Mitarbeiter Arbeitsplan | 4 mins read

Best Practices zum Erstellen eines fairen Arbeitsplans fuer Mitarbeiter

best practices for creating a fair employee work schedule
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Das Erstellen von fairen Arbeitsplaenen fuer Mitarbeiter und Zeitabweichungsrichtlinien kann fuer viele Arbeitgeber eine entmutigende Aufgabe sein. Aber als Arbeitgeber und Unternehmer ist es zweifellos auch eine der wichtigsten Aufgaben, um Ihre Mitarbeiter gluecklich zu machen und Ihr Geschaeft reibungslos zu laufen.

Natuerlich ist die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern entscheidend, aber es gibt einige Best Practices, die Sie befolgen koennen, die Beschwerden und Unzufriedenheit auf ein Minimum reduzieren. Beginnen Sie mit der Definition klarer Richtlinien fuer die Verwendung von PTO und Urlaubszeit, Aenderung von Schichten oder Anfordern bestimmter Stunden.

Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter klare Richtlinien haben, mit denen Sie wissen, wann sie Freizeit benoetigen und welche Arbeitszeiten sie zur Verfuegung stehen. Zwar werden Sie nie in der Lage sein, alle die ganze Zeit zu gefallen, die Einhaltung dieser Richtlinien wird Ihnen helfen, faire Mitarbeiterarbeitsplaene im besten Interesse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.

1. Seien Sie klar ueber Ihre Erwartungen

Wenn Sie Ihre Planungs- und Zeitabweichungsrichtlinienfestgelegt haben, sollten Sie diese in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen. Sie sollten auch die Richtlinien verbal mit jeder neuen Einstellung durchgehen, um einen offenen Dialog ueber ihre bevorzugten Arbeitszeiten zu schaffen, Urlaubszeit zu beantragen und Krankentage zu nutzen.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie Sie eine Auszeit anfordern, ob sie im Voraus geplant ist oder nicht. An wen wenden sie sich, wenn sie krank werden oder einen Notfall haben und nicht zur Arbeit kommen koennen? Muessen sie einen Arztbrief mitbringen, wenn sie ueber einen laengeren Zeitraum krank sind? Muessen sie eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche arbeiten, um eine Planungsueberlegung zu erhalten? Wie fordern sie PTO und Urlaubszeit an und wie viel Ankuendigung ist erforderlich? Die

Schaffung einer offenen Kommunikationslinie ueber Terminplanung und Auszeit fuehrt zu weniger Beschwerden und weniger Verwirrung fuer Ihre Mitarbeiter und weniger Frustration und Papierkram fuer Sie!

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2. Einrichten einer First Come, First Served Policy

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Es gibt Zeiten, in denen mehrere Mitarbeiter waehrend derselben Woche oder zu einer besonders ausgelasteten Zeit eine Freistellung anfordern. Also, wie entscheidest du, wer es bekommt und wer arbeiten muss? Das erste, was Sie daran erinnern sollten, ist, dass ihre Gruende fuer die Forderung nach der Auszeit kein Faktor fuer Ihre Entscheidung sein sollten, solange sie Ihre Richtlinien befolgt und die Zeit im Voraus angefordert haben.

Beispielsweise kann ein Teammitglied um Freitage bitten, weil es keinen Babysitter hat. Ein anderer moechte vielleicht dienstags einen Kurs besuchen. Das ist ihr Geschaeft. Ihr Hauptanliegen ist, dass Sie sich darauf verlassen koennen, sobald der Zeitplan erstellt wurde. Das gleiche gilt fuer Urlaubszeit und PTO. Das ist ihre Zeit und was sie damit machen wollen, sollte keine Entscheidung ueber Ihr Ende beeinflussen.

Schauen wir uns zwei hypothetische Mitarbeiter als Beispiel an-

  • Tom ist ein Heimkoerper, der seine Urlaubszeit nutzen moechte, um zu Hause mit seiner Familie zu entspannen.
  • Mary ist immer unterwegs und will in der gleichen Woche Urlaub mit ihrer Familie machen.
Obwohl Tom nicht vorhat, irgendwohin zu gehen, ist seine Bitte um Auszeit genauso wichtig wie Marys. Ihre Plaene sollten Ihre Entscheidung in keiner Weise beeinflussen. Der einzige faire Weg, sich zu entscheiden, ist nach dem ersten Kommen, der zuerst serviert wird. Diese Richtlinie erspart Ihnen eine Menge Kopfschmerzen und haelt die Dinge einfach und unkompliziert in Spitzenzeiten wie Urlaub und Sommerpause.

Obwohl viele Unternehmen beruecksichtigen Dienstalter bei der Gewaehrung von Urlaubszeit, wird diese Art von Politik Ihren Mitarbeitern das Gefuehl, dass Amtszeit wichtiger ist als Job Leistung und Zuverlaessigkeit. Auf der anderen Seite beseitigt eine First-come -Politik legitime Beschwerden, weil sie nur selbst dafuer verantwortlich sind, nicht weit genug voraus zu planen.

3. Betrachten Sie Buendelung von Krankentagen und Urlaubszeiten

Viele Unternehmen bieten jetzt einen PTO Vorteil an, der Krankheitstage und Urlaubszeit buendelt. Dies ist eine grossartige Moeglichkeit, Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilitaet und Kontrolle ueber ihre Zeitplaene zu geben und gleichzeitig den PTO Prozess zu vereinfachen. Mitarbeiter moegen diesen Ansatz, weil es gerechter erscheint.

Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter seine bezahlte Zeit frueh im Jahr verbraucht und dann krank wird, wissen sie bereits, dass seine kranken Tage unbezahlt sind. Hoffentlich lernen sie, mit ihrer PTO in Zukunft konservativer zu sein.

Aber ob sie lernen oder nicht, sie koennen sich nicht darueber beschweren. Es bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, sich mit kranken Zeitanfragen zu befassen und sich Sorgen zu machen, wenn ein Mitarbeiter wirklich krank ist oder einfach nur auf die Arbeit ausgelassen wird.

4. Angebot von Ueberstunden und Comp Time

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Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern, Ueberstunden zu arbeiten, aber das liegt moeglicherweise nicht im besten Interesse Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, das ganze Jahr ueber eine Menge Ueberstunden zu setzen, waeren Sie wahrscheinlich besser dran, zusaetzliche Mitarbeiter einzustellen. Auf der anderen Seite, wenn Sie nur waehrend der geschaeftigen Zeiten einmal oder zweimal im Jahr zusaetzliche Arbeitskraefte benoetigen, koennte es kostenguenstiger sein, Ihren Mitarbeitern Ueberstunden zu bieten.

Einige Unternehmen bieten auch Comp Time an. In diesem Fall erhalten Mitarbeiter, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, eine vergleichbare Freizeit anstelle von Ueberstundenverguetung. Dies mag wie eine einfache Loesung erscheinen, aber es neigt dazu, Probleme zu verursachen, insbesondere wenn Mitarbeiter, die sich nicht fuer Ueberstunden qualifizieren, versuchen, die Richtlinie zu nutzen. Wahrscheinlich sind Sie besser dran, Probleme bei der Planung und dem Zeitmanagement zu loesen oder bei Bedarf zusaetzliche Mitarbeiter einzustellen.

Planungssoftware reduziert Ueberstunden und Komp-Zeit, indem Prognosen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Sie nie unterbesetzt sind. Es beseitigt menschliche Fehler, indem Sie den Zeitplan und die PTO Ihres gesamten Personals verfolgen. Mit Planungssoftware muessen Sie sich nie darum kuemmern, zu vergessen, Mitarbeiter an Stelle von jemandem zu arbeiten, der auf geplante bezahlte Auszeit ist.

Zusammenfassend
Mit fairen Terminplanungspraktiken steigert die Moral der Mitarbeiter und reduziert den Umsatz bei gleichzeitiger Reduzierung von Papierkram. Beginnen Sie mit der Festlegung klarer Planungs-, PTO und First-come, First-diente Richtlinien, um Unzufriedenheit und Beschwerden der Mitarbeiter zu minimieren. Dann rationalisieren Sie den Prozess noch weiter, indem Sie bezahlte freie und kranke Tage buendeln.

Und schliesslich nutzen Sie Planungssoftware, um die Arbeitskosten zu senken, indem Sie Ueberstunden minimieren und sicherstellen, dass Schichten angemessen abgedeckt werden.

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