Come creare un modello di pianificazione del tempo in Excel

Template Pianificazione tempo May 28, 2021

Priyanka Bhadani

Scrittore

Come creare un modello di pianificazione temporale

Molti gestori di ristoranti brontolano quando e il momento di creare il programma di lavoro settimanale. Tra la gestione dell'inventario, l'impostazione del budget e la gestione dei reclami dei clienti, c'e poco tempo per concentrarsi sulla pianificazione dei dipendenti.

Tradizionalmente, i gestori di ristoranti hanno trascorso circa 3 ore a creare modelli di pianificazione con carta e penna. Questo era dispendioso in termini di tempo, complicato e maturo per l'errore umano. Con strumenti e tecnologie moderne, i manager possono risparmiare tempo nella creazione della pianificazione dei turni in modo che possano concentrarsi su attivita piu critiche. Uno di questi strumenti e chiamato modello di pianificazione del tempo.

Un modello di pianificazione temporale e un calendario di un intervallo di tempo specifico con dati relativi al lavoro su di esso. Questi dati includono i nomi dei dipendenti, le ore di lavoro a turni e persino i ruoli assegnati per quel giorno. I manager utilizzano un modello di calendario per assegnare ore di lavoro ai membri del team. Scegliono un giorno e un metodo per distribuire il calendario in modo che i dipendenti conoscano il loro programma settimanale.

Creare un modello di pianificazione dei dipendenti in Excel e molto piu semplice rispetto all'utilizzo di carta e penna. Sono disponibili righe, colonne, tabelle e funzionalita di personalizzazione. Non c'e bisogno di disegnare o scrivere nulla. I manager possono facilmente modificare le vecchie pianificazioni, copiarle e inviarle tramite e-mail.

Non solo i datori di lavoro risparmiano molto tempo, ma riducono anche gli errori di programmazione. Il personale del ristorante e piu felice e i manager possono ritenere tutti responsabili per le ore assegnate. Di conseguenza, i membri del team si presentano in tempo con un atteggiamento positivo, pronti a lavorare. Cio riduce il tasso di fatturato, migliora la qualita del servizio clienti e puo portare ad un aumento delle vendite.

Quindi, come puo un manager creare un modello di pianificazione del tempo in Excel? Leggi in anticipo per alcune best practice.

1. Apri nuovo foglio di calcolo per creare un modello di pianificazione temporale

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Aprire un foglio di calcolo nuovo di zecca in Word Excel e denominarlo. Il nome dovrebbe essere facile da ricordare e dovrebbe probabilmente includere le date del programma di lavoro. Ad esempio, un buon nome potrebbe essere Weekly Programmazione 11-17 agosto. Non dimenticare di salvare il foglio di calcolo poiche vengono inseriti piu dati.

2. Crea colonna e intestazioni in base al modello di pianificazione temporale

Nella prima riga del nuovo modello di pianificazione del lavoro creare intestazioni per la colonna. La maggior parte dei responsabili inseriscono Nome dipendente nella prima colonna (Asse X). Vengono quindi elencati i giorni della settimana nelle colonne successive. Se il programma dipendente e per piu di una settimana, utilizzare le date per le intestazioni delle colonne. Molti datori di lavoro preferiscono grassetto le loro intestazioni per mostrare un netto contrasto con altri dati. Questo rendera piu facile la lettura per i membri del team.

3. Modello programma orario - Elenca tutti i nomi dei dipendenti

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Elenca ogni singolo dipendente sotto la prima colonna. I ristoranti possono utilizzare il loro nome o ID, anche se un ID puo essere piu confuso per gli spettatori. E fondamentale elencare tutti i nomi dei dipendenti nei modelli di programma di lavoro perche il numero di dipendenti influisce sulla gestione dei turni.

4. Immettere Template programma orari turni giornalieri

Inserire i tempi di turno per ogni dipendente e giorno lavorativo. Cio consente ai dipendenti di esaminare rapidamente il modello di pianificazione giornaliera per trovare le ore assegnate per quel periodo di tempo. Il manager deve salvare il modello di pianificazione dei dipendenti e modificare/inserire nuovi dati quando e il momento di creare una nuova pianificazione.

5. Modello di pianificazione del tempo con il pentagramma

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Molti manager stampano il programma e lo pubblicano su una bacheca durante un giorno specifico della settimana. Mentre questo metodo e comune, non e sempre ottimale. I dipendenti possono dimenticare di guardare il programma e non riuscire a presentarsi per le ore assegnate. Altri datori di lavoro preferiscono salvare il file e inviarlo tramite e-mail. Poiche i dipendenti controllano i loro telefoni ripetutamente durante il giorno, questo e probabilmente un modo migliore per condividerlo.

Indipendentemente dal metodo, i manager devono assicurarsi che tutti i dipendenti sappiano esattamente dove e quando trovare modelli di pianificazione settimanale. Cio consentira di ottimizzare la responsabilita sul posto di lavoro e garantire che i dipendenti si presentino per i loro turni. I dipendenti possono pianificare in anticipo il loro turno e presentarsi preparati e pronti a partire.

Modello di pianificazione delle principali modalita temporali

In conclusione, ecco cosa sapere su un modello di pianificazione del lavoro settimanale-

i modelli di pianificazione del lavoro consentono di risparmiare tempo, denaro e mantenere la responsabilita sul posto di lavoro. Poiche i manager hanno piu tempo, possono concentrarsi su compiti piu importanti.
Innanzitutto, apri un nuovo foglio di calcolo e assegnagli un nome facile da ricordare. Quindi, creare colonne e intestazioni. L'asse X deve includere i nomi dei dipendenti e l'asse Y dovrebbe includere turni/ore di lavoro.
E importante elencare tutti i nomi dei dipendenti nella prima colonna perche il numero di dipendenti influisce sulla gestione dei turni. Quindi, immettere i tempi dei turni giornalieri per ogni dipendente e giorno lavorativo.
Infine, scegli un metodo per condividere la pianificazione con i membri del team. Alcuni datori di lavoro stampano i modelli di programma di lavoro e li mettono su una bacheca. Altri salvano il file e lo inviano tramite e-mail. Indipendentemente dal metodo, i dipendenti devono sapere esattamente dove e quando trovare i loro programmi. Questo assicurera che si presentino in tempo e vengano preparati.