So planen Sie Mitarbeiter effektiv und strategisch

Mitarbeiter Scheduler October 12, 2020

Michelle Jaco

Schreiber

Als Mitarbeiterplaner fuer Ihr Unternehmen muessen Sie lernen, wie Sie Ihre stuendlichen Mitarbeiter effektiv und strategisch planen koennen. Mitarbeiterarbeitsplaene wirken sich auf jeden Aspekt Ihres Unternehmens aus, von Arbeitskosten und gesetzlicher Einhaltung bis hin zur Mitarbeiterzufriedenheit und zur Beibehaltung qualifizierter Arbeitskraefte.

Es gibt viele Dinge zu beachten, wenn Sie einen effektiven Zeitplan erstellen, einschliesslich der Anzahl der Mitarbeiter, die Sie benoetigen, um jede Schicht abzudecken, Verfuegbarkeit von qualifizierten Arbeitskraeften und Schwankungen der Nachfrage nach Ihren Waren und Dienstleistungen. In diesem Handbuch lernen Sie die Best Practices fuer die strategische Erstellung von Stundenarbeitsplaenen fuer Mitarbeiter kennen, die sowohl Ihrem Unternehmen als auch Ihren Mitarbeitern zugute kommen.

Best Practices zum Erstellen eines Zeitplans

Um ein effektiver Mitarbeiterplaner zu sein, muessen Sie zunaechst die Anzahl der benoetigten Mitarbeiter bestimmen, fuer welche Schichten Sie sie benoetigen und wo sie stationiert sein sollen. Die richtige Planung ist der Schluessel, um die Arbeitskosten so niedrig wie moeglich zu halten und gleichzeitig die Nachfrage zu decken.

Hier sind die drei Schritte, die Sie befolgen sollten, um Mitarbeiter effektiv und strategisch zu planen

1. Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie ein Team fuer den Zeitplan

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Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter Sie benoetigen, um die betrieblichen Anforderungen von Ihre Firma. Dieser Schritt richtig zu machen ist von entscheidender Bedeutung, da zukuenftige Zeitplaene auf Ihren Ergebnissen basieren.

Wie viele Mitarbeiter sind verpflichtet, die Nachfrage in jeder Schicht zu decken, und wo werden sie benoetigt? Verwenden Sie eine Tabellenkalkulations-, Whiteboard- oder Online-Planungssoftware, um Ihnen dabei zu helfen, den Ueberblick ueber den gesamten Prozess zu behalten.
Verwenden Sie Daten/Trends aus frueheren Zeitraeumen, um zukuenftige Anforderungen vorherzusagen.
Beruecksichtigen Sie zukuenftige Ereignisse, wie z. B. die gestiegene Nachfrage in bestimmten Feiertagen oder Jahreszeiten.
Bestimmen Sie spezielle Qualifikationen, die fuer jeden Schicht/Standort erforderlich sind.
die Effizienz zu gewaehrleisten, sollten Sie die Mitarbeiterplanungssoftware verwenden, um Zeit und Anwesenheit zu verfolgen.

2. Bewerten Sie Ihren Arbeitspool

Jetzt, da Sie wissen, welche Ressourcen benoetigt werden, bewerten Sie Ihren aktuellen Arbeitspool, um zu sehen, ob Sie die richtigen Mitarbeiter haben, um Ihre Anforderungen zu erfuellen. Achten Sie darauf, alle bevorstehenden Ereignisse zu beruecksichtigen, die Ihren Arbeitspool beeinflussen koennen, z. B. einen bevorstehenden Feiertag oder ein langes Wochenende.

Wenn Sie einen anstehenden Anstieg der Nachfrage voraussehen, ist es eine gute Idee, ein paar zusaetzliche Mitarbeiter im Zeitplan zu haben, um sicherzustellen, dass Sie die Nachfrage erfuellen koennen. Vergessen Sie nicht, auch andere Ressourcen in Betracht zu ziehen, wie Fahrzeuge oder andere Ausruestung, die fuer bestimmte Jobs benoetigt werden.

Es ist entscheidend, diesen Schritt richtig zu machen. Die Abrechnung von stuendlichen Mitarbeitern, nicht personellen Ressourcen und schwankenden Beduerfnissen kann verwirrend sein. Der Mitarbeiter Scheduler wird feststellen, dass Planungssoftware eine grosse Hilfe bei der Verfolgung der Nachfrage und Prognose zukuenftiger Beduerfnisse basierend auf historischen Daten ist.

3. Planungsrichtlinien definieren Die Richtlinien, Prozesse und Vorschriften

Ihres Unternehmens wirken sich auf die Planung von Mitarbeitern aus. Vergessen Sie nicht, Ueberstunden und Dienstalter sowie Zertifizierungen und Standort bei der Erstellung Ihres Stundenplans zu beruecksichtigen. Legen Sie klare Richtlinien fest, die fuer Ihr Unternehmen spezifisch sind, und stellen Sie sicher, dass Ihre Manager verstehen, wie die Schichten zugewiesen werden.

Schichten zuordnen Mitarbeiterschichten

Nachdem Ihr Hauptplan geplant ist, haben Sie festgestellt, dass Ihre Arbeitskraefte Ihren Anforderungen entspricht, und Planungsrichtlinien festgelegt sind, kann der Mitarbeiterplaner mit der Auswahl der richtigen Mitarbeiter fuer jede Schicht und jeden Standort beginnen.

Erinnern Sie sich bei der Entscheidung, wie Schichtschichten zugewiesen werden sollen, beachten Sie die folgenden Schluesselpunkte. Werden Schichtmanager Schichten zuweisen, koennen Sie qualifizierte Mitarbeiter aus verfuegbaren Schichten auswaehlen, oder verwenden Sie einen kombinierten Ansatz?

Wenn es fuer Ihr Unternehmen praktisch ist, koennen Mitarbeiter die Moeglichkeit haben, ihre eigenen Schichten zu waehlen, eine echte Zeitersparnis sein und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und den Umsatz senken.

Qualifikationen
Achten Sie darauf, die Qualifikationskriterien fuer jede Schicht zu beruecksichtigen und Mitarbeiter mit den erforderlichen Faehigkeiten fuer jede Schicht zu waehlen. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied mit seinen Zertifizierungen oder Anmeldeinformationen auf dem neuesten Stand ist, um Geldbussen und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Planungsrichtlinien
Achten Sie darauf, Ueberstundenstatus, Dienstalter und andere Richtlinien zu beruecksichtigen, die fuer Ihr Unternehmen spezifisch sind.

Mitarbeiterverfuegbarkeit
Sie muessen aus Mitarbeitern waehlen, die waehrend jeder Schicht arbeiten koennen. Zum Beispiel koennen Sie Mitarbeiter im Urlaub oder eine andere Art von Urlaub haben. Sie benoetigen eine effektive Moeglichkeit, die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter zu verfolgen, um Fehler zu vermeiden.

MitarbeiterpraeferenzWenn Sie
die Voreinstellungen der Mitarbeiter bei der Erstellung des Terminplans beruecksichtigen, sparen Sie Zeit, indem Sie Aenderungsantraege reduzieren. Es wird auch Umsatz und Last-Minute-Callouts reduzieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Die Rolle der Technologie im Prozess

Mitarbeiterplanungssoftware kann den Planungsprozess auf vielfaeltige Weise vereinfachen und rationalisieren. Es kann auch Ihr Unternehmen Geld sparen, indem sichergestellt wird, dass Richtlinien und Vorschriften eingehalten werden.

Planungssoftware verfuegt ueber eine Vielzahl von Funktionen, einschliesslich zukuenftiger Prognosen, die fuer die Ermittlung des Ressourcenbedarfs waehrend des ganzen Jahres unglaublich hilfreich sein koennen.

Wenn Ihr Arbeitspool gross ist, reduziert die Verwendung von Planungssoftware Fehler. Planungssoftware hilft Ihnen dabei, Mitarbeiterprofile wie Lohnsaetze, Verfuegbarkeit, Dienstalter und mehr fuer jedes Teammitglied im Auge zu behalten. Es kann auch verwendet werden, um Schichtzuordnungen zu automatisieren, wodurch der Mitarbeiterplaner Zeit spart und Fehler reduziert werden, die zu einer geringeren Produktivitaet, hoeheren Arbeitskosten und Unzufriedenheit der Mitarbeiter fuehren koennen.

Final Thoughts

Unsachgemaesse Planung kann zu verschwendeten Arbeitskosten, reduzierten Produktivitaet und entgangenen Gewinnen fuehren. Die Nichteinhaltung der Arbeitsgesetze kann auch zu Geldbussen und Klagen fuehren. Mitarbeiter Scheduler sollten diese Best Practices befolgen, um Mitarbeiter effektiv und strategisch zu planen, um Fehler zu reduzieren und die Arbeitskosten niedrig zu halten.