Comment calculer les heures travaillees
Comment calculer les heures travaillees
Bien que de nombreuses entreprises soient entierement numerisees, certains gestionnaires preferent calculer manuellement les heures pour determiner la remuneration brute. Les petites entreprises n'ont pas toujours les ressources necessaires pour investir dans une horloge numerique ou un logiciel RH. Comme il y a souvent moins de 10 employes a temps plein ou a temps partiel, la configuration manuelle des heures travaillees ne prend pas autant de temps.
L' un des plus grands defis avec le suivi manuel du temps et le calcul des heures de travail sont les inexactitudes. Le non-respect de la legislation du travail de la FLSA peut entrainer des amendes et des audits, de sorte que les employeurs doivent etre particulierement prudents. Les nouveaux gestionnaires n'ont pas toujours l'expertise ou les ressources necessaires pour embaucher une equipe comptable de haut niveau pour calculer les heures de travail des employes. Pour garantir l'exactitude et prevenir la non-conformite, les organisations doivent apprendre a utiliser un calculateur de carte et a utiliser des formules specifiques.
Lisez a l'avance pour avoir un apercu de la facon dont les petites entreprises devraient calculer les heures pour assurer des paiements exacts et maintenir la conformite.
1. Comment calculer les heures travaillees - Determiner les heures de debut et de fin
Les employeurs doivent noter l'heure de debut et de fin de chaque membre de l'equipe. Cela est facile lorsque tous les employes travaillent en meme temps pour le meme nombre d'heures par semaine. Cela devient plus complique lorsque certains membres de l'equipe ont des heures supplementaires ou une heure de debut differente.
Pour cet exemple, supposons que tous les employes travaillent de 8 h a 17 h du lundi au vendredi. Ce calcul ne s'applique qu'a un seul membre de l'equipe.
Jim - Horloge a 8 h, Horloge a 17 h
2. Comment calculer les heures travaillees Convertir en temps militaire
Pour calculer correctement le temps, les heures de travail doivent etre converties en temps militaire. 12 heures doivent etre ajoutees aux heures de l'apres-midi, et toutes les heures avant midi restent les memes. Il n'est pas necessaire d'utiliser le matin ou l'apres-midi, car il y a une difference automatique entre les heures du matin et du soir. Les heures de Jim converties en temps militaire sont les suivantes-
Jim - 8 heures est 8 heures et 17 h, 17 heures.
3. Comment calculer les heures travaillees Transformer les minutes en decimales
Lors du calcul des heures travaillees, les entreprises doivent convertir les minutes en decimales. S'ils ne se souviennent pas de le faire, ils paieront trop leur effectif et perdront de l'argent au cours de chaque cycle de paye. Lorsque les minutes sont decimales, elles peuvent facilement etre multipliees par le taux de salaire d'un membre de l'equipe.
Le gestionnaire doit prendre la partie decimale du nombre et la diviser par 60. Comme Jim n'a travaille aucune heure apres huit heures, cela ne s'applique pas a lui. Cependant, si Jim avait travaille 7 heures et 45 minutes, le gestionnaire en prendrait 45 et le divise par 60 pour obtenir 0,75, soit 8,75 heures au total.
4. Comment calculer les heures travaillees Heure de fin moins l'heure de debut
Maintenant, l'employeur doit determiner combien d'heures Jim a travaille au total pendant une journee. Le gestionnaire peut simplement prendre l'heure militaire de 17-00 et soustraire l'heure de debut (8-00).
Jim - 17-00 - 8-00 = 9 heures travaillees.
Rappelez-vous que cela ne comprend pas les heures non payees prises pour le dejeuner ou les pauses. Cette partie du calcul vient ensuite.
5. Comment calculer les heures travaillees Soustraire les heures de pause non remunerees
Bien que la plupart des employeurs paient pour les pauses repas, d'autres ne le font pas. La loi federale n'oblige pas les employeurs a payer pour les pauses ou l'heure du dejeuner, mais les entreprises doivent verifier leur legislation nationale pour maintenir leur conformite. Dans cet exemple, l'entreprise ne paie pas les pauses dejeuner. Comme Jim a pris un dejeuner d'une heure, l'employeur doit soustraire cette heure pour calculer le temps total de travail.
Jim - 9 heures travaillees - dejeuner d'une heure = 8 heures par jour.
6. Comment calculer les heures travaillees Soustraire les heures de pause impayees
Encore une fois, l'employeur n'est pas tenu par la loi federale de payer les heures de pause. La plupart des entreprises paieront pour de courtes pauses de 10 minutes, comme cela est requis dans l'Etat de Californie. Chaque fois qu'un employe se rend a l'exterieur du bureau pour un rendez-vous, il est habituellement tenu de prendre le temps. Jim n'a pas pris de pauses supplementaires aujourd'hui, donc cet exemple ne s'applique pas a lui. Son nombre total d'heures travaillees pour cette journee de travail est de 8 heures.
Conseils pour suivre les heures de travail des employes
Il est essentiel de suivre tout le temps des employes afin d'assurer l'exactitude de la paie. De plus, les membres de l'equipe sont malheureux lorsqu'il y a des erreurs recurrentes dans la remuneration. Les entreprises peuvent utiliser quelques astuces simples pour optimiser le processus de suivi du temps et maintenir le moral des employes. Voici quelques bonnes pratiques -
- Carte de temps manuscrite - Les membres de l'equipe inscrivent manuellement leurs heures sur une carte de temps et les transmettent aux RH toutes les semaines ou deux semaines.
- Machine de suivi du temps papier - Les employes saisissent une carte de temps papier dans une machine, qui estampe l'heure de debut et de fin de chaque jour. Les employeurs peuvent collecter les cartes et calculer le nombre total d'heures par semaine pour les retenues salariales.
- Horloge electronique - Les membres de l'equipe utilisent un badge de nom et le scannent sur un morceau de materiel, generalement situe devant le bureau. C'est aussi un excellent moyen de proteger le batiment contre les intrus, car la porte ne s'ouvre qu'aux personnes autorisees.
- Horloge numerique- cette solution est ideale pour les entreprises qui veulent economiser du temps, de l'argent et garantir la conformite. Les membres de l'equipe saisissez des heures sur un appareil mobile ou un ordinateur de bureau, qui s'integre automatiquement au logiciel de paie. Le systeme calculera le temps total et rationalisera les processus de paie. Cela elimine une grande partie de la charge de travail RH et empeche le poinconnage des copains.
Principaux points a retenir pour calculer les heures travaillees
En conclusion, voici ce qu'il faut savoir sur le calcul des heures -
- Les employeurs doivent d'abord determiner les heures de debut et de fin de chaque journee de travail. Ils devraient ensuite convertir la duree de travail en temps militaire, qui existe sur un continuum de 24 heures.
- Les employeurs peuvent ensuite transformer les minutes en decimales et soustraire l'heure de debut de l'heure de fin. Cela permettra d'assurer l'exactitude de la masse salariale et d'eliminer tout trop-paye.
- Les employeurs doivent soustraire les pauses impayees ou l'heure du dejeuner des heures travaillees. Ils peuvent ensuite multiplier ce nombre par le taux de remuneration total pour traiter la paie avec precision.
- Pour suivre le temps, les employeurs peuvent utiliser une carte de temps manuscrite, une machine de suivi du temps papier, une horloge electronique ou une horloge numerique. Une horloge numerique calcule automatiquement les heures, s'integre au logiciel de paie et aide a maintenir la conformite. Cela ameliorera egalement le moral des employes, car les membres de l'equipe sont toujours payes avec exactitude et a temps.
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