機能するスケジュールテンプレートの作成
スケジュールテンプレートの概要
企業やレストランのマネージャーは、彼らが一週間を通して完了する必要がある反復的なタスクの無数を持っています。これには、従業員のスケジュール設定が含まれます。これは、フルタイムおよびパートタイムのチームメンバーにシフトを割り当てる慣行です。さらに、このプロセスは決してかなり完了していないようです。休みのリクエストや病気の日から、可用性の変更や予期しないイベントまで、マネージャーは頻繁に調整する必要があります。
しかし、新しいテクノロジーにより、経営陣はスケジューリングプロセスを合理化することができます。オンラインスプレッドシートなどの新しいガジェットを使用すると、企業は週単位のスケジュールテンプレートを作成できます。これらの文書には 、通常、シフト時間とフォーマットがあらかじめ決められています。したがって、マネージャは名前を入力し、スケジュールを送信するだけで済みます。
最適なスケジュールテンプレートを作成するためのヒント
従業員スケジュールテンプレートは、あらゆる規模の企業に、多くの利点を提供します。それは管理者の時間を節約するだけでなく、それは同様に手順を簡素化します。テンプレートの簡単なスケジュール設定機能により、従業員は作業スケジュールを迅速に把握できます。次に、彼らはシフトの準備をしたり、それに応じて自分の個人的な時間を計画したり、事前に休暇を求めることができます。徹底したテンプレートを作成する方法に関するいくつかのヒントは次のとおりです。
1.従業員の時間に合わせる
従業員スケジュールテンプレートを作成する場合、マネージャはチームメンバーの好みや休暇要求を可能な限り考慮する必要があります。ビジネスオーナーは、従業員の時間とワークライフバランスを大切にすることが重要です。そうすることで、前向きな企業文化が育み、従業員のエンゲージメントを高めることができます。企業がこれを怠ると、従業員は不満を感じて、スケジュールに合った別の仕事を見つける可能性が高くなります。
企業が従業員に対応できるようにする 1 つの方法は、可用性グラフを作成することです。マネージャは、メールまたはテキストでスタッフに送信できるため、勤務可能な日や時間を入力できます。リアルタイムで編集できるように、クラウドベースのドキュメントを使用することをお勧めします。
2.最適な従業員に基づいてスケジュールを作成する
スケジュールを構築する場合、各シフトは、最高のパフォーマンスと信頼性の高い従業員を持っている必要があります。この人は、組織やリーダーシップなどの特性を持つことがあります。また、時間的制約のある状況でもうまく機能することがあります。このベストプラクティスにより、スーパーバイザはシフトがスムーズかつ生産的に実行されることを信頼できます。
3.チームについて知る
誰もが彼らの弱点だけでなく、強みを持っています。スケジュール作成者は、従業員が誰であり、何が最善かを理解することが重要です。これらのインサイトは、スケジューリングプロセスを導き、適切な担当者が適切なシフトにいることを保証します。
4.できるだけ早くスケジュールを送信する
事前にスケジュールを従業員に配布することで、ワークライフバランスを促進し、直前の変更を減らすことができます。彼らはそれに応じて自分の個人的な時間を計画することができるので、彼らは迅速にスケジュールを受け取ると、従業員の仕事の満足度が増加します。また、カバレッジを見つけることのストレスも最小限に抑えます。
5.自分 (DIY) スケジュールシステムを持っている
ビジネス構造に応じて、DIYスケジュールシステムはスケジューリングを簡素化し、士気を高めることができます。マネージャは、各時間枠に経験豊富なシフトリードを指定し、他の従業員に自分でスケジュールすることができます。その後、スケジュールを確認して、すべてのシフトが割り当てられていることを確認し、公開することができます。
6.従業員にカバレッジを検索させる
シフトの代替を見つけることは、彼らが他の責任を持っていることを考えると、管理者にとって困難で時間のかかる場合があります。代わりに、このタスクは、シフトまたはシフトスワップを削除する必要がある従業員に対して指定することができます。すべてのチームメンバーがコミュニケーションのためのオープンチャネルを持っていることが重要です。これには、スケジューリングシステムまたはテキストメッセージング内の通信アプリが必要になる場合があります。
7.スケジューリングソフトウェアの実装
多くの企業では、Microsoft Excel または Google スプレッドシートを使用してスケジュールテンプレートを作成することがよくあります。ただし、スケジューリングなど、会社のプロセスを合理化するために作られた新しいテクノロジツールもあります。最高の従業員スケジュールソフトウェアには、自動スケジューリング、カスタムテンプレート、チームメッセージングなどの機能があります。シフトプランニングがシンプルであるだけでなく、企業は従業員管理全体を最適化することもできます。
8.バックアッププランの作成
場合によっては、元のスケジュールがうまくいかず、従業員が緊急事態を経験することがあります。このような状況では、スケジュールのバックアップ計画を立てておきます。これは、指定された時間内に来ることができるスタッフメンバーを持つオンコールリストを含む可能性があります。可能であれば、ビジネスは時々助けに来ることに同意した元従業員の名前と連絡先をまとめることができます。
9.コミュニケーションはキーです
他のすべてと同様に、コミュニケーションは不可欠です。企業は、個人が簡単にお互いに到達することができ、チーム全体の通信システムを持っている必要があります。これには、テキストメッセージング、メール、電話、アプリ内インスタントチャットが含まれます。これらのツールを利用することで、スタッフは最新のスケジュールを更新し、情報にアクセスできるようになります。
スケジュールテンプレートの結論
- 従業員のスケジューリングは、マネージャのために多くの時間を要することができます。しかし、スケジュールテンプレートを使用すると、プロセスを合理化できます。
- スケジュールテンプレートには、管理者が毎回新しいカレンダーを作成する必要がないように、すべての書式設定とシフトの日時があらかじめ定義されています。
- スケジュールテンプレートを作成するための主要なプラクティスには、従業員の可用性のコンパイルとコミュニケーションの強制が含まれます。
- これらのテンプレートは、多くの場合 Excel または Google スプレッドシートで作成されますが、企業は従業員のスケジュール設定ソフトウェアを使用して従業員管理をさらに最適化できます。
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