5-stufige Anleitung zum Erstellen eines Zeitplans fuer Ihre Mitarbeiter

Wie man einen Zeitplan erstellt May 21, 2021

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5 Schritte zum Erstellen eines Zeitplans Die entmutigendste Aufgabe

eines Restaurantmanagers besteht moeglicherweise darin, einen Arbeitsplan fuer Mitarbeiter zu erstellen. Je groesser das Restaurant ist, desto komplizierter wird es. Er/sie muss die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter, die Notwendigkeit von Freizeit, die Kundennachfrage und die Schichtanforderungen beruecksichtigen. Wenn ein Restaurant manuelle Prozesse verwendet, kann die Planung bis zu 2 oder mehr Stunden pro Woche dauern. Dies erfordert gute Faehigkeiten im Zeitmanagement und einen sorgfaeltigen Ansatz zur Abwehr von Fehlern.

Aber was ist, wenn es einen einfacheren Weg gibt, den Wochenplan zu erstellen? Zum Glueck haben technologische Fortschritte zu mehreren Tools gefuehrt, die die Planung optimieren. Diejenigen, die weiterhin manuelle Prozesse verwenden, koennen auch eine Reihe von Best Practices verwenden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewaehrleisten und Zeit zu sparen. Lesen Sie im Voraus, um Top-Tipps zur Erteilung eines Zeitplans zu erhalten.

1. Wie man einen Zeitplan erstellt Plan Ahead

Manager sollten die Zeit mit Bedacht nutzen, um die Planung zu optimieren. Wenn der naechste Tag der Tag ist, um Zeitplaene zu teilen, hat das Management bereits zu lange gewartet, um zu beginnen. Wenn Mitarbeiter ihren Tagesablauf im Voraus haben, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie Last-Minute-Schicht-Swaps oder Freizeit anfordern.

Zunaechst sollte das Management bestimmen, welche Arten von Faehigkeiten das Restaurant fuer jede Schicht benoetigt. Wie viele Koeche, Server, Hosts, Busser und Barkeeper sollten beispielsweise fuer die Nachmittagsschicht am Dienstag zur Verfuegung stehen? Die Antworten haengen von der Kundennachfrage, den historischen Verkaeufen/Termindaten und den Faehigkeiten der Mitarbeiter ab. Das Management sollte einen Master-Zeitplan erstellen, um zu ermitteln, welche Faehigkeiten erforderlich sind, um jede Rolle fuer jede Betriebsstunde auszufuehren.

2. So erstellen Sie einen Zeitplan - Investieren in Scheduling Software

Scheduling ist nicht nur zeitaufwaendig, sondern auch fuer Fehler und Aenderungen in letzter Minute reif. Mit einer automatisierten Zeitplanvorlagehaben Manager mehr Zeit, um taegliche Ereignisse zu planen und Mitarbeiter zu verwalten. Mit ein paar einfachen Klicks koennen Mitarbeiter ueber eine mobile App an einem Ort kommunizieren, Freizeit anfordern, Schichten austauschen und um Genehmigungen bitten.

Manager koennen Vorlagen anpassen, um sicherzustellen, dass alle Planungsprozesse puenktlich erledigt werden. Sie koennen das System dann so einrichten, dass es jeden woechentlichen Zeitplan an einem bestimmten Tag automatisch sendet. Die Scheduling-Software gewaehrleistet auch die Einhaltung der FLSA-Vorschriften, wodurch Bussgelder, Rechtsstreitigkeiten und ein beschaedigter Ruf vermieden werden.

3. Wie man einen Zeitplan erstellt - Sei flexibel

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Bevor Manager Mitarbeiter Schichten zuweisen, muessen sie sich daran erinnern, dass sie nur Menschen sind. Die Mitarbeiter haben persoenliche Verpflichtungen, je nach Schicht unterschiedliche Energieniveaus und Familien. Waehrend es notwendig ist, die Verantwortlichkeit durchzusetzen, sollten Manager darauf achten, flexibel zu bleiben.

Es gibt Zeiten, die von einem urspruenglichen Zeitplan abweichen muessen, um einen engagierten Mitarbeiter unterzubringen, der sich nicht viel Zeit nimmt. Dies wird dazu beitragen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern, den Umsatz zu senken und die Beziehungen zwischen Managern und Restaurantmitarbeitern zu optimieren.

4. So erstellen Sie einen Zeitplan Erstellen Sie einen Zeitplan, der fuer alle funktioniert

Jeden Tag haben Manager Dutzende von Aufgaben zu erledigen. Bei allem, was vor sich geht, ist es leicht, die Beduerfnisse der Mitarbeiter zu vergessen, wenn es darum geht, Vorlagen fuer Tagesplaene zu erstellen. Waehrend es wichtig ist, die Kundennachfrage zu befriedigen, sollten Arbeitgeber auch einen mitarbeiterorientierten Zeitplan erstellen. Wenn das Engagement der Mitarbeiter hoch ist, tauchen die Arbeitnehmer eher puenktlich auf und schliessen ihre Schicht ab. Um das beste Ergebnis zu erzielen, sollten Manager die folgenden Best Practices anwenden -

Sei ehrlich - Teilen Sie den Mitarbeitern mit, welche Schichten erforderlich sind und welche Planungsrichtlinien es waehrend des Interviewprozesses gibt. Dies wird zukuenftige Engpaesse minimieren und die Rechenschaftspflicht maximieren.
Seien Sie fair - Bevorzugen Sie nicht die Planungspraeferenzen einiger Mitarbeiter gegenueber anderen Mitarbeitern. Dies wird zu Spannungen zwischen Mitarbeitern und Management fuehren. Es wird auch die Moral verringern.
Schaffen Sie Lernmoeglichkeiten - Jeder muss verschiedene Schichten abdecken, neue Bereiche des Restaurants lernen und in seiner Karriere wachsen. Dies wird es einfacher machen, Teammitglieder zu planen.
Machen Sie keine Annahmen - Mitarbeiter kennen moeglicherweise keine besten Planungspraktiken. Wenn sie Fehler machen, nutzen Sie diese als Lernmoeglichkeiten, um zukuenftige Probleme zu vermeiden.

5. So erstellen Sie einen Zeitplan Implementieren und pflegen

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Jetzt ist es an der Zeit, dass das Management Schichten zuweist. Planungssoftware und andere Tools helfen Ihnen bei der Erstellung von Zeitplanvorlagen und stellen sicher, dass alle Schichten abgedeckt sind. Das Management wird auch einen Teil ihrer Arbeitslasten mit Zeiterfassungssoftware, Self-Service-Schichtwechsel und mehr entfernen. Je besser die Politik und die verfahrenstechnische Ausbildung besteht, desto mehr Autonomie koennen die Mitarbeiter ueber ihre Arbeitsplaene verfuegen.

Manager sollten die beste Methode waehlen, um den Zeitplan jede Woche zu teilen oder zu veroeffentlichen. Jeder sollte genau wissen, an welchem Tag und an welchem Ort er seinen Arbeitsplan findet. Viele Softwareloesungen ermoeglichen eine schnelle Kommunikation ueber ein Messaging-System. Dies minimiert Rueckstaende bei Textnachrichten oder persoenlich. Es wird auch etwaige Fehler reduzieren.

Aenderungen in letzter Minute sind Teil des Jobs. Dies gilt insbesondere in Spitzenzeiten des Jahres, wie den Feiertagen. Manager muessen geduldig und flexibel genug sein, um Planungsprozesse zu implementieren und aufrechtzuerhalten. Ziel ist es, Humankapital zu nutzen und das Personalmanagement zu optimieren, um die Kundennachfrage zu erfuellen.

Wichtige Erkenntnisse zur Erstellung eines Zeitplans

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Abschliessend finden Sie hier Best Practices zur Erstellung eines Zeitplans -

Restaurantmanager sollten sich vor der Erstellung eines Arbeitsplans vorbereiten und planen. Dazu muss man wissen, welche Rollen pro Schicht erforderlich sind und welche Faehigkeiten der Mitarbeiter dazu beitragen, die Kundennachfrage zu decken.
Manager sollten Planungssoftware nutzen, um Zeit und Geld zu sparen und flexibel zu bleiben. Dies wird dazu beitragen, die Planung zu rationalisieren und die Verbrauchernachfrage zu decken, was den Umsatz steigern und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern wird.
Manager sollten daran denken, flexibel zu bleiben, wenn es um die Planung geht. Mitarbeiter sind jeden Tag Menschen mit persoenlichen Verpflichtungen und Last-Minute-Anfragen. Dies wird dazu beitragen, die Moral zu verbessern.
Manager sollten ehrlich sein, fair sein, Lernmoeglichkeiten schaffen und keine Annahmen zur Optimierung der Terminplanung treffen. Sie koennen dann den Zeitplan implementieren und aufrechterhalten, indem sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter Richtlinien und Verfahren planen.