Die 4 Ds des Zeitmanagements im

March 30, 2022

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Die Aufklaerung der Mitarbeiter ueber die Bedeutung des Zeitmanagements wird ihnen helfen, voranzukommen, ihre Arbeitsablaeufe zu optimieren und ihre Produktivitaet zu steigern. Aber selbst die effizientesten Mitarbeiter sind ineffektiv, wenn das Fuehrungsteam unorganisiert und verwirrt ist.

Abteilungsleiter und Unternehmensleiter in einem kleinen Unternehmen muessen gute Vorbilder sein, damit Teammitglieder die Moral und Struktur am Arbeitsplatz aufrechterhalten koennen. Die Verwendung mehrerer Zeitmanagementfaehigkeiten und Best Practices kann dazu beitragen, kritische Anforderungen zu erfuellen.

Die 4 Ds des

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Zeitmanagement-Zeitmanagements sind eine entscheidende Qualitaet am Arbeitsplatz. Ein wettbewerbsfaehigerer Markt erfordert, dass eine Organisation alles tun muss, um die Produktivitaet und die betriebliche Effektivitaet zu maximieren.

Da eine Organisation eine hierarchische Struktur ist, muessen Vorgesetzte und Teamleiter wissen, wie sie ihre Zeit verwalten , um die Effizienz von Untergebenen zu optimieren. Wenn das Fuehrungsteam unstrukturiert ist, sinkt die Produktivitaet der Mitarbeiter und die Arbeitsmoral.

Hier sind die wichtigsten Tipps fuer das Zeitmanagement am Arbeitsplatz -

1. Tun Was muss getan werden

Manager muessen Fuehrung zeigen, indem sie handeln und tun, wann immer dies moeglich ist. Eine effektive Zeitmanagementstrategie besteht darin, die Zwei-Minuten-Regel als Grundlage fuer alle Entscheidungen zu verwenden. Fuehrungskraefte sollten erkennen, dass sie in nur zwei Minuten eine wichtige E-Mail schreiben, einen Anruf taetigen oder einen KPI-Bericht fuer eines ihrer Teammitglieder ausdrucken koennen.

Wenn ein Projekt laenger als zwei Minuten dauert, sollten die Vorgesetzten 30 bis 45 Minuten alleine daran arbeiten oder bis es fertig ist. Das Erledigen einer Aufgabe in so wenig Zeit wie moeglich ist der beste Weg, um die Qualitaet der Ergebnisse zu verbessern.

Langfristig ist es auch einfacher, mehr Projekte abzuschliessen, indem man jeweils eine Aktivitaetabschliesst, anstatt sich auf vier verschiedene Projekte gleichzeitig zu konzentrieren. Zu

erkennen, dass es laenger dauert, darueber nachzudenken, was getan werden muss, als es braucht, um das zu tun, was getan werden muss, ist die erforderliche Denkweise. Wenn Sie diesen Ansatz jeden Tag anwenden, koennen Vorgesetzte ihre Zeit maximieren, das Vertrauen ihrer Untergebenen gewinnen und allen die Einhaltung von Fristen ermoeglichen.

2. Loeschen oder Ablegen von unnoetigen Elementen

Eine der einfachsten Strategien zur effektiven Verwaltung der Zeit besteht darin, nicht wesentliche Aufgaben oder Dokumente zu loeschen oder zu loeschen. Dies ist besonders wichtig fuer Vorgesetzte, die taeglich Hunderte von E-Mails erhalten, von denen viele nichts mit kritischen Aufgaben zu tun haben.

Obwohl es wichtig ist, E-Mails, die relevant sein koennten, nicht unachtsam zu loeschen, wissen erfahrene Fuehrungskraefte, welche Elemente unwichtig sind. Weitergeleitete E-Mail-Ketten und regelmaessige Berichte, die nichts mit Anforderungen zu tun haben, koennen einfach durch einen Blick auf die Betreffzeile geloescht werden.

Vorgesetzte sollten auch Aktivitaeten ablegen oder minimieren, die nicht zur Erzielung wichtiger Ergebnisse beitragen. Diese Elemente sollten aus einer Aufgabenliste entfernt werden, damit das Team mit wichtigeren Anforderungen beginnen kann.

3. Defer To Later

Supervisors sollten eine Entscheidung manchmal verschieben, bis weitere Informationen verfuegbar sind oder bis sie Zeit haben, dies zu tun. Dies gilt insbesondere, wenn Kollegen in einer Woche, in der der Vorgesetzte bis zum Ende des Tages eine Aufgabe erledigen muss, um etwas Faelliges bitten. Obwohl es schwierig sein kann, auf ein anderes Mal zu verschieben, ist es wichtig, Aufgaben zu priorisieren.

Es ist wichtig, alle verzoegerten Aufgaben bis zum Ende des Tages oder der Woche neu zu bewerten, um festzustellen, ob sie noch notwendig sind. Procrastination ist kein hilfreiches Zeitmanagement-Tool, aber die Auf- und Nachschub nicht wesentlicher Aktivitaeten auf einen spaeteren Zeitpunkt ist die einzige Moeglichkeit, alles Notwendige abzuschliessen.

4. Aufgaben delegieren

Supervisoren, die nicht delegieren koennen, sind in ihren Rollen unwirksam. Viele Menschen ziehen es vor, die Kontrolle ueber einen Prozess zu behalten, aber das ist zu ihrem Nachteil. Der Abgeben der Kontrolle fuer unkritische oder akribische Anforderungen ist die einzige Moeglichkeit fuer das Fuehrungsteam, seine Ziele zu erreichen.

Vorgesetzte sollten die Details eines Projekts aufschreiben und die fuer die Durchfuehrung erforderlichen Schritte einbeziehen. Sie koennen dann entscheiden, verschiedene Schritte dieses Prozesses zu delegieren, anstatt ein ganzes Projekt an eine andere Person zu delegieren .

Auf diese Weise behaelt der Vorgesetzte eine gewisse Kontrolle ueber die Situation bei, beseitigt jedoch immer noch einen Teil der Arbeitsbelastung. Er/sie sollte sicherstellen, dass er dem Untergebenen die gesamte Checkliste geben kann, damit jeder genau weiss, wie der gesamte Prozess funktionieren soll.

Das Ergebnis wird weniger davon abhaengen, wer hilft, und mehr von der Qualitaet der Checkliste des Managers.

Wichtige Erkenntnisse

Zusammenfassend sind hier die wichtigsten Erkenntnisse, an die Sie sich ueber die wichtigsten Techniken des Zeitmanagements erinnern sollten -

Handeln statt Bedenken ist ein wesentliches Merkmal eines ordnungsgemaessen Zeitmanagements. Die Zwei-Minuten-Regel kann dazu beitragen, sowohl die Qualitaet als auch die Quantitaet kritischer Aufgaben zu optimieren, die pro Tag abgeschlossen werden.
Vorgesetzte muessen nicht wesentliche E-Mails, Telefonanrufe oder Projekte loeschen oder loeschen, die auf einen anderen Tag warten koennen.
Manager sollten unkritische Aufgaben aufschieben und lernen, nein zu sagen, wenn es sich um einen schwerwiegenden Verstoss gegen ihre Zeit handelt. Sie koennen diese Themen spaeter wieder ansprechen, sobald sie ihre taeglichen und woechentlichen Ziele erreicht haben.
Fuehrungskraefte muessen sich wiederholende oder zeitraubende Aufgaben an Untergebene delegieren, um einen Teil der Arbeitslasten zu entfernen. Die Verwendung einer Checkliste, um die Kontrolle ueber den Prozess zu behalten, kann dem Untergebenen helfen, der hilft.