Wie erstellt man eine Zeitplanvorlage in Excel

Zeitplan Vorlage May 28, 2021

Priyanka Bhadani

Schreiber

So erstellen Sie eine Vorlage fuer einen Zeitplan

Viele Restaurantleiter schmuckeln, wann es an der Zeit ist, den woechentlichen Arbeitsplan zu erstellen. Zwischen der Bestandsverwaltung, der Budgetierung und der Bearbeitung von Kundenbeschwerden bleibt wenig Zeit, sich auf den Zeitplan der Mitarbeiter zu konzentrieren.

Traditionell verbrachten Restaurantleiter etwa 3 Stunden damit, Zeitplanvorlagen mit Stift und Papier zu erstellen. Dies war zeitaufwaendig, kompliziert und reif fuer menschliches Versagen. Mit modernen Tools und Technologien koennen Manager Zeit bei der Erstellung des Schichtplans sparen, damit sie sich auf kritischere Aufgaben konzentrieren koennen. Eines dieser Tools wird als Zeitplanvorlage bezeichnet.

Eine Zeitplanvorlage ist ein Kalender fuer einen bestimmten Zeitraum mit arbeitsbezogenen Daten. Zu diesen Daten gehoeren Mitarbeiternamen, Schichtarbeitszeiten und sogar zugewiesene Rollen fuer diesen Tag. Manager verwenden eine Kalendervorlage, um Teammitgliedern Arbeitsstunden zuzuweisen. Sie waehlen einen Tag und eine Methode zur Verteilung des Kalenders aus, damit die Mitarbeiter ihren Wochenplan kennen.

Es ist viel einfacher, eine Vorlage fuer den Mitarbeiterplan in Excel zu erstellen, als Stift und Papier zu verwenden. Es gibt Zeilen, Spalten, Tabellen und Anpassungsfunktionen. Es ist nicht noetig, etwas zu zeichnen oder aufzuschreiben. Manager koennen alte Zeitplaene einfach bearbeiten, kopieren und per E-Mail versenden.

Arbeitgeber sparen nicht nur viel Zeit, sondern minimieren auch Planungsfehler. Das Restaurantpersonal ist gluecklicher und Manager koennen alle fuer die ihnen zugewiesenen Stunden zur Rechenschaft ziehen. Infolgedessen tauchen Teammitglieder puenktlich mit einer positiven Einstellung auf und sind bereit zu arbeiten. Dies verringert die Fluktuationsrate, verbessert die Qualitaet des Kundenservice und kann zu einer Umsatzsteigerung fuehren.

Wie kann ein Manager eine Zeitplanvorlage in Excel erstellen? Lesen Sie weiter fuer einige Best Practices.

1. Oeffnen Sie ein neues Arbeitsblatt, um eine Zeitplanvorlage zu erstellen

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Oeffnen Sie eine brandneue Tabelle in Word Excel und nennen Sie sie. Der Name sollte leicht zu merken sein und sollte wahrscheinlich die Daten des Arbeitsplans enthalten. Ein guter Name kann beispielsweise der woechentliche Zeitplan vom 11. bis 17. August sein. Vergessen Sie nicht, die Tabelle zu speichern, da mehr Daten eingegeben werden.

2. Erstellen von Spalten und Ueberschriften in der Zeitplanvorlage

Erstellen Sie in der ersten Zeile der neuen Vorlage fuer den Arbeitsplan Ueberschriften fuer die Spalte. Die meisten Manager geben den Mitarbeiternamen in der ersten Spalte (X-Achse) ein. Sie listen dann Tage der Woche in nachfolgenden Spalten auf. Wenn der Mitarbeiterplan laenger als eine Woche betraegt, verwenden Sie Daten fuer die Rubriken der Spalten. Viele Arbeitgeber ziehen es vor, ihre Ueberschriften zu mutigen, um einen starken Kontrast zu anderen Daten zu zeigen. Dies wird den Teammitgliedern das Lesen erleichtern.

3. Zeitplanvorlage Alle Mitarbeiternamen auflisten

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Listen Sie jeden einzelnen Mitarbeiter unter dieser ersten Spalte auf. Restaurants koennen ihren Namen oder ihre ID verwenden, obwohl eine ID fuer die Zuschauer verwirrender sein kann. Es ist wichtig, alle Mitarbeiternamen in Vorlagen fuer Arbeitsplan aufzulisten, da die Anzahl der Mitarbeiter das Schichtmanagement beeinflusst.

4. Vorlage fuer taegliche Schichtzeiten nach Zeitplan eingeben

Geben Sie die Schichtzeiten fuer jeden Mitarbeiter und Arbeitstag ein. Auf diese Weise koennen Mitarbeiter schnell die Vorlage fuer den Tagesplan betrachten, um ihre zugewiesenen Stunden fuer diesen Zeitraum zu finden. Der Manager sollte die Vorlage fuer den Mitarbeiterplan speichern und neue Daten bearbeiten/eingeben, wenn es an der Zeit ist, einen neuen Zeitplan zu erstellen.

5. Zeitplanvorlage mit Mitarbeitern teilen

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Viele Manager drucken den Zeitplan aus und veroeffentlichen ihn an einem bestimmten Wochentag auf einem schwarzen Brett. Diese Methode ist zwar ueblich, aber nicht immer optimal. Mitarbeiter vergessen moeglicherweise, sich den Zeitplan anzusehen, und erscheinen nicht fuer die ihnen zugewiesenen Stunden. Andere Arbeitgeber ziehen es vor, die Datei zu speichern und per E-Mail zu versenden. Da Mitarbeiter ihre Telefone den ganzen Tag ueber wiederholt ueberpruefen, ist dies wahrscheinlich eine bessere Moeglichkeit, sie zu teilen.

Unabhaengig von der Methode muessen Manager sicherstellen, dass alle Mitarbeiter genau wissen, wo und wann sie woechentliche Zeitplanvorlagen finden. Dies wird die Verantwortlichkeit des Arbeitsplatzes optimieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter fuer ihre Schichten auftauchen. Mitarbeiter koennen vorausplanen fuer ihre Schicht planen und vorbereitet und einsatzbereit auftauchen.

Vorlage fuer die wichtigsten Erwahmungen des Zeitplans

Abschliessend moechten Sie Folgendes ueber eine Vorlage fuer einen woechentlichen Arbeitsplan wissen-

Vorlagen fuer Arbeitsplan sparen Zeit, Geld und bleiben die Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz aufrecht. Da Manager mehr Zeit haben, koennen sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Oeffnen Sie zuerst eine neue Tabelle und geben Sie ihr einen leicht zu merkenden Namen. Erstellen Sie dann Spalten und Ueberschriften. Die X-Achse sollte Mitarbeiternamen enthalten und die Y-Achse sollte Schichter/Arbeitsstunden enthalten.
Es ist wichtig, alle Mitarbeiternamen unter dieser ersten Spalte aufzulisten, da sich die Anzahl der Mitarbeiter auf das Schichtmanagement auswirkt. Geben Sie als Naechstes die taeglichen Schichtzeiten fuer jeden Mitarbeiter und jeden Arbeitstag ein.
Waehlen Sie abschliessend eine Methode aus, um den Zeitplan mit Teammitgliedern zu teilen. Einige Arbeitgeber drucken die Vorlagen fuer den Arbeitsplan aus und legen sie auf ein Bulletin Board. Andere speichern die Datei und senden sie per E-Mail. Unabhaengig von der Methode muessen Mitarbeiter genau wissen, wo und wann sie ihre Zeitplaene finden. Dadurch wird sichergestellt, dass sie puenktlich auftauchen und vorbereitet sind.