5 Pasos sencillos para desarrollar un plan operativo anual
La planificacion es la unica manera de minimizar las ineficiencias y asignar los recursos adecuadamente para asegurar el mejor resultado. En el mundo empresarial, la planificacion es un requisito para agilizar las operaciones y corregir los errores que causaron problemas en el pasado. La planificacion regular ayudara a centrarse en lo que es realmente importante, lograr el crecimiento y aumentar los margenes de beneficio.
Durante el proceso de planificacion, es importante escribir tanto metas a corto plazo como metas a largo plazo. Los objetivos a corto plazo son mejores para mantener las operaciones cotidianas, ya que pueden alcanzarse facilmente tomando una serie de pequenos pasos. Si bien los objetivos a largo plazo son tambien un factor motivador eficaz, no se pueden alcanzar sin varios anos de cumplir los objetivos a corto plazo.
Las empresas exitosas describen sus objetivos mas pequenos en informes anuales para optimizar el seguimiento del rendimiento y centrarse en mejorar las operaciones futuras.
Crear un plan operativo anual en 5 pasos
Un plan operativo anual es un informe escrito que describe las finanzas, los presupuestos, los indicadores clave de rendimiento y otros recursos necesarios para cumplir los objetivos empresariales a corto plazo.
Se utiliza como base para llevar a cabo actividades empresariales diarias, senalando los proyectos y objetivos necesarios para cumplir los objetivos clave.
Un plan operativo anual siempre cubre el ano siguiente y esta escrito para abordar cuestiones importantes relacionadas con el negocio y sus objetivos. Estos incluyen-
- Que unidades de negocio realizan tareas clave?
- Quien es responsable de supervisar estos proyectos?
- Cuantos recursos se necesitan para realizar tareas clave?
- Hay algun tipo de riesgo financiero involucrado en trabajar hacia estos objetivos?
- Como puede la organizacion mitigar las interrupciones y los riesgos para garantizar el exito?
Un plan operativo anual es mas limitado porque se centra en optimizar los flujos de trabajo internos y las relaciones con los clientes para agilizar las operaciones y alcanzar objetivos clave.
Un plan operativo anual incluye los siguientes componentes-
- Objetivos
- Actividades empresariales
- Resultados deseados
- Estandares para mantener los requisitos de contratacion de calidad
- y requisitos actuales de los empleados
- hitos y marcos de tiempo
- utilizados para realizar el seguimiento Desempeno
Como crear un plan operativo anual
El objetivo principal de un plan operativo anual es ayudar a una empresa a centrarse en lo que es importante para que pueda alcanzar los objetivos de crecimiento para el ano siguiente. Sirve de motivador y asegura la rendicion de cuentas en toda la organizacion.
Los responsables de la toma de decisiones pueden curar los puestos de trabajo y los objetivos del departamento en funcion de lo que se describe en el plan operativo anual para garantizar la alineacion con los objetivos clave de la empresa.
Las practicas recomendadas para crear un plan operativo incluyen-
1. Evaluacion del Plan Estrategico
Un plan operativo anual es un instrumento utilizado para garantizar el exito de un plan estrategico. Por lo tanto, sin un plan estrategico en marcha es imposible escribir un plan anual. El empresario debe asegurarse de que el plan estrategico tenga todos los componentes necesarios para garantizar la calidad del plan anual.
Un plan estrategico suele incluir una declaracion de vision, una declaracion de mision, valores fundamentales de la organizacion, un analisis FODA, metas a largo plazo, metas anuales y acciones requeridas.
2. Identificar objetivos empresariales
Las metas incluidas en el plan anual deben ser para el ano siguiente y no ser objetivos a largo plazo. Las practicas recomendadas incluyen enumerar entre 5 y 10 objetivos simples y, a continuacion, enumerar las acciones necesarias para alcanzarlos.
Esto puede incluir la mejora de la gestion de activos, la promulgacion de tecnicas de control de calidad, la implementacion de medidas de seguridad de los datos o la modernizacion del proceso de incorporacion.
3. Elegir indicadores clave de rendimiento Se necesita
un conjunto de KPI para medir y hacer un seguimiento del progreso hacia el logro de estos objetivos. Es mejor utilizar indicadores clave de rendimiento lideres que predicen resultados futuros en lugar de indicadores clave de rendimiento rezagados que encuentren tendencias en la informacion historica.
Esta es la solucion optima a la hora de mapear objetivos en el futuro, ya que los procesos son nuevos y no siempre se pueden comparar con procesos antiguos sin mas datos.
Cada objetivo debe ser SMART, o especifico, medible, alcanzable, relevante y con un tiempo determinado. Tambien es fundamental revisar los KPI con todas las partes interesadas involucradas para obtener cualquier retroalimentacion y asegurarse de que todos esten en la misma pagina.
4. Identificar una solucion de seguimiento
Una vez que se determinen los KPI, la empresa puede discernir que metodo usar para rastrearlos. Los paneles de KPI, los analisis avanzados, las reuniones semanales, las hojas de calculo de Excel, el software de gestion de tareas o los registros individuales son los metodos mas comunes para realizar un seguimiento del rendimiento.
Es importante asegurarse de que todos sepan como se hara un seguimiento de su progreso para garantizar la rendicion de cuentas en el lugar de trabajo.
5. Comunicar el plan
Por ultimo, es fundamental asegurarse de que todos entienden el nuevo plan, lo que se espera de ellos y que flujos de trabajo/requisitos han cambiado. Al comienzo del nuevo ano, los lideres empresariales deben reservar tiempo para comunicar el plan anual con cada departamento.
Las reuniones semanales pueden ayudar a rastrear el progreso hacia la implementacion del plan anual y hacer que ciertos trabajadores sepan como medir su propio desempeno cada dia.
En conclusion, estas son las principales opciones para recordar acerca de los planes operativos anuales
- Un plan anual describe las finanzas, los presupuestos, las tareas y los indicadores clave de rendimiento necesarios para operar el negocio y alcanzar los objetivos clave.
- Para redactar un plan de operacionesanual, los lideres empresariales deben primero encontrar su plan estrategico y garantizar su calidad. A continuacion, deben identificar los objetivos empresariales. Estos deben ser objetivos a corto plazo que sean especificos, mensurables, alcanzables, pertinentes y con plazos determinados.
- Despues de elegir un conjunto de objetivos, los lideres empresariales pueden determinar que indicadores clave de rendimiento se utilizaran para realizar un seguimiento del rendimiento.
- Debe determinarse y utilizarse un sistema de seguimiento para supervisar los progresos hacia el logro de esos objetivos. Por ultimo, el plan debe ser comunicado a todos los involucrados para asegurarse de que estan en la misma pagina.
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