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Excelでスケジュールを作成する方法に関するステップバイステップガイド

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Excel従業員のスケジュールを作成する方法従業員のスケジュールには、優れた組織スキルと柔軟な姿勢が必要です。スケジュールが全員のために働くためには、マネージャはビジネスと従業員のニーズを考慮する必要があります。レストランのスタッフは、家族や個人的な義務を持つ日常の人々です。彼らは終わりを満たすのに十分な時間が必要ですが、彼らはまた、彼らの仕事を実行するために十分な休息を必要とします。

同時に、レストランの利益率は、顧客サービスの質と低欠勤/離職率に依存します。したがって、経営陣が業務を維持および合理化できるように、レストランスタッフは利用可能で十分な訓練を受けなければなりません。

では、中小企業の経営者はどのように作業スケジュールを最適化し、従業員を満足させることができますか?ペンと紙を使用した従来のスケジューリング方法は、人的ミスのために熟しており、ボトルネックが発生しやすくなっています。ソフトウェアソリューションは素晴らしいスケジューリングツールですが、すべてのダイナーがそれらを必要とするわけではありません。

シフトスケジュールを追跡したいが、アプリのスケジュールを控えたいマネージャにとっては、Excelを使用するのが良い選択です。ここでは、すべての人のために働くExcelでスケジュールを作成する方法です。

1.Excel でスケジュールを作成する方法 — 作業者の名前と日付を入力します。

まず、ユーザーは新しい Microsoft Excel スプレッドシートを開く必要があります。垂直方向のX軸は従業員を表し、水平Y軸は稼働日を表します。マネージャは、Y 軸の稼働日の下にシフトまたは時間を記入します。

プロセスを高速化するために、ユーザーは日付があるセルの右下隅を右クリックすることができます。次に、マウスの左ボタンを押して、近くのセルにドラッグします。これにより、通常の日付シリーズ(7 月 1 日、7 月 2 日、7 月 3 日など)が生成されます。そうすることで、管理者は、時間とエネルギーを節約し、手動で各日付を置く必要はありません。

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2.Excelでスケジュールを作成する方法 —

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シフトを作成する次に、ユーザーは従業員が働くために必要な時間を置くことができます。これは、その従業員の名前に対応する稼働日 (Y 軸) の下になります。たとえば、2021 年 7 月 12 日、Jan Smith が午前 8 時から午後 12 時から勤務します。

従業員の名前と勤務時間を含む行の下には、1 人の従業員を次の従業員から分割する行を追加する必要があります。この空白行では、ユーザーは勤務日の下に従業員のロールを入力する必要があります。これにより、コンプライアンスを維持し、人件費分析を実行するための監査証跡が提供されます。それはまた、仕事のために従業員を準備します。

従業員がレストランで異なる役割を持っている場合、このステップはさらに重要です。たとえば、ビジネスニーズによっては、サーバはホステスとしても機能します。作業の準備を適切にするために、サーバ/ホステスは、その特定の日に必要な役割が何であるかを知る必要があります。

3.Excel でスケジュールを作成する方法 — スケジュールをカスタマイズする Excel スケジュールは非常に基本的で機能的なテンプレートで 、チームメンバーの数が少ない小規模なレストランに効果的です。

ただし、レストラン管理者は、ビジネスニーズに応じて、テンプレートをさらにカスタマイズする必要があります。たとえば、従業員名を太字にしたり、チームメンバーを区別するために色分けを使用したり、セルサイズを変更して特定の行や名前を強調したりできます。

マネージャーは、追加機能を備えた無料の Excel テンプレートをダウンロードすることもできます。1つのオプションは、週単位のシフトスケジュールを表示する無料の従業員スケジュールテンプレートです。これは、入力データを取得し、人件費を計算/予測するための数式が含まれています。

別のオプションは、隔週作業スケジュールテンプレートです。このテンプレートを使用すると、従業員は作業スケジュールを 2 週間前もって確認できるため、事前に計画を立てることができます。ユーザーは、日を 1 時間単位に分割し、テンプレートをさらにカスタマイズして日付を変更したり、時刻を調整したりできます。

さらにカスタマイズできる別のExcel Microsoftスケジュール・テンプレートは、従業員シフト・スケジュール・テンプレートです。この Excel テンプレートを使用すると、従業員はすべての作業者の日次シフトを表示できます。各シフトは時間ごとのセグメントに分割され、ユーザーはレストランの特定のタスクやエリアを割り当てることができます。これらのスケジュールテンプレートのレイアウトは、作業者が読みやすく、直感的にナビゲートできます。

から選択する他の多くのオプションがあります。たとえば、「作業ローテーション・スケジュール」、「5日間の作業スケジュール・テンプレート」、または「月~土曜日の週次作業スケジュール・テンプレート」などがあります。雇用者は調査を実行したり、試行錯誤して最適なものを見つけることができます。

Excel でスケジュールを作成する方法の主要なポイント結論として、Excel

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  • で週ごとのスケジュールを作成する方法のベストプラクティスは次のとおりです。まず、ユーザーは従業員の名前と日付を入力する必要があります。名前は垂直方向の X 軸に、日付は水平方向の Y 軸になります。
  • 次に、ユーザーは日付の下にシフト時間を入力する必要があります。各従業員の名前の間には行が必要です。各シフト勤務時間の下に、ユーザーは従業員の役割を入力できます。これは、従業員が毎日ロールを切り替える場合に役立ちます。
  • マネージャは、ビジネスのニーズに応じて Excel テンプレートをカスタマイズできます。太字の色、色分けスキーム、またはその他のツールを使用して、従業員を分離し、仕事をシフトすることができます。
  • より優れたカスタマイズを可能にする他のテンプレートもあります。これには、「従業員スケジュール・テンプレート」、「隔週勤務スケジュール・テンプレート」、「従業員シフト・スケジュール・テンプレート」、「作業ローテーション・スケジュール」、「5日間の作業スケジュール・テンプレート」または「月~土曜日の週次作業スケジュール・テンプレート」などがあります。

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