So erstellen Sie einfache
Die To-Do-Liste fuer einen Manager kann oft unendlich erscheinen und metaphorisch einer Drehtuer aehneln- Wenn eine Aufgabe erlischt, kommt eine andere rein. Obwohl diese Aufgaben von Tag zu Tag unterschiedlich sind, bleibt ein Unternehmen eine staendige Herausforderung bei der Mitarbeiterplanung. Dies gilt insbesondere fuer diejenigen, die Planungsaufgaben noch manuell ueber Tabellenkalkulationen oder noch einfacher mit Stift und Papier erledigen.
Vorlagen bieten mehrere Vorteile fuer einen Arbeitsplan - egal ob es sich um einen monatlichen oder woechentlichen Zeitplan handelt. Im Kern reduzieren Vorlagen von Mitarbeiterplanungssoftware drastisch die Vorbereitungszeit, die bei der Erstellung jedes Zeitplans eingeht. DieAufbewahrung und Organisation von Datensaetzen ist ebenfalls praktikabler, da alle Dateien auf einer Desktop- oder Cloud-Datenbank gespeichert werden koennen.
Obwohl die Einfachheit von so etwas wie einem Excell Zeitplan Teil der Loesung sein kann, kann das Konzept ueber verschiedene Moeglichkeiten der Planungssoftware angewendet werden.
Was in einer Vorlage enthalten ist
Wenn es um die Schichtplanung geht, stellen Sie sicher, dass Sie mit den grundlegenden Grundlagen beginnen. Jede Scheduling-Vorlage sollte
- 1 bis 2 Wochen im Wert von Mitarbeitern Schichten zu fuellen, mit Schichtfenstern von 4 bis 8 Stunden
- Verfolgen Sie eine vollstaendige Liste des aktuellen Teams, einschliesslich Namen und Kontaktinformationen
- Datum jedes Tages in anderen Worten, statt nur Montag, die Datum sollte als Montag 1/1
- Stunden Schichtarbeit fuer jeden Tag geschrieben werden, was besonders wichtig ist fuer Unternehmen, die laenger/kuerzere Stunden an bestimmten Tagen bieten
- Ein Vorgesetzten oder Manager Kontaktinformationen
- Klare visuelle Darstellung der Arbeitszeit, durch Zeiterfassung, die auch farbcodiert sein, so dass der Zeitplan leichter gelesen werden kann
Es sollte nicht lange dauern oder schwierig sein, die Tage und Stunden zu bestimmen, die jeder einzelne arbeitet oder die Jobs, die er ausfuehren wird, ob es sich um eine Tagesschicht oder eine Nachtschicht handelt. Ein uebersichtlicher Zeitplan kann davon ablenken.
Um festzustellen, ob ein Zeitplan visuell optimiert ist, versuchen Sie es zuerst zu testen. Dies kann durch
- Experimentieren mit einem aelteren Zeitplan und Auswahl eines Mitarbeiters nach dem Zufallsprinzip durchgefuehrt werden. Zeit, wie lange es dauert, um seine/ihre benannte Schicht zu lokalisieren.
- Versuchen Sie den ersten Schritt noch einmal, aber waehrend Sie mit etwas Kleinem multitasking, wie das Loeschen des Posteingangs. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter im Hinterkopf haben, schauen Sie sich den Zeitplan an und versuchen Sie, die Schicht des Mitarbeiters zu lokalisieren, waehrend Sie sich selbst zeitlich planen.
So erstellen Sie die Vorlage
Nach dem Sammeln aller grundlegenden Grundlagen, beginnen Sie mit der Konstruktion der Vorlage, die in Programmen wie Microsoft Excel oder Google Sheets durchgefuehrt werden kann, und beginnen Sie mit dem Einstecken in alle notwendigen Informationen.
Obwohl Microsoft Office-Produkte nicht als Zeitplanersteller funktionieren koennen, koennen sie zum Erstellen von Mitarbeiterzeitplaenen verwendet werden. Wenn Ihre Mitarbeiter Identifikationsfotos haben, koennen diese hilfreich sein, um Ihre Mitarbeiter bei der Erstellung des Mitarbeitertermins zu differenzieren.
Denken Sie daran - Das Endziel besteht darin, die Scheduling-Vorlage zu vereinfachen. Verkomplizieren Sie es nicht, indem Sie Designgrafiken und verschiedene Farben integrieren. Ausserhalb potenziell einschliesslich Mitarbeiterausweisfotos und Farbcodierung wird empfohlen, die Leinwand so sauber wie moeglich zu halten.
- Suchen Sie nach Vorlagen fuer die Mitarbeiterplanung in einem Webbrowser, waehlen Sie eine aus, die mit der Software kompatibel ist (Excel oder Google Sheets), und laden Sie sie herunter.
- Oeffnen Sie die neu heruntergeladene Vorlage mit der Tabellenkalkulationssoftware. Die meisten Vorlagen sind mit Abschnitten wie Name, Datum, Uhrzeit usw. vorausgefuellt, sodass diese Bereiche moeglicherweise an Ihr Unternehmen angepasst werden muessen.
- Fuegen Sie unerwuenschte Zeilen hinzu, oder entfernen Sie sie, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und Zeile einfuegen oder loeschen auswaehlen. Speichern Sie Ihre Arbeit waehrend des gesamten Erstellungsprozesses kontinuierlich.
- Waehlen Sie eine Zelle aus, und bearbeiten Sie sie entsprechend. Geben Sie den Namen jedes Mitarbeiters ein und wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Namen aufgelistet sind. Behalten Sie dabei fuer jeden Zeitplan die gleiche Reihenfolge von Namen bei. Dies sorgt fuer Vertrautheit und erleichtert es Mitarbeitern, ihre Namen in zukuenftigen Zeitplaenen zu finden.
- Nachdem alle Namen eingegeben wurden, geben Sie alle geplanten Stunden pro Mitarbeiter ein. Bei Best Practices sollte jeder Zeitplan nur die Verschiebungen einer Woche widerspiegeln. Dies verhindert Verwirrung bei anstehenden Schichten fuer die folgenden Wochen.
- Eine weitere Vorsichtsmassnahme, um Verwirrung zu vermeiden, ist die Farbcodierung jeder Schicht, wie das Zuweisen von Oeffnungsverschiebungen die Farbe Orange und das Schliessen verschiebt die Farbe Blau.
- Listet bestimmte Jobs/Rollen auf, die jeder Mitarbeiter neben der Schichtzeit ausfuehrt. Benennen
- Sie die Tabelle mit dem Wochentag (z. B. 1/1 1/8 Zeitplan) und geben Sie Ihren Firmennamen an. Listen Sie in der Peripherie alle relevanten Kontakte auf, wie z.B. die Kontaktinformationen von Fuehrungskraeften und Vorgesetzten.
Wenn Sie fertig sind, testen Sie die Vorlage auf einfache Navigation und Lesbarkeit, indem Sie die 30-Sekunden-Regel anwenden. Denken Sie daran, das Ziel ist Einfachheit und Organisation. Wenn der Zeitplan den Test bestanden hat, schliessen Sie ihn ab, und verteilen Sie ihn an alle Teammitglieder.
Bewaehrte Vorgehensweise fuer die Verwendung der Vorlage
Es gibt wichtige Tipps, die bei der ordnungsgemaessen Verwendung eines Vorlagenplans beruecksichtigt werden muessen.
Tipp 1
Der Schluessel zu einem starken Zeitplan besteht darin, ein tiefes Verstaendnis fuer Ihr Team und Ihre individuellen Faehigkeiten zu haben. Wenn Sie wissen, wer Ihre besten Mitarbeiter sind und ihre Staerken und Schwaechen beruecksichtigen, zahlen Sie langfristig Dividenden.
Tipp 2
Entwickeln Sie ein Wissen ueber die Ins und Outs Ihres Unternehmens. Wenn Sie verstehen, welche Mitarbeiter gut zusammenarbeiten und zu welchen Zeiten des Tages, laeuft jede Schicht reibungsloser und die Produktivitaet steigt dadurch.
Tipp 3
Respektieren Sie Mitarbeiterzeitabfragen. Realistisch gesehen koennen nicht alle Schichten die ganze Zeit genehmigt werden, insbesondere waehrend der Hochsaison, wie Sommer- und Feiertage, aber bemueht sich zu zeigen, dass Sie sich um die Anfrage jedes Mitarbeiters kuemmern, wird dazu beitragen, eine gesunde Moral aufrechtzuerhalten. Dies hilft auch bei der Mitarbeiterbindung, da Menschen eher bei einem Arbeitgeber bleiben, der ihre Mitarbeiter respektiert.
Tipp 4
Verteilen Sie den ausgefuellten Zeitplan so schnell wie moeglich. Die Bereitstellung von Zeitplaenen 2 3 Wochen im Voraus profitiert sowohl Ihrem Team als auch Ihrer Einrichtung. Dies ermoeglicht es den Mitarbeitern, ihre persoenlichen Angelegenheiten in Ordnung vor der Zeit zu bekommen, und bietet die gleiche Chance fuer das Management.
Tipp 5
Erlauben Sie die Anpassung durch Ihre Mitarbeiter. Wenn jemand aufgrund einer Krankheit oder eines Last-Minute-Notfalls keine Schicht machen kann, muss die Verantwortung bei diesem Mitarbeiter liegen, um einen Ersatz zu finden, der ausgefuellt werden kann. Dadurch wird auch ein Kommunikationsnetzwerk zwischen Ihrem Team eroeffnet, das auch die Moral verbessert und die Team-Einheit aufbaut.
Tipp 6
Seien Sie offen fuer die Automatisierung. Vorlagen sind fast die perfekte End-All-Loesung fuer die Mitarbeiterplanung, aber es hat Einschraenkungen. Automatisierung unterstuetzt Manager bei der Einhaltung von State-to-State/County-to-County-Arbeitsgesetzen und optimiert den Planerstellungsprozess in wenigen Minuten.
Die Power of Automation Die
Nutzung technologisch fortschrittlicher Tools mit taeglichen betrieblichen Praktiken, wie der Terminplanung, ist im modernen Geschaeft von wesentlicher Bedeutung. Zwischen der Aufrechterhaltung der Mitarbeitermoral und der Einhaltung der sich staendig aendernden Arbeitsgesetze ist der Versuch, alle zu besaenftigen, ein Job, der leichter gesagt als getan ist.
Arbeitgeber muessen jedoch die notwendigen Massnahmen ergreifen, um sich auf das Wohlergehen der Arbeitnehmer zu konzentrieren, beginnend mit der geplanten Planung.
Diese Systeme machen es einfach, Zeitplaene zu erstellen, Arbeitsstunden zu verfolgen und diese Stunden fuer die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berechnen. Es ist auch die einfachste Moeglichkeit, woechentliche/monatliche Zeitplaene zu verteilen, da Mitarbeiter Push-Benachrichtigungen auf ihren Smartphones erhalten, wenn ein neuer Zeitplan verfuegbar ist und wenn Zeitabweichungsanfragen genehmigt oder abgelehnt wurden.
Bei der Modernisierung von Betriebsprozessen ist die Automatisierung immer die richtige Loesung.
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