Guida passo passo su Come fare una pianificazione in Excel I
Come fare una pianificazione su Excel
Dipendenti pianificazione dipendenti richiede buone capacita organizzative e un atteggiamento flessibile. Affinche un programma funzioni per tutti, i manager devono prendere in considerazione le esigenze aziendali e dei dipendenti. Il personale del ristorante e persone di tutti i giorni con famiglie e obblighi personali. Mentre hanno bisogno di ore sufficienti per raggiungere il lunario, richiedono anche un riposo adeguato per svolgere il loro lavoro.
Allo stesso tempo, i margini di profitto del ristorante dipendono dalla qualita del servizio clienti e dal basso assenteismo/fatturato. Pertanto, il personale del ristorante deve essere disponibile e ben addestrato in modo che la direzione possa mantenere e semplificare le operazioni.
Quindi, in che modo i proprietari di piccole imprese possono ottimizzare la pianificazione del lavoro e mantenere felici i dipendenti? I metodi tradizionali di programmazione con penna e carta sono maturi per errore umano e soggetti a colli di bottiglia. Le soluzioni software sono ottimi strumenti di pianificazione, ma non tutti i commensali ne hanno bisogno.
Per i manager che vogliono tenere traccia degli orari dei turni ma astenersi dal programmare applicazioni, l'utilizzo di Excel puo essere una buona scelta. Ecco come creare una pianificazione in Excel che funzioni per tutti.
1. Come fare una pianificazione in Excel- immettere
prima nome lavoratore e data, l'utente dovrebbe aprire un nuovo foglio di calcolo di Microsoft Excel. L'asse X verticale rappresenta i dipendenti, mentre l'asse Y orizzontale rappresenta i giorni lavorativi. Il manager riempira il turno o il tempo sotto i giorni lavorativi dell'asse Y.
Per accelerare il processo, gli utenti possono fare clic con il pulsante destro del mouse nell'angolo in basso a destra della cella con la data su di essa. Successivamente, possono premere il tasto sinistro del mouse e trascinare sopra le celle vicine. Questo generera una serie normale di date (1 luglio, 2 luglio, 3 luglio, ecc.) In tal modo, il manager non deve inserire manualmente ogni data, risparmiando molto tempo ed energia.
2. Come fare una pianificazione in Excel - Crea turni
Successivamente, l'utente puo inserire le ore di lavoro necessarie al dipendente. Questo andra sotto i giorni lavorativi (asse Y) che corrisponde al nome di quel dipendente. Ad esempio, il 12 luglio 2021, Jan Smith lavorera dalle 8.00 alle 12.00.
Sotto la riga che include il nome e l'orario di lavoro del dipendente, dovrebbe esserci una riga aggiuntiva per dividere un dipendente dal successivo. In questa riga vuota, l'utente deve inserire il ruolo del dipendente sotto la data di lavoro. Cio fornira un audit trail per mantenere la conformita ed eseguire l'analisi dei costi di manodopera. Preparera anche il dipendente per il lavoro.
Questo passaggio e ancora piu critico se i dipendenti hanno ruoli diversi al ristorante. Ad esempio, un server puo funzionare anche come hostess, a seconda delle esigenze aziendali. Per prepararsi adeguatamente al lavoro, il server/hostess dovrebbe sapere qual e il ruolo richiesto per quel particolare giorno.
3. Come fare una pianificazione in Excel - Personalizzare la pianificazione
Questa pianificazione Excel e un modello molto semplice e funzionale che e efficace per i ristoranti piu piccoli con meno membri del team. Tuttavia, i responsabili del ristorante potrebbero dover personalizzare ulteriormente il modello, a seconda delle esigenze aziendali. Ad esempio, potrebbero voler mettere in grassetto i nomi dei dipendenti, utilizzare la codifica a colori per distinguere tra i membri del team o modificare le dimensioni delle celle per enfatizzare determinate righe/nomi.
I manager possono anche scaricare modelli Excel gratuiti con funzionalita aggiuntive. Un'opzione e il modello di pianificazione dipendente gratuito che mostra un programma di turni settimanali. Include formule per prendere i dati inseriti e calcolare/prevedere i costi di manodopera.
Un' altra opzione e il modello di pianificazione del lavoro bisettimanale. Questo modello consente ai dipendenti di visualizzare i programmi di lavoro con due settimane di anticipo in modo da poter pianificare in anticipo. Gli utenti possono dividere i giorni in segmenti orari e personalizzare ulteriormente il modello per modificare le date o modificare le ore.
Un altro modello di pianificazione Microsoft Excel che consente un'ulteriore personalizzazione e il modello programma turno dipendente. Questo modello di Excel consente ai dipendenti di visualizzare i turni giornalieri per ogni lavoratore. Ogni turno e suddiviso in segmenti orari e gli utenti possono assegnare attivita o aree specifiche del ristorante. Il layout di questi modelli di pianificazione e facile da leggere per i lavoratori e per la navigazione intuitiva per gli utenti.
Ci sono numerose altre opzioni tra cui scegliere. Gli esempi includono il programma di rotazione del lavoro, il modello programma lavoro a 5 giorni o il modello di programma lavoro settimanale dal lunedi al sabato. I datori di lavoro possono eseguire ricerche o utilizzare tentativi ed errori per trovare quello che funziona meglio per loro.
Takeaways chiave di Come fare una pianificazione su Excel
In conclusione, ecco le migliori pratiche su come fare una pianificazione settimanale su Excel -
- Innanzitutto, l'utente deve inserire il nome e la data del dipendente. Il nome va nell'asse X verticale e la data va nell'asse Y orizzontale.
- Successivamente, l'utente deve inserire il tempo di turno sotto la data. Dovrebbe esserci una riga tra il nome di ogni dipendente. Sotto ogni orario di lavoro a turno, l'utente puo inserire il ruolo del dipendente. Questo e utile se i dipendenti cambiano ruoli di giorno in giorno.
- I manager possono personalizzare i modelli di Excel, a seconda delle esigenze aziendali. Possono utilizzare colori in grassetto, schemi di codifica a colori o altri strumenti per separare i dipendenti e il lavoro a turni.
- Sono disponibili altri modelli che consentono una migliore personalizzazione. Questi includono il modello programma dipendente, il modello programma lavoro bisettimanale, il modello programma turni dipendente, i programmi di rotazione lavoro, il modello programma lavoro a 5 giorni o il modello programma lavoro settimanale lunedi-sabato.
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