Guide en 5 etapes sur la facon d'etablir un calendrier pour votre personnel Les gestionnaires de

Comment faire un horaire Les gestionnaires de May 21, 2021

Scénariste

5 etapes pour etablir un horaire

Une tache la plus ardue d'un directeur de restaurant peut etre de creer un horaire de travail d'employe. Plus le restaurant est grand, plus il devient complique. Il devra tenir compte de la disponibilite des employes, du besoin de temps libre, de la demande des clients et des exigences du quart de travail. Si un restaurant utilise des processus manuels, la planification peut prendre jusqu'a 2 heures ou plus par semaine. Cela exige de bonnes competences en gestion du temps et une approche meticuleuse pour attenuer les erreurs.

Mais que se passe-t-il s'il y a un moyen plus simple de creer l'horaire hebdomadaire? Heureusement, les progres technologiques ont permis de mettre en place plusieurs outils qui optimisent la planification. Ceux qui continuent d'utiliser des processus manuels peuvent egalement utiliser un ensemble de meilleures pratiques pour assurer la conformite et gagner du temps. Lisez a l'avance pour obtenir des conseils sur la facon de faire un calendrier.

1. Comment etablir un calendrier Planifier a l'avance

Les gestionnaires devraient utiliser le temps a bon escient pour optimiser la planification. Si le jour suivant est le jour pour partager les calendriers, la direction a deja attendu trop longtemps pour demarrer. Lorsque les employes ont leur horaire quotidien a l'avance, ils sont moins susceptibles de demander des echanges de postes de derniere minute ou des conges.

Premierement, la direction doit determiner les types de competences dont le restaurant a besoin pour chaque quart de travail. Par exemple, combien de cuisiniers, serveurs, hotes, bussers et barmen devraient etre sur place pour le quart de travail de mardi apres-midi? Les reponses dependront de la demande des clients, de l'historique des ventes/donnees de planification et des ensembles de competences des employes. La direction devrait etablir un calendrier directeur pour determiner les competences requises pour remplir chaque role pour chaque heure d'exploitation.

2. Comment faire une planification Investir dans la planification des logiciels

n'est pas seulement fastidieuse, mais elle est mure pour les erreurs et les changements de derniere minute. Grace a un modele de calendrierautomatise, les gestionnaires disposent de plus de temps pour planifier des evenements quotidiens et gerer les employes. En quelques clics simples, le personnel peut communiquer en un seul endroit via une application mobile, demander des conges, echanger des quarts de travail et demander des approbations.

Les gestionnaires peuvent personnaliser les modeles pour s'assurer que tous les processus de planification se deroulent a temps. Ils peuvent ensuite configurer le systeme pour envoyer automatiquement chaque horaire hebdomadaire sur un jour specifique. Le logiciel de planification garantit egalement la conformite avec la reglementation FLSA, ce qui permet d'eviter les amendes, les litiges et une reputation endommagee.

3. Comment etablir un calendrier - Soyez flexible

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Avant d'affecter des employes a des postes de travail, ils doivent se rappeler qu'ils ne sont que des personnes. Les employes ont des obligations personnelles, des niveaux d'energie differents selon le quart de travail, et les familles. Bien qu'il soit necessaire de faire respecter l'obligation de rendre des comptes, les gestionnaires doivent s'assurer de demeurer souples.

Il y a des moments pour s'ecarter d'un horaire original afin d'accommoder un employe devoue qui ne prend pas beaucoup de conge. Cela contribuera a ameliorer le moral des employes, a diminuer le roulement et a optimiser les relations entre les gestionnaires et le personnel des restaurants.

4. Comment etablir un calendrier Creer un programme qui fonctionne pour tous

Chaque jour, les responsables ont des dizaines de taches a terminer. Avec tout ce qui se passe, il est facile d'oublier les besoins des employes quand vient le temps de creer des modeles d'horaire quotidiens. Bien qu'il soit essentiel de repondre a la demande des clients, les employeurs devraient egalement creer un calendrier axe sur les employes. Lorsque l'engagement des employes est eleve, les travailleurs sont plus susceptibles de se presenter a temps et de terminer leur quart de travail. Pour obtenir le meilleur resultat, les gestionnaires devraient utiliser les meilleures pratiques suivantes -

Soyez honnete - Indiquer aux employes quels sont les quarts de travail requis et les politiques de planification qu'il y a au cours du processus d'entrevue. Cela reduira les goulets d'etranglement futurs et maximisera la responsabilisation.
Soyez juste - Ne privilegiez pas les preferences de planification de certains employes par rapport aux autres employes. Cela entrainera des tensions entre les collegues et la direction. Cela diminuera egalement le moral.
Creer des possibilites d'apprentissage - Tout le monde doit couvrir differents quarts de travail, apprendre de nouveaux secteurs du restaurant et grandir dans sa carriere. Cela facilitera la planification des membres de l'equipe.
Ne faites pas d'hypotheses - Les employes peuvent ne pas connaitre les meilleures pratiques de planification. S'ils commettent des erreurs, utilisez-les comme occasions d'apprentissage pour prevenir les problemes futurs.

5. Comment etablir un calendrier Mise en oeuvre et mise a jour Il est

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maintenant temps pour la direction d'affecter des quarts de travail. Les logiciels de planification et d'autres outils aideront a creer des modeles de calendrier et a s'assurer que tous les quarts de travail sont couverts. La direction supprimera egalement certaines de leurs charges de travail grace a un logiciel de suivi du temps, a l'echange de postes en libre-service, et plus encore. La meilleure formation en matiere de politique et de procedure est, plus les employes peuvent avoir une plus grande autonomie sur leurs horaires de travail.

Les gestionnaires devraient choisir la meilleure methode pour partager ou publier le calendrier chaque semaine. Tout le monde devrait savoir exactement quel jour et quel endroit trouver son horaire de travail. De nombreuses solutions logicielles permettent une communication rapide via un systeme de messagerie. Cela permettra de reduire au minimum les back-and-forths sur les messages texte ou en personne. Cela permettra egalement de reduire les erreurs.

Les changements de derniere minute font partie du travail. Cela est particulierement vrai pendant les periodes de pointe de l'annee, comme les vacances. Les gestionnaires doivent faire preuve de patience et de souplesse pour mettre en oeuvre et maintenir les processus d'etablissement des horaires. L'objectif est d'exploiter le capital humain et d'optimiser la gestion des effectifs afin de repondre a la demande des clients.

Principaux points a retenir sur Comment etablir un horaire

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En conclusion, voici les meilleures pratiques sur la facon d'etablir un horaire -

Les gestionnaires de restaurant devraient preparer et planifier avant de creer un horaire de travail. Cela necessite de connaitre les roles requis par quart de travail et quelles sont les competences des employes qui aident a repondre a la demande des clients.
Les gestionnaires devraient utiliser un logiciel de planification pour gagner du temps et de l'argent et rester flexible. Cela contribuera a rationaliser l'horaire et a repondre a la demande des consommateurs, ce qui augmentera les ventes et ameliorera le moral des employes.
Les gestionnaires doivent se rappeler de rester flexibles en ce qui concerne la planification. Les employes sont tous les jours des personnes ayant des obligations personnelles et des demandes de derniere minute. Cela aidera a ameliorer le moral.
Les gestionnaires devraient etre honnetes, etre justes, creer des occasions d'apprentissage et s'abstenir de formuler des hypotheses pour optimiser l'horaire. Ils peuvent ensuite mettre en oeuvre et maintenir le calendrier en veillant a ce que les travailleurs respectent les politiques et procedures d'ordonnancement.