ビジネスオーナーズガイドの作業スケジュール
作業スケジュールの概要
企業は、常に適切なバランスのスタッフを必要としています。管理職がシフトを過剰にした場合、人件費が増加します。一方、人員の不足は、潜在的な利益と貧しい顧客サービスの損失につながります。シフトを割り当てるの細かい線を歩むには、事業者は作業スケジュールシステムを持っている必要があります。これには、スケジューリングプロセスを合理化するために、適切な方法とツールを使用することが必要になります。
作業スケジュールとは何ですか？
作業スケジュールは、ビジネスの従業員が自分の仕事に就くことが予想される週の日と時間です。勤務スケジュールは会社によって異なります。毎週作成され、送信されるものもあれば、毎月発行されるものもあります。その他のタイプの集計表には、次のようなものがあります。
- フルタイムの作業スケジュール- これらのスケジュールは、週37〜40時間労働することを約束しているスタッフのためのスケジュールです。フルタイムで働いている人は、通常、休暇日や退職計画などの従業員の福利厚生を受け取ります。
- パートタイムスケジュール- パートタイムスケジュールとは、フルタイム雇用よりも時間が短いスケジュールを指します。パートタイムで働くチームは、何日も働きたいかによって、柔軟性が高くなります。
- 固定作業スケジュール- これらのスケジュールは、通常、1 週間の同じ作業時間と日数を示す時刻表の形式です。マネージャーと従業員は、設定された日数とシフトに同意する必要があります。
- 柔軟な作業スケジュール- このタイプの作業スケジュールは、固定スケジュールよりも一貫性が低いです。従業員の可用性を集めた後、マネージャは最低限のシフト数をスケジュールするか、必要性に基づいて作業時間を割り当てます。
- シフト勤務スケジュールの回転- このスケジュールを持つ従業員は、チームメンバーと日中、夜間のシフトを交代します。サイクルを持つことによって、各従業員は長期間にわたって望ましくない時間を働く必要がありません。回転シフトは、建設作業、発電所、医療、軍事職の中で最も一般的です。
作業スケジュールの重要性
作業スケジュールは、一貫した生産性を保証し、従業員に責任を持たせるため、重要です。管理者は、期待どおりに来て、欠勤を減らすために、スタッフに頼ることができます。また、顧客が質の高いサービスを提供することを保証します。企業が作業スケジュールを必要とする主な理由には、次のようなものがあります。
- 構造を持っている- 一貫した従業員のスケジュールは、彼らが時間管理を行うために必要な構造をチームに提供します。これは、事前に計画し、効率的かつ効果的に作業を完了するためにそれらを駆動するのに役立ちます。スケジュールは、スタッフに休息や昼休みを取る必要があるときにも思い出させます。これは彼らの幸福のために重要です。
- ワークライフバランスを促進する- 従業員のスケジュールを送信すると、スタッフはそれに応じて自分の個人的な生活を計画することができます。また、仕事と自分の個人的な時間の間に境界を作成し、効果的に割り当てられた時間にのみ働くようにスタッフを動機づけます。
- 時間と出勤の追跡- マネージャはスケジュールを使用して、従業員の勤務時間と出勤を追跡できます。これにより、給与計算と報酬のプロセスが合理化されます。
- 可視性の向上- 経営陣は生産性を容易に監視し、各シフトでトップクラスのスタッフを特定できます。たとえば、特定の時間帯に売り上げが高かった場合、オーナーはスケジュールを通じてその時点で稼働していた特定のシフトまで追跡できます。
- タイムリーなスケジュール変更- 勤務スケジュールがある従業員は、いつ職場に入社する必要があるか、およびカバレッジを見つける必要がある時期を知ることができます。その後、最後の分ではなく、時間外またはシフトスワップのリクエストを事前に送信できます。
オンライン作業スケジュールを使用するメリット
多くの企業は、オンラインの作業スケジュールソリューションを使用して、人員配置プロセスを合理化します。チームが小さいかどうか、または管理者が複数の場所からスタッフを持っている場合、ソフトウェアシステムは、迅速かつ簡単にスケジューリングを行います。これらのツールは一般的に自動化技術を備えており、ビジネスニーズに基づいてスマートな提案とスケジュールテンプレートを生成します。クラウドベースの作業スケジュールを採用するその他の主なメリットは次のとおりです。
1.スケジュール変更への即時アクセス
直前の緊急事態やイベントが頻繁に発生し、その結果、管理者は作業スケジュールを更新する必要があります。オンラインシステムでは、管理者はこれらの変更を行い、従業員に新しいスケジュールを瞬時に送信することができます。スタッフは、更新に関する通知をテキストまたはメールで受け取ります。これにより、従業員が誤ってシフトを逃したり、古いスケジュールを参照したりしないことが効果的に保証されます。
2.シームレスな互換性
ビジネス所有者は、タイムクロックや時間追跡ソフトウェアなど、スケジュール用の既存のツールを持っている場合があります。これらの異なるシステムを従業員の作業スケジュールソリューションと結びつけ、労務管理プロセスを合理化します。これにより、オペレータがデータ入力と給与処理にかかる時間を節約できます。ほとんどのオンラインスケジューリングプラットフォームにはモバイルアプリの互換性があるため、管理者はスマートフォンから従業員のスケジュールを作成できます。
3.生産性の向上
専門家は、スケジュールの作成に少なくとも2時間かかると言います。しかし、Webベースのスケジューリングソフトウェアでは、自動化技術により、人員の配置が簡単かつ瞬時にできるようになります。その結果、企業幹部は、製品開発など、他の緊急プロジェクトに時間と労力を集中させることができます。
4.人件費の削減
オンラインスケジューラは、直感的な設計を持っており、労働予測ツールとコスト追跡が装備されています。このシステムは、時給を計算し、残業を制御するようにプログラムされています。これにより、シフトの人員超過やスケジュールが予算外になったとき、従業員が40時間以上割り当てられた場合に、ユーザーに警告します。この効率化により、企業は人件費を削減し、全体的な収益を保護することができます。
5.記録の追跡
従業員のスケジュールは、従業員がいつ働いたのか、何をしたかを示す重要なレコードです。雇用者は、オンラインスケジューリングアプリを通じてこれらの記録を追跡することができます。ボタンをクリックするだけで、履歴スケジュールをプルアップし、必要に応じて使用することができます。これは、マネージャが労働コンプライアンスの記録や給与計算プロセスの記録を提供する必要がある場合に重要です。
6.クラウドベースのアクセシビリティ
クラウドテクノロジーにより、インターネット対応のデバイスを持っている限り、ユーザーはどこからでもシステムにアクセスできます。トップスケジューラはクラウドベース機能を備えているため、ビジネスマネージャはスケジュールを作成し、従業員がリモートで表示できます。また、システムはシフトリマインダーとアラートを送信して、ユーザーを最新の情報で更新することができます。
作業スケジュールの作成方法に関する5つのステップ
事業者は、オンラインシステムまたはスケジューリングのための手動の方法を使用しているかどうか、彼らは徹底したプロセスを持っている必要があります。シフトスケジュールを開発する方法に関する実績のあるステップを作成し、従うことで、管理者は有効性と従業員の士気を高めることができます。以下は、あらゆる規模の企業が使用できる5つのステップです。
1.ビジネスニーズの内容を把握する
まず、経営陣はビジネスと労働のニーズを決定する必要があります。これには、各シフトがうまく機能するために必要なスキルとリソースを定義する必要があります。また、業務時間、シフト責任、シフト時間の識別も伴います。シフトの長さを概説するときは、休息と食事の休憩を含めることが重要です。
2.計画を立てる
また、ビジネスオーナーがスケジューリングに関するポリシーと手順を確立することも重要です。従業員は、病気休暇と休暇を要求する方法を知る必要があります。シフトの入れ替え、カバレッジの検索、従業員の可用性の変更方法に関する書面による基準が必要です。明確に定義された期待を設定し、スタッフにそれらを伝えることで、彼らは通知され、経営に自信を持っています。
3.従業員への対応
従業員は自分の個人的な生活を持っており、経営者はそれを尊重する必要があります。スケジュールを作成するときは、可能な限りスタッフの空き状況を反映する必要があります。みんなのニーズに合わせて作業スケジュールを作ることで、士気が高くなります。それはポジティブな職場環境を育むだけでなく、ドライブとモチベーションを向上させます。
4.スケジュールを早めに作る
従業員は、事前に計画を立てて、シフト交換を行う必要がないように、早期にスケジュールが必要です。マネージャは、少なくとも1ヶ月前に空き状況を収集し、それに応じてシフトを割り当てる必要があります。従業員が休暇を要求したり、カバレッジを必要とする場合は、エグゼクティブはそれを承認し、迅速に調整を行う必要があります。
5.できるだけ早くスケジュールを送信する
作業スケジュールが作成されたら、経営陣はそれらを送信する必要があります。従来のスプレッドシート方式を使用する場合、スケジュールは電子メールまたはテキストメッセージで送信するのが最適です。一部の企業では、ブレークルームに物理的なスケジュールを印刷して掲示します。しかし、現代の企業は、多くの場合、スケジューリングソフトウェアを使用し、アプリを介してデジタルスケジュールを送信します。これにより、スタッフの時間を節約し、チームは常に最新バージョンのスケジュールにアクセスできます。
トップレストランスケジューリングソフトウェア 2021
新しいスケジューリングソフトウェア技術を採用しようとしている企業は、選択肢の宝庫を持っています。今日のオンラインスケジュールメーカーの多くは、スケジュールを簡単にし、業務を改善する高度な機能を備えています。最高のソフトウェアマネージャのいくつかは、次のプラットフォームを含む考慮する必要があります。
1.郵便スケジュール
Zip Schedules は、中小企業、レストラン、フランチャイジーが恩恵を受けることができるトップスケジューリングシステムの 1 つです。直感的なスケジューリングソフトウェアは、シフト割り当てを自動化し、矛盾のないスケジュールを保証します。また、労働予測や人件費追跡などの貴重なツールもあり、ブランドのお金を節約できます。Zip Schedules にはマルチプラットフォームアクセシビリティがあり、マネージャーはラップトップやスマートフォン経由で外出先で作業できます。
2.findMyShift
FindMyShift は、その統合機能で最もよく知られているレストランスケジューリングソフトウェアプラットフォームです。ビジネスオーナーは、FindMyShift システムを既存のアプリ (POS) や給与計算などのアプリケーションに同期できます。また、電子メールメッセージやシフトリマインダーなどの追跡および通信機能も備えています。
3.ホットスケジュール
以前のスケジュールアプリと同様に、HotSchedules にはモバイルアプリの互換性があります。つまり、マネージャとユーザーは、Android または iOS デバイスにインターフェイスをダウンロードできます。この機能により、彼らはスケジュールに基づいて作業し、休暇要求を送信したり、自分の携帯電話の快適さからシフトをピックアップすることができます。ただし、独自の支払いプランがあり、顧客が従業員1人につき月額2ドルを支払う必要があります。
4. 7シフト
7Shifts は、ドラッグアンドドロップインターフェイスとカスタマイズ可能なシフトスケジュールテンプレートで知られています。これらのモジュールにより、スケジューリングが簡単かつ楽になります。また、時間追跡機能、労働規制に準拠した監視、クラウドベースのテクノロジーも備えています。
5.Planday
Plandayは、シフト計画と要員管理も簡素化するスケジューリングツールです。これは、ユーザーが週と月のカレンダービューを提供します。また、一定期間におけるレストランが労働に費やしている量を可視化します。
作業スケジュールへの結論
- 従業員の作業スケジュールは、人件費とコストを管理するための重要な要素です。これらのスケジュールは、特定の従業員が就業することが予想される日および時間を示します。
- それは従業員の仕事のための構造を提供し、時間の追跡に役立つので、仕事のスケジュールを持つことが重要です。
- 企業やレストランでは、オンラインスケジューリングツールを使用して、スケジュール設定により時間を節約できます。
- Zip Schedulesなどのこれらのソリューションは、企業が人件費を節約し、生産性を向上させるのに役立ちます。
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