Mitarbeiter ihre Schicht nicht versehentlich verpassen oder sich auf einen alten Zeitplan beziehen.

Online-Software zur Mitarbeiterplanung, die die Schichtplanung mühelos macht.
Probieren Sie es 14 Tage lang kostenlos aus.

2. Nahtlose Kompatibilität

Geschäftsinhaber verfügen möglicherweise über vorhandene Tools für die Planung, z. B. Zeituhren und Zeiterfassungssoftware. Sie verbinden diese disparaten Systeme mit einer Arbeitszeitplanungslösung für Mitarbeiter, um die Arbeitsmanagementprozesse zu rationalisieren. Dies spart den Betreibern Zeit bei der Dateneingabe und der Gehaltsabrechnung. Die meisten Online-Planungsplattformen verfügen auch über Kompatibilität mit mobilen Apps, sodass Manager Mitarbeiterpläne direkt von ihren Smartphones aus erstellen können.

3. Verbesserte Produktivität

Experten sagen, dass das Erstellen von Zeitplänen mindestens zwei Stunden dauern kann. Mit der webbasierten Planungssoftware wird die Personalausstattung aufgrund der Automatisierungstechnik jedoch mühelos und sofort möglich sein. Infolgedessen können Führungskräfte ihre Zeit und Energie auf andere dringende Projekte wie die Produktentwicklung konzentrieren.

4. Senkung der Arbeitskosten

4cut down on labor costs 1621634214 1367

Online-Scheduler haben ein intuitives Design und sind mit Arbeitsprognose-Tools und Kostenverfolgung ausgestattet. Das System ist darauf programmiert, Stundenlöhne zu berechnen und Überstunden zu kontrollieren. Es werden dann Benutzer benachrichtigt, wenn eine Schicht überbesetzt ist, ein Zeitplan außerhalb des Budgets liegt und wenn ein Mitarbeiter mehr als 40 Stunden zugewiesen wurde. Diese Effizienz wird Unternehmen dabei helfen, die Arbeitsausgaben zu senken und ihr gesamtes Geschäftsergebnis zu schützen.

5. Verfolgen Sie Aufzeichnungen

Mitarbeiterpläne sind wichtige Aufzeichnungen, die Informationen darüber zeigen, wann eine Person gearbeitet hat und was sie getan hat. Arbeitgeber können diese Aufzeichnungen über ihre Online-Planungs-Apps verfolgen. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können sie historische Zeitpläne aufrufen und nach Bedarf verwenden. Dies ist der Schlüssel, wenn Manager Aufzeichnungen über die Einhaltung von Arbeitsverträgen oder Gehaltsabrechnungsprozesse vorlegen müssen.

6. Cloud-basierte Zugänglichkeit

Die Cloud-Technologie ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Systeme von überall aus, sofern sie über ein internetfähiges Gerät verfügen. Die Top-Scheduler verfügen über Cloud-Base-Funktionen. Daher können Geschäftsmanager Zeitpläne erstellen und Mitarbeiter sie aus der Ferne anzeigen. Das System kann auch Schicht-Erinnerungen und Warnungen senden, um die Benutzer mit den neuesten Informationen auf dem Laufenden zu halten.

5 Schritte zur Entwicklung eines Arbeitsplans

5 steps on how to develop a work schedule 1621634214 3897

Unabhängig davon, ob Unternehmer ein Online-System oder eine manuelle Planungsmethode verwenden, sollten sie einen gründlichen Prozess haben. Durch die Erstellung und Befolgung bewährter Schritte zur Entwicklung von Schichtplänen können Manager die Effektivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern. Im Folgenden finden Sie 5 Schritte, die Unternehmen aller Größen verwenden können.

1. Abgrenzen, was das Unternehmen braucht

Zu Beginn muss das Management seinen Geschäfts- und Arbeitsbedarf bestimmen. Dies beinhaltet die Definition, welche Fähigkeiten und Ressourcen jede Schicht benötigt, um eine gute Leistung zu erbringen. Es beinhaltet auch die Identifizierung von Betriebsstunden, Schichtaufgaben und Schichtzeiten. Wenn Sie die Länge der Schichten skizzieren, ist es wichtig, Ruhe- und Essenspausen einzubeziehen.

2. Machen Sie einen Plan

2make a plan 1621634215 9546

Es ist auch entscheidend, dass Geschäftsinhaber Richtlinien und Verfahren für die Planung festlegen. Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Krankheitsurlaub und Freizeit beantragen können. Es sollte schriftliche Standards geben, wie man Schichten tauschen, Deckung finden und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ändern kann. Indem sie klar definierte Erwartungen setzen und sie den Mitarbeitern mitteilen, werden sie informiert und zuversichtlich im Management sein.

3. Mitarbeiter beherbergen

Mitarbeiter haben ihr Privatleben und Führungskräfte müssen dies respektieren. Bei der Erstellung eines Zeitplans sollte dies die Verfügbarkeit des Personals so weit wie möglich widerspiegeln. Indem Sie einen Arbeitsplan erstellen, der den Bedürfnissen aller entspricht, wird die Moral hoch sein. Es wird nicht nur ein positives Arbeitsumfeld fördern, sondern auch den Antrieb und die Motivation steigern.

4. Machen Sie rechtzeitig Zeitpläne

Mitarbeiter benötigen ihre Zeitpläne frühzeitig, damit sie im Voraus planen und Schichtwechsel vermeiden können. Manager sollten mindestens einen Monat im Voraus Verfügbarkeiten sammeln und die Schichten entsprechend zuweisen. Für den Fall, dass Mitarbeiter eine Auszeit beantragen oder eine Deckung benötigen, sollten Führungskräfte diese genehmigen und schnell Anpassungen vornehmen.

5. Senden Sie Zeitpläne so schnell wie möglich

5send schedules as soon as possible 1621634215 2875

Sobald Arbeitspläne erstellt sind, sollte das Management sie versenden. Bei Verwendung herkömmlicher Tabellenkalkulationsmethoden werden die Zeitpläne am besten per E-Mail oder SMS gesendet. Einige Unternehmen werden auch einen physischen Zeitplan im Pausenraum drucken und veröffentlichen. Moderne Unternehmen verwenden jedoch häufig Planungssoftware und senden digitale Zeitpläne über die App. Dies spart Personalzeit und ermöglicht dem Team jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version des Zeitplans.

Top Software für die Planung von Restaurants 2021

Unternehmen, die neue Planungssoftwaretechnologie einführen möchten, haben eine Reihe von Lösungen zur Auswahl. Viele der heutigen Online-Terminplanhersteller verfügen über erweiterte Funktionen, die die Planung vereinfachen und den Geschäftsbetrieb verbessern. Einige der besten Softwaremanager sollten in Betracht ziehen, gehören die folgenden Plattformen.

1. PLZ Zeitpläne

Zip Schedules ist eines der Top-Zeitplanungssysteme, von denen kleine Unternehmen, Restaurants und Franchisenehmer profitieren können. Seine intuitive Planungssoftware wird Schichtzuweisungen automatisieren, um konfliktfreie Zeitpläne zu gewährleisten. Es verfügt auch über wertvolle Tools wie Arbeitsprognosen und Arbeitskostenverfolgung, mit denen Marken Geld sparen können. Zip Schedule bietet auch eine Multi-Plattform-Zugänglichkeit, die es Managern ermöglicht, unterwegs über ihren Laptop oder ihr Smartphone zu arbeiten.

2. FindMyShift

FindMyShift ist eine Softwareplattform für die Planung von Restaurants, die vor allem für ihre Integrationsfunktionen bekannt ist. Geschäftsinhaber können das FindMyShift-System mit ihren vorhandenen Apps wie Point-of-Sale oder Gehaltsabrechnung synchronisieren. Es verfügt auch über Tracking- und Kommunikationsfunktionen wie E-Mail-Nachrichten und Schicht-Erinnerungen.

3. HotscheDules

Ähnlich wie bei den vorherigen Planungs-Apps verfügt HotSchedules über Kompatibilität mit mobilen Apps. Dies bedeutet, dass Manager und Benutzer die Benutzeroberfläche auf ihre Android- oder iOS-Geräte herunterladen können. Diese Funktion ermöglicht es ihnen, Termine zu bearbeiten und Urlaubsanträge zu senden oder Schichten bequem von ihrem Telefon aus aufzunehmen. Es hat jedoch einen einzigartigen Zahlungsplan, in dem Kunden 2 USD pro Mitarbeiter und Monat bezahlen müssen.

4. 7Schichten

47shifts 1621634215 4097

7Shifts ist bekannt für seine Drag & Drop-Oberfläche und anpassbare Schichtplanvorlagen. Diese Module machen die Planung einfach und mühelos. Es verfügt auch über Zeiterfassungsfunktionen sowie arbeitskonforme Überwachung und Cloud-basierte Technologie.

5. pleDay-en

PlanDay ist ein Scheduling-Tool, das auch die Schichtplanung und das Personalmanagement vereinfacht. Es bietet Benutzern eine Kalenderansicht der Woche und des Monats. Es gibt auch einen Überblick darüber, wie viel ein Restaurant für einen bestimmten Zeitraum für Arbeit ausgibt.

Schlussfolgerung zu Arbeitsplänen

  • Arbeitspläne der Mitarbeiter sind ein wesentlicher Bestandteil des Managements von Arbeit und Kosten. Diese Zeitpläne geben an, welche Tage und Stunden spezifische Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten werden.
  • Arbeitszeitpläne sind wichtig, da sie eine Struktur für die Arbeit der Mitarbeiter bieten und bei der Zeiterfassung helfen.
  • Unternehmen und Restaurants können mit der Planung Zeit sparen, indem sie ein Online-Planungstool verwenden.
  • Diese Lösungen, wie Zip-Zeitpläne, helfen Unternehmen, Arbeitskosten zu sparen und die Produktivität zu verbessern.

 cta content inline and exit intent
PLANEN SIE EINE DEMO