Last Updated On May 14, 2021 / Written By Hanh Truong

Pourquoi chaque restaurant a besoin d'un planificateur d'employés

Introduction au Planificateur d'employés

La création manuelle d'un calendrier de travail qui s'harmonise avec les disponibilités des employés, la conformité au droit du travail et les budgets peut prendre du temps. L'écriture manuscrite sur des feuilles de calcul et des tableaux blancs est également insoutenable et sujette aux erreurs humaines. Cela entraîne des effets coûteux, dans lesquels des études montrent que 18 % des employés manquent leurs quarts de travail tout au long de la semaine. Lorsque les employés manquent leurs quarts de travail, les entreprises doivent se brouiller pour trouver des remplaçants ou fermer tôt et perdre des profits.

Cependant, les défis posés par la planification manuelle peuvent être évités avec le dernier planificateur des employés. Ces solutions fiables permettront d'économiser du temps et de l'argent. Beaucoup des meilleurs logiciels et applications de planification des employés disposent également de fonctionnalités avancées qui peuvent être exploitées.

Qu'est-ce qu'un planificateur d'employés ?

Un outil de planification des employés est un système de gestion de la main-d'œuvre qui automatise la planification des quarts de travail pour le personnel horaire. Le logiciel garantit des résultats cohérents, car il gère les disponibilités des employés, la conformité au droit du travail et les budgets des coûts de main-d'œuvre. Les planificateurs des employés ont également des conceptions intuitives et proposeront des suggestions pour une planification optimale afin d'éviter le sous-effectif et le sureffectif. Les meilleures applications de planificateur d'employés auront d'autres modules et fonctionnalités, tels que les suivants.

  • Application mobile pour appareils iOS et Android
  • Technologie basée sur le cloud
  • Horloge du temps pour le suivi
  • du temps
  • Changements de disponibilité des employés
  • intégrés à l'application Variations de postes, postes de ramassage et demandes
  • de congés
  • Rappels et alertes en temps réel
  • Communication d'équipe
  • Compatibilité intégration
  • Analyse des données et reporting

Importance d'un planificateur d'employés

L'innovation technologique est de plus en plus importante pour les restaurants et les petites entreprises. Les solutions, telles que la planification des employés, automatisent les processus, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent. Selon les études de cas, les gestionnaires perdent 20 % de leur temps en utilisant des feuilles de calcul pour établir des calendriers. Chaque année, ils passent 140 heures de travail à l'aide de méthodes de planification manuelle.

Grâce à un système de planification du personnel en ligne, les établissements peuvent utiliser leur temps de manière productive et travailler efficacement. Ces outils sont particulièrement importants pour les restaurants, compte tenu de la valeur du temps pour ces opérations. Les erreurs de planification peuvent avoir un impact direct sur la qualité du service client et retarder les flux de travail. Par conséquent, les gestionnaires de restaurants devraient tenir compte des divers avantages qui viennent de l'adoption des planificateurs en ligne.

Avantages de l'utilisation du logiciel de planification des employés

Le logiciel de planification des quarts de travail en ligne est très utile pour les entreprises de restauration. Les restaurants de toutes tailles et fonctions, allant des franchises fast-food aux cafés mamans et pop aux restaurants à service complet peuvent récolter des avantages en matière de planification. Les principaux avantages de ces outils comprennent les facteurs suivants.

Réglages de planification rapides

Les employés peuvent modifier rapidement les horaires de travail à l'aide de l'application de planification. Par exemple, ils peuvent envoyer des demandes d'échange de postes, de temps libre et de modification de la disponibilité directement via leurs appareils mobiles. Les gestionnaires recevront alors une alerte et pourront accepter les ajustements en temps réel. Le planificateur du personnel modifiera automatiquement les horaires en fonction des demandes.

Améliorer la communication interne

Les systèmes de planification des effectifs disposent souvent d'outils de communication intégrés. Cela implique généralement des messages de chat, des annonces et des flux d'actualités. Les membres de l'équipe et la direction peuvent utiliser l'outil de chat pour communiquer et interagir les uns avec les autres. Les propriétaires d'entreprise peuvent diffuser des annonces et envoyer des alertes pour les nouveaux horaires ou les nouvelles de l'entreprise. En ouvrant un canal de communication, tout le personnel sera informé et pourra être tenu responsable.

Garantir la conformité au droit du travail et au travail

Les meilleurs planificateurs du personnel disposent d'alertes de conformité au droit du travail afin de s'assurer que les gestionnaires respectent les règlements du personnel lors de la planification. Le système peut également suivre les informations d'identification de l'entreprise et des employés, telles que les certifications Food Handler. L'application avertira les gestionnaires des expirations et empêchera les employés d'être programmés jusqu'à ce qu'elle soit renouvelée.

Réduire l'absentéisme et le retard

Le logiciel de dotation des employés a mis en place des alertes et des rappels de quart. Cela permet aux employés d'être informés des quarts de travail à venir, évitant ainsi l'oubli. Les gestionnaires peuvent également envoyer des alertes d'urgence au personnel en cas de modification de dernière minute de l'horaire. Par conséquent, ils peuvent rapidement rattraper la demande imprévue et maximiser les marges bénéficiaires.

Surveiller les données en temps réel

Les solutions temporelles de planification des employés disposent de fonctions de données et de rapports qui compileront automatiquement des statistiques commerciales précieuses. Par exemple, il peut collecter des données sur les performances des employés, le coût de main-d'œuvre, la fréquentation et la rentabilité. Les gestionnaires peuvent évaluer ces rapports et identifier les heures supplémentaires non approuvées, les demandes de congé qui se chevauchent et les équipes inefficaces. Ces informations aideront à améliorer la planification des horaires et la planification des quarts de travail.

Faites baisser les dépenses de main-d'œuvre

Le système de planification dispose de modules de suivi de la main-d'œuvre qui fourniront aux gestionnaires des tendances en matière de dépenses et de budgets. Ils peuvent utiliser ces informations pour créer des programmes d'économie d'argent. Le logiciel dispose également d'outils de prévision de la main-d'œuvre afin que les gestionnaires puissent affecter des postes en fonction de la demande et des besoins. Cela aidera à réduire les coûts de main-d'œuvre au minimum et à éviter les sureffectifs.

Faire des calendriers fiables et cohérents

Lorsqu'ils construisent manuellement des calendriers, les gestionnaires peuvent accidentellement égarer ou ignorer des disponibilités spécifiques ou des demandes de congé. Cela conduit à des conflits d'horaire et peut amener les employés à se sentir dévalorisés. Mais avec un planificateur en ligne, la direction peut s'assurer que toutes les préférences sont prises en compte et les demandes sont intégrées dans le calendrier en conséquence.

Comment élaborer un emploi du temps

Les gestionnaires peuvent facilement créer des horaires d'employés avec un logiciel de dotation en personnel. Voici des pratiques exemplaires qu'ils devraient suivre pour assurer le succès.

1. Identifier les ressources financières et les ressources humaines

Pour commencer la planification, la direction doit d'abord évaluer le budget de l'entreprise. Cela comprend le montant du capital qu'ils ont pour les salaires des employés et le nombre d'heures de travail des employés qu'ils peuvent se permettre par semaine. Ensuite, ils doivent déterminer le nombre d'employés qu'ils prévoient embaucher et s'ils ont besoin d'embaucher des entrepreneurs tiers. Cela permettra d'éviter les heures supplémentaires inutiles, les surréservations et les réservations doubles.

2. Délimiter les besoins en dotation

Les gestionnaires doivent déterminer ce dont ils ont besoin au sein de leur effectif pour chaque quart de travail. Par exemple, ils doivent décider s'ils doivent affecter un superviseur à un quart de travail. Les gestionnaires de restaurant devront tenir compte de nombreux rôles puisqu'ils ont besoin d'un hôte, de cuisiniers, de serveurs et de bus pour chaque quart de travail. Ils devraient également définir d'autres facteurs, par exemple si le personnel peut modifier son horaire. Ou comment ils enverront des horaires - hebdomadaires, bimensuels ou mensuels.

3. Déchiffrer la demande des clients

Les entreprises doivent également déterminer leurs heures de pointe. Les gestionnaires peuvent le faire en évaluant les données historiques des ventes. De nombreux outils de planificateur auront des systèmes de prévision de la main-d'œuvre qui indiqueront les heures et les jours de forte demande. Ces renseignements aideront les gestionnaires à savoir quel poste a besoin le plus de personnel.

4. Vérifier la disponibilité des employés

Les gestionnaires de restaurant doivent collecter et enregistrer toutes les disponibilités de leurs employés. De cette façon, ils peuvent programmer les jours où ils sont garantis d'entrer et de travailler. Les disponibilités idéales doivent indiquer les préférences de quarts de travail et le nombre de jours par semaine qu'ils peuvent travailler. Les employés peuvent entrer ces informations directement dans une application de planification pour la commodité du gestionnaire.

5. Regardez les horaires précédents

Les calendriers de travail précédents donneront aux gestionnaires une visibilité sur les processus qui ont fonctionné et ceux qui ne fonctionnaient pas. Par exemple, ils peuvent déterminer quels sont les membres du personnel qui ont systématiquement dû échanger leurs quarts de travail et qui ont été en mesure de couvrir. Cela aidera à prendre de meilleures décisions en matière d'affectation de postes pour les futurs calendriers.

6. Avoir un plan B

La vie se produit et parfois les employés devront demander des congés ou trouver une couverture pour leur quart de travail. Les gestionnaires devraient se préparer à ces cas et établir des normes pour la négociation par équipes et les demandes. Par exemple, si un membre de l'équipe est malade, les gestionnaires peuvent lui demander d'envoyer une demande avant d'échanger les quarts de travail. En s'assurant que les rajustements sont approuvés au préalable, les gestionnaires peuvent déterminer qui travaille ce jour-là.

7. Comprendre toutes les lois du travail

Les réglementations fédérales et étatiques du travail varient souvent. Les gestionnaires devraient faire des recherches et être au courant de ces normes. Cela est important parce que le non-respect entraînera des amendes et des poursuites potentielles. Certains systèmes de planification automatique auront une fonction de conformité de la main-d'œuvre, mais des recherches préalables permettront de s'assurer que le logiciel est à jour.

8. Saisissez des informations dans le créateur de planification

Après avoir recueilli toutes les informations clés, les gestionnaires devraient les saisir dans le calendrier. Certains processus sont automatisés, comme la disponibilité des employés et les demandes de congés. Le système créera ensuite un calendrier pour l'entreprise. Ou les gestionnaires peuvent utiliser un modèle de planification et créer des calendriers dans le logiciel.

9. Publier et partager la planification

Une fois le programme créé, les responsables doivent le publier et le partager avec les employés. Il est important d'envoyer des calendriers à l'avance afin que les fonctionnaires puissent planifier leur semaine en conséquence. Si quelqu'un a des questions ou des préoccupations au sujet du calendrier, les gestionnaires devraient y remédier dès que possible.

Logiciel de planification des meilleurs restaurants 2021

Il existe de nombreux types de logiciels de planification dans le marché numérique d'aujourd'hui. Ces systèmes auront des caractéristiques et des étiquettes de prix différentes. Les restaurants peuvent simplifier le processus de sélection en considérant les meilleurs systèmes de planification.

1. Horaires Zip

Zip Schedulings est un système gratuit de planification des employés connu pour automatiser les horaires sans conflit, que les gestionnaires peuvent créer en quelques minutes. La plateforme conviviale a plusieurs formes d'accessibilité, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent accéder à l'interface à l'aide d'un téléphone ou d'un ordinateur de bureau. Cela augmente l'efficacité et aide les restaurants à gagner du temps et de l'argent. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités des horaires Zip.

  • Application mobile gratuite des employés pour iPhone et Android
  • Outils de messagerie équipe
  • Rappels
  • de règles de travail
  • In-app Ajustements de planification
  • Prise en
  • charge multi-emplacement
  • Suivi du budget de la main-d'œuvre

2. Tacher MyMaj

FindMyShift est un système logiciel de gestion de la main-d'œuvre qui est connu pour ses intégrations tierces. Cela signifie que l'application peut être synchronisée avec les outils métier existants, tels que les ressources humaines ou la paie. Cet outil est idéal pour les petites équipes commerciales et permet aux propriétaires de gérer les employés de n'importe où. Les autres fonctionnalités de planification de FindMyShift sont les suivantes.

  • Planificateur de glisser-déposer
  • Suivi du temps et des présences
  • Notifications
  • Délai d'arrêt Gestion
  • Rapports

3. Hotplannings

Les entreprises peuvent également utiliser HotSchedule pour planifier des quarts de travail. Semblable aux applications précédentes, comme les horaires Zip, les HotSchedules simplifieront le processus de planification des employés. Certains de ses modules clés incluent les suivants.

  • Compatibilité mobile et ordinateur de bureau
  • Temps de congé sur demande, prise en charge des quarts ouverts ou dépose fonctions
  • Canaux de communication
  • Prévision de la main-d'œuvre

4. 7quarts

7Shifts automatise le processus de planification grâce à son interface facile à utiliser. Ils offrent également des modèles de calendrier de quarts personnalisés que les gestionnaires peuvent adapter à leur entreprise. Ses meilleurs modules impliquent ce qui suit.

  • Envoyer des calendriers par e-mail, texte ou communication intégrée à
  • l'équipe
  • Gestion Temps d'arrêt
  • Compatibilité intégration

Conclusion au planificateur de l'employé

  • Un planificateur d'employés automatise la planification du temps des employés, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent.
  • Parmi
  • les autres avantages de l'adoption d'un système de planification, mentionnons la conformité, la réduction des coûts de main-d'œuvre et l'amélioration de la communication.
  • Les meilleurs planificateurs d'employés disposeront de modules pour le reporting de données, d'outils de suivi de la productivité des employés et de la technologie cloud.
  • Les systèmes et applications mobiles qui ont ces qualités et avantages incluent ZipSchedules.