Team Schedule Maker | 5 mins read

Team Schedule Maker 9 Schritte zur Erstellung eines effektiven Teamplans

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Team Schedule Maker Eine Anleitung zur Planung von Teams

Neue Restaurantbesitzer werden sich durch die Planung der Mitarbeiter etwas ueberfordert fuehlen. Wie viele Server sollten sie fuer die Mittagsschicht einplanen? Welche Mitarbeiter koennen nur in Teilzeit arbeiten und welche Stunden muessen sie arbeiten? Wie kann das Restaurant sicherstellen, dass Kunden in jeder Schicht die hoechste Servicequalitaet erhalten? Welche Planungsmethode sollte das Management verwenden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplan puenktlich erhalten?

Scheduling ist ein komplexer Job, bei dem Manager Probleme loesen und organisieren muessen. In Anbetracht aller anderen Verantwortlichkeiten, die mit dem Besitz von Restaurants verbunden sind, muss es eine Moeglichkeit geben, die Planung zu rationalisieren und Zeit zu sparen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Restaurantbesitzer einen Terminplanhersteller verwenden koennen, um den Planungsprozess zu optimieren.

1. Team Schedule Maker Standards erstellen

Manager sollten bestimmen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied je nach seiner Rolle in einem bestimmten Zeitrahmen abschliessen sollte. Die Art und Weise, wie sie Arbeit messen, haengt von der Groesse und dem Umfang des Restaurants ab. Zum Beispiel sollte ein Geschirrspueler in einer schnelllebigen Einrichtung stuendlich eine Ladung laufen. In einem kleinen Diner muss er moeglicherweise nur alle 2 Stunden eine Ladung laufen lassen.

Manager sollten zuerst jede Stellenbeschreibung und die dafuer verantwortliche Person beschreiben. Er/sie sollte alle Aufgaben, die mit dieser Position verbunden sind, entsprechend der Verschiebung aufschreiben. Dies bedeutet, dass die erforderlichen Aufgaben fuer dieselbe Rolle schwanken koennen, da bestimmte Schichten geschaeftiger sind als andere. Dieser Schritt wird dazu beitragen, die zukuenftige Mitarbeiterplanung zu optimieren. Die gute Nachricht ist, dass es nur einmal gemacht werden muss.

  • Manager verbringen durchschnittlich 3.14 Stunden mit der Erstellung eines woechentlichen Arbeitszeitplans

  • Manuelle Planung nimmt 20% der eine Managerzeit

  • 174% mehr Umsatz tritt aufgrund von Fehlern bei der manuellen Planung

  • auf 140 Stunden pro Jahr werden fuer die manuelle Planung verschwendet
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    2. Team Schedule Maker Aktuelle Aktivitaetsstufe bewerten

    Der Manager sollte historische Verkaufs- und Arbeitsdaten ueberpruefen, um zu analysieren, wie beschaeftigt das Restaurant waehrend jeder Schicht ist. POS-Systeme und Mitarbeiterplanungssoftware ermoeglichen es Benutzern, Berichte auszudrucken, die leistungsstarke Diagramme und Grafiken verwenden. Manager sollten diese Berichte nutzen, um Trends zu verstehen und genauere Planungsentscheidungen zu treffen.

    3. Team Schedule Maker Prognostizieren von Aktivitaetsstufen

    Um in Zukunft Zeitplanvorlagen zu erstellen, koennen Manager die bereits gesammelten historischen Umsatz- und Arbeitsdaten verwenden. Sie koennen Spitzenzeiten und langsame Stunden waehrend des Tages, der Woche und des Monats bestimmen. Historische Daten zeigen beispielsweise, dass der Labor Day immer doppelt so beschaeftigt ist wie jedes zweite Wochenende. Manager koennen dann vorausplanen und an diesem Wochenende mehr Mitarbeiter zur Hand haben.

    4. Team Schedule Maker - Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie benoetigen

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    Jetzt ist es fuer das Management an der Zeit, die Anzahl der Mitarbeiter pro Schicht mit der folgenden Formel zu berechnen -

    Gesamtzahl der Teams /Mitarbeiter pro Schicht = Produktionsstandards/Anzahl der Kunden

    Zum Beispiel ein Mitarbeiter von Waitstaff ist in der Lage, 15 Kunden in einer 4-Stunden-Schicht zu bedienen. Das Restaurant schaetzt, dass es waehrend dieser 4-Stunden-Schicht 60 Kunden geben wird. Daher muss das Management waehrend dieser Zeit 4 Server einplanen.

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    5. Team Schedule Maker Beruecksichtigen Sie Mitarbeiterverfuegbarkeit

    Manager sollten immer daran denken, die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter zu beruecksichtigen, bevor sie einen Arbeitsplan erstellen. Sie sollten historische Daten verwenden, um Fehlzeiten vorherzusagen und sich mit Anwaelten zu beraten, bevor Ueberstunden geplant werden. Sie sollten sich immer an Urlaubsantraege, Mitarbeiter im Teilzeit-/Vollzeitstatus und Arbeitsgesetze/Compliance erinnern.

    Waehrend das Management alle Schichten abdecken muss, um den Betrieb zu rationalisieren, muss es auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aufrechterhalten. Wenn sie die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter vergessen, werden die Teammitglieder veraergert sein. Es schafft auch mehr Arbeit fuer das Management, da sie die Zeitplaene staendig ueberarbeiten und erneut senden muessen.

    • Aenderungen in: letzter Minute

    • Mitarbeiterverwirrung

    • Planung eines Teammitglieds fuer eine Nachtschicht und eine Morgenschicht am Tag nach

    • uebermaessigen Ueberstunden

    • Ungleiche Schicht
    • Verteilung

  • Chaotisch Schichtwechsel
  • 6. Team Schedule Maker Scheduling System waehlen

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    Die meisten Restaurants verwenden einen Team-Zeitplan-Hersteller mit Funktionen wie Drag Drop, sofortigen Aktualisierungen und einem Nachrichtensystem. Waehrend die Gaeste unterschiedliche Beduerfnisse haben, sind einige Systeme effektiver als andere. Zu den
    kostenguenstigeren Optionen gehoeren Microsoft Excel oder eine kostenlose Online-Vorlage. Andere bevorzugen Software wie ZipZeitplaene, die Erinnerungen sendet, in die Gehaltsabrechnungssoftware integriert und es Benutzern ermoeglicht, Urlaubsantraege einzugeben/zu genehmigen.

    7. Team Schedule Maker Genehmigung abrufen

    Vorgesetzte sollten immer die Genehmigung des Managements einholen, bevor sie einen Arbeitsplanabschliessen. Beide Parteien koennen die Arbeitskosten, die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter und die Restaurantanforderungen ueberpruefen, um sicherzustellen, dass der Zeitplan akzeptabel ist. Wenn der Eigentuemer den Zeitplan erstellt, sollte er ihn erneut ueberpruefen und um Feedback der Mitarbeiter bitten, bevor er versandt wird.

    8. Team Schedule Maker Zeitplan mit Mitarbeitern teilen

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    Sobald die Manager den Arbeitsplan abgeschlossen und genehmigt wurden, koennen sie ihn an das Team liefern.
    Wenn der Manager Excel verwendet, sendet er den Zeitplan per E-Mail. Softwareloesungen veroeffentlichen und aktualisieren automatisch den neuen Zeitplan, der den Mitarbeitern eine groessere Autonomie bietet. Die letztere Option beseitigt auch Fehler und minimiert die Arbeitsbelastung der Personalabteilung/des Personalmanagements.

    Einige Gaeste benutzen immer noch Stift und Papier, um den Zeitplan zu erstellen. Sie posten es auf einem schwarzen Brett und weisen die Mitarbeiter an, es jede Woche an einem bestimmten Tag zu ueberpruefen.

    • 65% der Unternehmen nutzen E-Mail, um zu kommunizieren, im Gegensatz zu anderen Tools

    • 4/5 Mitarbeiter glauben, dass sie effektiv intern sind Kommunikation verbessert die Arbeitsleistung

    • 60% der Unternehmen haben keinen langfristigen Plan zur Verbesserung der internen Kommunikation

    • 74% der Mitarbeiter fuehlen sich vermisst auf wichtige Unternehmensnachrichten

    9. Team Schedule Maker Regelmaessige Ueberpruefung

    Um die Mitarbeiterplanung zu optimieren, muessen Mitarbeiter regelmaessig alte Zeitplaene ueberpruefen. Wo haben sie Fehler gemacht? Welche Schichten benoetigen mehr Server? Wann rufen sich Mitarbeiter eher krank an? Wenn das Restaurant regelmaessig einen Zeitplan verfolgt und optimiert, wird es in Zukunft immer besser sein. Dies wird die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern, die Arbeitsbelastung des Managers verringern und die Qualitaet des Kundenservice verbessern.

    Wichtige Erkenntnisse von Team Schedule Maker

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    Zusammenfassend laesst sich sagen, was Sie ueber einen Teamplanersteller und die Erstellung eines effektiven Arbeitsplans wissen

    • sollten - Manager sollten Arbeitsstandards erstellen und die erforderlichen Aufgaben jeder Rolle fuer jede Schicht auflisten. Sie sollten dann analysieren, wie beschaeftigt das Restaurant zu bestimmten Tageszeiten ist, bevor sie den Zeitplan erstellen.
    • Vorgesetzte sollten das Aktivitaetsniveau vorhersagen. Sie koennen historische Umsatz- und Arbeitsdaten verwenden, um zu beurteilen, wann das Restaurant mehr Mitarbeiter zur Hand haben muss.
    • Manager muessen die Verfuegbarkeit der Mitarbeiter beruecksichtigen, bevor sie den Zeitplan erstellen. Sie sollten auch eine Methode auswaehlen, um einen optimierten Zeitplan zu erstellen. Zu den Optionen gehoeren Microsoft Excel, eine Online-Vorlage oder eine automatisierte Softwareloesung.
    • Vorgesetzte sollten den Zeitplan mit dem Management genehmigen. Sie koennen dann den Arbeitsplan mit Mitarbeitern teilen. Das Management muss den Zeitplan regelmaessig ueberpruefen, um ihn weiter zu optimieren und die Anforderungen von Kunden/Mitarbeitern zu erfuellen.

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