Employee Schedule | 5 mins read

Haeufige Fehler bei der Mitarbeiterplanung, die Ihr Unternehmen verletzen

common employee scheduling mistakes that hurt your business
Michelle Jaco

By Michelle Jaco

Mit der Mitarbeiterplanung spielt eine entscheidende Rolle fuer den Unternehmenserfolg, ist es wichtig, zuerst die haeufigen Terminplanungsfehler zu verstehen, denen viele Unternehmen zum Opfer fallen.

Die Planung von Mitarbeiterschichten ist eine zentrale Verantwortung fuer die meisten Unternehmen. Wenn Sie jedoch nicht vorsichtig sind, kann es auch eine der anspruchsvollsten sein. Viele Organisationen koennen ihr volles Potenzial aufgrund haeufiger Planungsfehler nicht ausschoepfen.

Gluecklicherweise sind diese Fehler vermeidbar. Sie muessen nur wissen, was sie sind. Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie diese Schluesselfehler nicht uebermitteln.

Die Nichteinhaltung

organisatorischer Faehigkeiten zumindest ausreichend ist waehrend des Planungsprozesses ein Muss. Es ist leicht zu verstehen, warum das Vergessen, eine Schicht zu planen, ein Fehler ist, den Sie vermeiden muessen. Wenn Sie eine Schicht vergessen, muessen Sie sich in letzter Minute um einen verfuegbaren Mitarbeiter zu finden. Dies verhindert, dass Sie andere wichtige geschaeftliche Aufgaben bewaeltigen koennen.

Es kann auch Ihren Zeitplan in der Zukunft erschweren. Zum Beispiel haetten Sie normalerweise Mitarbeiter A geplant, um eine Schicht zu arbeiten, aber Sie haben es vergessen. Zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie dies erkennen, ist Mitarbeiter A moeglicherweise nicht verfuegbar. Selbst wenn Mitarbeiter B in der Lage ist, fuer sie zu decken, muessen Sie ihre Zeitplaene entsprechend anpassen, andernfalls wird Mitarbeiter A veraergert, dass er das Einkommen verpasst hat, weil Sie einen Terminplanungsfehler gemacht haben.

Der Versuch, alle Basen in letzter Minute abzudecken, ist sehr schaedlich. Beruecksichtigen Sie bei der Erstellung von Zeitplaenen die Beduerfnisse Ihrer Mitarbeiter. Sie haben ein persoenliches Leben ausserhalb der Arbeit. Die Planung ihres Privatlebens ist einfacher, wenn sie zwei oder mehr Wochen im Voraus ueber ihre Schichten Bescheid wissen. Darueber hinaus erfordern einige Gesetze , dass Sie bestimmte Arten von Schichten vor der Zeit planen.

Vermeiden Sie dabei, eine betraechtliche Menge an Zeit fuer die Erstellung von Terminen zu verbringen. Stattdessen nutzen Sie moderne Tools, um den Prozess zu vereinfachen.

Kuenstliche Intelligenz ermoeglicht es Benutzern, Mitarbeiterplanung zu automatisieren , sowie Vorlage guenstige Zeitplaene fuer zukuenftige Referenz verwendet werden.

Spielen Favoriten

n a 10084

Nicht alle Mitarbeiter sind austauschbar. Die Qualifikationen und Qualifikationen variieren. Denken Sie daran, wenn Sie Schichten planen.

Vielleicht verwalten Sie ein Restaurant mit einer beliebten Bar. Sie werden Ihre Kunden veraergern, wenn keiner der Mitarbeiter, die eine Schicht bearbeiten, weiss, wie man Barkeeper macht. Wenn Sie entscheiden, wen Sie fuer eine bestimmte Schicht planen moechten, beurteilen Sie, fuer welche Arten von Aufgaben die Menschen verantwortlich sind. Wenn Sie diesen grundlegenden Schritt ausfuehren, koennen Sie ein erhebliches Problem vermeiden.

Abhaengig von der Art Ihres Unternehmenskoennen einige Verschiebungen wuenschenswerter sein als andere. Zum Beispiel besitzen Sie vielleicht ein Restaurant, in dem Mitarbeiter ihre Tipps nicht zusammenfuehren. Oder vielleicht verwalten Sie ein Einzelhandelsgeschaeft, und einige Schichten sind viel ueberwaeltigender beschaeftigt als andere.

Beachten Sie dies bei der Erstellung von Zeitplaenen. Sie wollen einige Ihrer Arbeiter nicht respektieren, indem Sie immer die wuenschenswertesten Schichten an dieselben Mitarbeiter geben.

Das heisst, manchmal hat ein Mitarbeiter, dessen Leistung relativ schlecht ist, keine besseren Schichten verdient. Vielleicht sind sie nicht qualifiziert, um sie zu behandeln. Sie koennten bei Kunden den falschen Eindruck machen, wenn Sie einen inkompetenten Mitarbeiter waehrend der geschaeftsreichsten Tageszeit planen.

Besprechen Sie dies waehrend der Bewertungen, wenn ein Mitarbeiter wirklich nicht qualifiziert ist, um die begehrtesten Schichten zu decken, die noch nicht. Sie werden mehr Respekt vor Ihnen haben, wenn Sie mit ihnen arbeiten, um die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen.

Vernachlaessigung der Kommunikation

Identifizieren Sie eine Form der Kommunikation, mit der die meisten Ihrer Mitarbeiter vertraut sind. Durch dieStandardisierung Ihrer Kommunikationsprozesse wird die Planung wesentlich einfacher.

Das heisst, Sie muessen sich daran erinnern, dass verschiedene Arten von Arbeitern mit verschiedenen Arten von Kommunikationstools vertraut sind. Junge Millennials koennen sich wohl fuehlen, sich mit einer Messaging-App wie Slack zu koordinieren, waehrend weniger technisch versierte Mitarbeiter E-Mails bevorzugen. Waehlen Sie keine Methode, bis Sie sicher sind, dass jeder sie versteht.

Wenn es um die Beduerfnisse der Mitarbeiter geht, kann die Kommunikation nicht genug betont werden.

Mitarbeiter sollten sich wohl fuehlen, ihre Beduerfnisse auszudruecken. Stellen Sie sicher, dass der Prozess fuer die Anforderung von Auszeit transparent und einfach ist. Wenn Mitarbeiter nach bestimmten Schichten fragen, sollten Sie in Erwaegung ziehen, nach ihren Wuenschen zu handeln, wenn die Anfrage angemessen ist. Ein starker Mitarbeiter, der Kinder zu pflegen hat, braucht moeglicherweise Schichten, die es ihnen ermoeglichen, sowohl ihre beruflichen als auch ihre persoenlichen Beduerfnisse zu erfuellen. Solange Sie andere Mitarbeiter nicht veraergern, indem Sie anscheinend Favoriten abspielen, sollten Sie dies waehrend des Planungsprozesses beruecksichtigen.

Dies erstreckt sich auch auf die Festlegung klarer Erwartungen. Mitarbeiter muessen nicht nur wissen, wann sie sich melden sollen. Sie muessen auch wissen, auf welche Aufgaben Sie sich konzentrieren, wenn sie ankommen. Manchmal ist das nicht so klar, wie Sie vielleicht denken.

Vielleicht besitzen Sie eine Buchhandlung. Waehrend einiger langsamen Schichten koennten die Mitarbeiter fuer die Wiederauffuellung der Regale verantwortlich sein. In anderen Faellen koennen Sie erwarten, dass sie alte saisonale Displays entfernen und durch neue ersetzen.

Ihre Mitarbeiter koennen Ihre Gedanken nicht lesen. Wenn es mehrere Aufgaben gibt, auf die sie sich waehrend einer bestimmten Schicht konzentrieren koennten, stellen Sie sicher, dass sie verstehen, welche am wichtigsten sind.

Verkomplizierte einfache Prozesse

n a 10086

Arbeit macht in der Regel 70% der Gesamtkosten aus, weshalb es notwendig ist, das Budget im Auge zu behalten immer bei der Planung. Dies erfordert die Beruecksichtigung aller relevanten Faktoren, einschliesslich Ueberstundensaetze und zusaetzlicher Ausgleichsformen. Wenn beispielsweise Ihre Mitarbeiter manchmal vor Ort arbeiten, muessen Sie sie moeglicherweise fuer Reisekosten entschaedigen.

Ein weiteres einfaches Verfahren, das haeufig dazu neigt, fehlerhaft zu werden, ist der Austausch von Mitarbeiterschichten.Die

ordnungsgemaesse Planung wird viel einfacher, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Zum Beispiel moechten Sie ein Tool verwenden, das es Mitarbeitern ermoeglicht, Schichten einfach zu tauschen. Sie koennen den Prozess bis zu einem gewissen Grad ueberwachen, aber Sie muessen sich nicht direkt engagieren.

Es wird Zeiten geben, in denen Mitarbeiter Arbeit verpassen muessen. Sie muessen andere bitten, sie zu decken, wenn das passiert. Wenn Sie einen standardisierten Prozess haben, mit dem jeder vertraut ist, muessen Sie sich keine Gedanken ueber diese Situationen machen, die zum Chaos fuehren.

Schliesslich gibt es das begehrte Tool, an das sich viele Unternehmer und Manager gleichermassen gewoehnt haben, die gute alte Tabelle.

So wichtig wie die Verwendung der richtigen Werkzeuge ist, muessen Sie auch vermeiden, die falschen zu verwenden. Wenn Sie sich auf veraltete Planungsressourcen verlassen, erhoehen Sie Ihre Chancen, einen Fehler zu machen.

Verwenden Sie beim Erstellen von Zeitplaenen keine Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel. Ja, wenn Ihr Unternehmen klein ist, scheinen Tabellenkalkulationen Ihren Anforderungen zu entsprechen, aber wenn Ihr Unternehmen waechst, koennen sie unhandlich werden.

In vielen Faellen ist das Bearbeiten von Tabellenkalkulationen ueber mobile Geraete schwierig (wenn nicht unmoeglich). Da Tabellenkalkulationsprogramme nicht auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt sind, bieten sie auch keine speziellen Planungsfunktionen. Langfristig wird der Ausbau auf robuste Terminplanungssysteme Dividenden auszahlen.