週次スケジュールテンプレートを使用する理由と理由について
週次スケジュールテンプレートの概要
中小企業やレストランのマネージャーはプレートに十分です。顧客への提供、在庫の棚卸から、従業員のスケジュールの採用と作成まで。これらのタスクは、 特にスケジューリングに多くの貴重な時間を要する可能性があります 。ケーススタディによると、雇用者はチームメンバーのスケジュールを毎週少なくとも2時間費やしています。これは、製品開発などの重要なプロジェクトに費やされた貴重な時間です。
スケジューリングのプロセスを合理化するために、ビジネス所有者は週単位のスケジュールテンプレートを作成できます。テンプレートを使用すると、エスタブリッシュメントは時間を節約し、シフト計画プロセスを簡素化できます。スケジュールテンプレートがシンプルであるため、コミュニケーションの向上など、その他のメリットも保証されます。
週単位のスケジュールテンプレートを使用する理由
週単位のスケジュールテンプレートは、ビジネスオーナーがスケジュールに複数回使用できる、事前定義されたドキュメントです。スケジュールには、各曜日のシフト数と時間枠が表示されます。経営陣は、スケジューリングテンプレートを使用して、シフト計画時間を短縮できます。テンプレートはあらかじめ作成されているため、シフトの書式設定や整理について心配する必要はありません。彼らはファイルやデスクトップからテンプレートをプルアップし、従業員名の入力を開始する必要があります。
ウィークリー・スケジュール・テンプレートに含めるべきこと
週単位のスケジュールは、企業ごとに異なるニーズや目標により異なります。たとえば、製造業では、週ごとに3シフトのスケジュールが必要で、レストランは2シフトで1シフトを必要とする場合があります。スケジュールテンプレートの目的がどれであれ、それらのすべてが持つべき重要な項目があります。
1.曜日数
スケジュールテンプレートには、従業員が就業する予定の曜日を指定する必要があります。これは通常、テンプレートの横軸の最初の列にあります。
2.正確な日付
曜日の下に、テンプレートには、管理者が正確な日付を入力するためのスペースが必要です。新しいスケジュールを作成する時がいつでも、マネージャは週に対応する正しい日付を追加することを忘れないでください。
3.シフト時間
テンプレートは、シフト時間を示す必要があります。これは、多くの場合、テンプレートの垂直軸の最初の行にあります。
4.従業員名
テンプレートには、現在の従業員の名前をすべて一覧表示しておくと便利です。これにより、マネージャーがスタッフを参照し、全員がスケジュール通りにいることを確認することが容易になります。必要に応じて、テンプレートには従業員 ID と職階を含めることもできます。この情報により、チームメンバーを区別しやすくなります。
5.シフト割り当てのためのスペース
テンプレートには、管理者が特定の日およびシフトタイムの従業員名を入力するための十分なスペースが必要です。テンプレートで日および時刻の表形式を使用する場合は、シフト割り当て用のスペースが中央にある必要があります。
6.シフトタスク
マネージャが指定したタスクを入力するには、従業員名の下にスペースが必要です。これは、従業員が複数の責任または職階を持っている企業に適しています。たとえば、レストランにバーテンダーでもあるサーバーがある場合、管理者はシフトの主な仕事が何であるかを示す必要があります。これにより、従業員は事前に準備することができます。
7.カスタマイズ
管理者はテンプレートをカスタマイズして、読みやすくする必要があります。これには、従業員の名前やシフトの色分けが含まれます。また、会社のロゴや従業員の写真を含めて、ブランドのトーンを設定することもできます。
Excelで週単位のスケジュールを立てる方法
週単位のスケジュールを作成するのは簡単です。ほとんどの企業は、Microsoft Excelまたは同様のオンラインスプレッドシートプラットフォームを使用します。このプロセスはセットアップに時間がかかりますが、長期的にはスケジューリングが容易になります。スケジュール用の Excel テンプレートを作成するには、マネージャは次の手順を考慮する必要があります。
- マイクロソフトの Web サイトにアクセスして、テンプレートをロードします。
- テンプレートを開きます。
- テンプレートにはサンプル名があり、ユーザーはそれらのセルをクリックして従業員の名前を入力する必要があります。
- すべての従業員名について、前の手順を繰り返します。
- 不要な行を削除するか、行を右クリックして新しい行を追加します。
- セル内のすべての従業員名をコピーし、他の曜日に貼り付けます。
- 作業内容を保存します。
- シフト時間を営業時間に変更します。シフト時間を表すには、1 時間ではなく、時間範囲を使用することをお勧めします。たとえば、「午後 12 時」セルに「12」-「午後 7 時」と入力します。
- 各従業員がシフト時に指定した日時に実行する必要がある重要な役割またはタスクを追加します。
- 作業内容を保存します。
- 最後に、必要に応じてスケジュールを入力します。これには、スケジュールがどの週になるかを記述するために、テンプレートの上部に日付範囲を配置する必要があります。
- スケジュールを印刷し、電子メールまたはテキストで従業員に送信します。
週単位のスケジュールテンプレートのヒント
企業の従業員の適切なバランスを整え、スタッフのニーズにも対応するスケジュールを作成することが重要です。これは、人件費を削減し、チームメンバーの士気と生産性を向上させるのに役立ちます。マネージャは、従業員のスケジュールを作成するときに、次のベストプラクティスを使用する必要があります。
1.従業員のニーズの識別
スケジュールは、従業員の端を読んで解読しやすくする必要があります。彼らは彼らのシフトを理解し、識別することができることを確認するために、管理者は、彼らのニーズを考慮する必要があります。たとえば、従業員名は簡単に見つけることができます。これは、フォントのサイズと色をカスタマイズすることによって行うことができます。
マネージャは、タイムオフ要求、シフトスワップ、およびシフトの変更に関するポリシーも確立する必要があります。これにより、従業員はスケジュールに必要な調整を行うことができます。次に、ビジネスは欠勤と退屈さが少なくなります。
2.ビジネス目標の決定
企業には、給与計算と時間の追跡を容易にするスケジュールが必要です。彼らはまた、残業が効果的に制限され、パートタイム従業員が最適にスケジュールされていることを確認する必要があります。要員管理がシームレスになるように、スケジュール・テンプレートはこれらの目標を反映する必要があります。
3.スケジュールのタイムラインを作成する
スケジューリングのプロセスは、シフト割り当てだけではありません。マネージャは、新しいスケジュールを公開する時期と変更リクエストの承認方法を決定する必要があります。さらに、スケジュールを送信する方法と、従業員がスケジュールの更新を確認したことを確認するユーザーも決定する必要があります。これにより、スケジューリングに関連する混乱やストレスが最小限に抑えられます。
4.データインサイトの使用
過去の売上高と利益に関するデータは、ビジネスでほとんどの足のトラフィックがあるピーク時間を強調します。これらの指標を使用すると、マネージャはこれらのシフトに十分な従業員がいることを確認するのに役立ちます。これにより、従業員をギリギリ呼び出す必要がなくなり、損益のリスクが軽減されます。
5.トップクラスの従業員にフォーカス
トップクラスの従業員は、パーソナライズされ、大量の顧客を扱うことができる従業員です。彼らは、マルチタスクや時間管理など、他のスキルを持っているかもしれません。ビジネスオーナーは、これらのチームメンバーを中心にスケジュールテンプレートを作成するか、ピーク時間帯にシフトを割り当てる必要があります。そうすることで、シフトチームがうまく効率的に導かれるようになります。
6.従業員の可用性の収集
マネージャは、従業員にフォームを送信するか、またはグラフに自分の可用性を入力する必要があります。このようにして、彼らは仕事に入ることができ、いつ忙しくなるかを置くことができます。その後、ビジネスオーナーはこの情報を使用して、チームメンバーに対応するスケジュールを作成できます。従業員は、このチャートにアクセスして、作業できないシフトのカバレッジを見つけることもできます。
7.バックアップ計画を立てる
緊急事態が発生し、従業員が仕事に来られなくなります。管理者は、このような場合に備えて、バックアップ計画を準備する必要があります。これは、ギリギリに来ることを喜んでいる信頼できるパートタイム従業員のリストを持つことが必要かもしれません。リストには、随時会社を支援することに同意した元スタッフを含めることもできます。
8.シフト間の時間を提供する
それは肉体的、精神的に閉鎖シフトを働き、その後すぐに朝のシフトを働かせることができます。これは、従業員のワークライフバランス、士気、生産性に影響を与える可能性があります。管理者は、スケジュールを確認し、従業員がシフトの間に十分な時間を持っていることを確認する必要があります。
9.残業の追跡と制御
残業は、それが制御されていない場合、人件費が大幅に増加する可能性があります。テンプレートを使用する場合、マネージャは従業員の総労働時間を評価して計算し、毎週40時間未満であることを確認する必要があります。このベストプラクティスは、ビジネスの収益を効果的に保護します。
強力な週次スケジュールテンプレートを使用するメリット
堅牢で効果的な週単位のスケジュールテンプレートを使用することで、ビジネスを次のレベルに引き上げることができます。このツールには、次のような多くの利点があります。
1.ワークフォースを繋げる
すべての従業員およびスーパーバイザは、自分のデバイスおよびシステムからスケジュールにアクセスできます。彼らは仕事に関する事項をチェックし、いつでもニーズを伝えることができます。接続を維持することで、マネージャーは全員に通知され、同じページに表示されるようにすることができます。
2.リアルタイムコミュニケーション
従業員が一貫して参照する詳細なスケジュールを持っている場合、マネージャとリアルタイムでコミュニケーションをとることができます。たとえば、移動できないシフトがあることがわかると、すぐに変更をリクエストします。スタッフメンバーは、同僚と対話して話し、自分の交換者を見つけることができます。
3.収益性の最大化
テンプレートを持つと、人員の不足と過剰の人員配置が制限され、ビジネスの収益に容易に影響する可能性があります。例えば、人員の不足はサービスの質を低下させ、利益損失につながります。一方、過剰人員は直接人件費を増加させます。週単位のスケジュールテンプレートを使用する企業は、スタッフ配置手順を制御できます。
週間スケジュールテンプレートへの主なポイント
- 週単位のスケジュールテンプレートは、スケジュール手順を合理化するのに役立ちます。
- 通常、テンプレートでは、週とシフトの時間範囲の日付を指定する必要があります。
- 多くの企業は、Microsoft Excelを使用して週単位のスケジュールテンプレートを作成します。また、同様のスプレッドシートプラットフォームやオンラインスケジューリングソフトウェアを使用することもできます。
- スケジュールテンプレートを使用すると、時間の節約や超過作業の管理など、多くの利点があります。
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