Schritt-fuer-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Zeitplans in Excel
Wie man einen Zeitplan fuer Excel erstellt
Mitarbeiter zur Mitarbeiterplanung erfordert gute organisatorische Faehigkeiten und eine flexible Einstellung. Damit ein Zeitplan fuer alle funktioniert, muessen Manager die Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitern beruecksichtigen. Restaurantmitarbeiter sind alltaegliche Menschen mit Familien und persoenlichen Verpflichtungen. Waehrend sie genug Stunden brauchen, um ueber die Runden zu kommen, benoetigen sie auch angemessene Ruhe, um ihre Arbeit zu erfuellen.
Gleichzeitig haengen die Gewinnmargen von Restaurants von der Qualitaet des Kundenservice und der geringen Fehltumsatz/des Umsatzes ab. Daher muss das Restaurantpersonal verfuegbar und gut ausgebildet sein, damit das Management den Betrieb aufrechterhalten und rationalisieren kann.
Wie koennen Inhaber von Kleinunternehmern die Arbeitsplanung optimieren und die Mitarbeiter bei Laune halten? Traditionelle Planungsmethoden mit Stift und Papier sind reif fuer menschliche Fehler und anfaellig fuer Engpaesse. Softwareloesungen sind grossartige Planungstools, aber nicht jeder Diner braucht sie.
Fuer Manager, die Schichtplaene im Auge behalten und dennoch keine Planung von Apps unterlassen moechten, ist die Verwendung von Excel moeglicherweise eine gute Wahl. Hier erfahren Sie, wie Sie in Excel einen Zeitplan erstellen, der fuer alle funktioniert.
1. So erstellen Sie einen Zeitplan fuer Excel Geben Sie den Workernamen und das Datum ein.
Zunaechst sollte der Benutzer eine neue Microsoft Excel-Tabelle oeffnen. Die vertikale X-Achse repraesentiert Mitarbeiter, waehrend die horizontale Y-Achse Arbeitstage darstellt. Der Manager wird die Schicht oder die Zeit unter den Arbeitstagen der Y-Achse ausfuellen.
Um den Prozess zu beschleunigen, koennen Benutzer mit der rechten Maustaste auf die rechte untere Ecke der Zelle mit dem Datum klicken. Als naechstes koennen sie die linke Maustaste nach unten druecken und ueber alle in der Naehe befindlichen Zellen ziehen. Dadurch wird eine normale Reihe von Daten generiert (1. Juli, 2. Juli, 3. Juli usw.) Dabei muss der Manager nicht jedes Datum manuell eingeben, was viel Zeit und Energie spart.
2. So erstellen Sie einen Zeitplan fuer Excel Schichten erstellen
Als Naechstes kann der Benutzer die Stunden eingeben, die der Mitarbeiter fuer die Arbeit benoetigt. Dies wird unter die Arbeitstage (Y-Achse) gehen, die dem Namen dieses Mitarbeiters entsprechen. Zum Beispiel wird Jan Smith am 12. Juli 2021 von 8 bis 12 Uhr arbeiten.
Unter der Zeile, die den Namen und die Arbeitszeiten des Mitarbeiters enthaelt, sollte es eine zusaetzliche Zeile geben, um einen Mitarbeiter vom naechsten zu trennen. In dieser leeren Zeile sollte der Benutzer die Rolle des Mitarbeiters unter dem Arbeitsdatum eingeben. Dies wird einen Audit-Trail zur Aufrechterhaltung der Einhaltung und Durchfuehrung von Arbeitskostenanalysen bieten. Es wird den Mitarbeiter auch auf die Arbeit vorbereiten.
Dieser Schritt ist noch wichtiger, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Rollen im Restaurant haben. Beispielsweise kann ein Server je nach geschaeftlichen Anforderungen auch als Hostess arbeiten. Um sich angemessen auf die Arbeit vorzubereiten, sollte der Server/die Gastgeberin wissen, welche Rolle er fuer diesen bestimmten Tag benoetigt.
3. So erstellen Sie einen Zeitplan fuer Excel Passen Sie den Zeitplan an
Dieser Excel-Zeitplan ist eine sehr einfache und funktionale Vorlage, die fuer kleinere Restaurants mit weniger Teammitgliedern wirksam ist. Restaurantmanager muessen die Vorlage jedoch moeglicherweise je nach geschaeftlichen Anforderungen weiter anpassen. Beispielsweise moechten sie moeglicherweise die Namen der Mitarbeiter fett formatieren, die Farbcodierung verwenden, um zwischen Teammitgliedern zu unterscheiden, oder die Zellengroesse aendern, um bestimmte Zeilen/Namen hervorzuheben.
Manager koennen auch kostenlose Excel-Vorlagen mit zusaetzlichen Funktionen herunterladen. Eine Option ist die kostenlose Vorlage fuer den Mitarbeiterplan, die einen woechentlichen Schichtplan anzeigt. Es enthaelt Formeln, um eingegebene Daten zu erfassen und die Arbeitskosten zu berechnen/prognostizieren.
Eine weitere Option ist die Vorlage fuer den biwoechentlichen Arbeitsplan. Mit dieser Vorlage koennen Mitarbeiter Arbeitsplaene zwei Wochen im Voraus anzeigen, damit sie im Voraus planen koennen. Benutzer koennen Tage in stuendliche Segmente aufteilen und die Vorlage weiter anpassen, um Daten zu aendern oder Zeiten anzupassen.
Eine weitere Vorlage fuer einen Excel-Microsoft-Zeitplan, die weitere Anpassungen ermoeglicht, ist die Vorlage fuer Mitarbeiterschicht Diese Excel-Vorlage ermoeglicht es Mitarbeitern, taegliche Schichten fuer jeden Mitarbeiter anzuzeigen. Jede Schicht ist in stuendliche Segmente unterteilt, und Benutzer koennen bestimmte Aufgaben oder Bereiche des Restaurants zuweisen. Das Layout dieser Zeitplanvorlagen ist fuer Mitarbeiter einfach zu lesen und fuer Benutzer intuitiv zu navigieren.
Es stehen zahlreiche weitere Optionen zur Auswahl. Beispiele hierfuer sind der Arbeitsrotationsplan, die Vorlage fuer einen Arbeitsumlaufplan fuer 5 Tage oder die Vorlage Wochenarbeitszeitplan von Montag bis Samstag. Arbeitgeber koennen Recherchen durchfuehren oder Studie und Irrtum nutzen, um eine zu finden, die fuer sie am besten geeignet ist.
Wichtige Erkenntnisse von Wie man einen Zeitplan
in Excel erstellt Abschliessend gibt es hier Best Practices fuer die Erteilung eines Wochenplans fuer Excel -
- Zunaechst sollte der Benutzer den Namen und das Datum des Mitarbeiters eingeben. Der Name steht in der vertikalen X-Achse und das Datum geht in die horizontale Y-Achse.
- Als naechstes sollte der Benutzer die Schichtzeit unterhalb des Datums eingeben. Es sollte eine Zeile zwischen dem Namen jedes Mitarbeiters geben. Unter jeder Schichtarbeitszeit kann der Benutzer die Rolle des Mitarbeiters eingeben. Dies ist hilfreich, wenn Mitarbeiter von Tag zu Tag die Rollen wechseln.
- Manager koennen Excel-Vorlagen je nach Geschaeftsanforderungen anpassen. Sie koennen kraeftige Farben, Farbcodierungsschemata oder andere Tools verwenden, um Mitarbeiter zu trennen und die Arbeit zu verschieben.
- Es gibt andere Vorlagen, die eine bessere Anpassung ermoeglichen. Dazu gehoeren die Vorlage fuer den Mitarbeiterplan, die Vorlage fuer den zweiwoechentlichen Arbeitsplan, die Vorlage fuer den Schichtplan fuer Mitarbeiter, Arbeitsdrehplaene, Vorlage fuer den Arbeitszeitplan fuer 5 Tage oder die Vorlage fuer den woechentlichen Arbeitsplan von Montag bis Samstag.
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