オフィスで指紋時計を使用する方法：初心者のためのガイド
指紋タイムレコーダーって何ですか？
過去10年間で、出席を記録するための生体認証デバイスの人気が高まっています。まだ生体認証時間デバイスに慣れていない場合は、重要なポイントを挙げてみましょう。
生体認証タイムレコーダーは、顔、虹彩、指紋などの身体的特徴を使用して、出勤する従業員を認証するテクノロジー対応の勤怠システムです。写真が添付されたタイムカードなどの検証方法を使用するパッシブ生体認証デバイスも利用可能ですが、出勤または退勤する人がタイムカード上の人物であるという保証はありません。
一方、生体認証を使用するタイムレコーダーシステムは、パスワードを入力したりカードをスワイプしたりする必要がないため、迅速かつ簡単な出勤追跡ツールを提供します。
指紋タイムクロック説明したように
、生体認証タイムクロックは固有の物理マーカーを使用して従業員の身元を確認し、データベースと比較します。生体認証タイムクロックの1つのタイプは、指紋を使用して従業員の身元を確認し、データベース内の記録と照合する指紋タイムクロックです。
指紋タイムレコーダーは指紋に基づいて従業員を認識するため、従業員がお互いにパンチインすることは不可能です。
指紋タイムレコーダーを設定する方法
従業員が指紋タイムレコーダーを使用して出勤すると、出勤システムはスキャナーを使用して指紋をスキャンし、データベース内の指紋と照合します。タイムクロックシステムは、従業員がアクセスしたオフィスエリアを追跡するためにも使用できます。時計システムは、濡れた指紋、油っぽい指紋、さらには汚れた指紋を認識してデータベースと照合し、最大10,000個の指紋を登録して保存できます。これらの指紋計時システムはセットアップが難しいかもしれないと予想する人もいるかもしれませんが、そうではありません。指紋時計は非常に簡単に設定できます。
生体認証データを使用するタイムレコーダーを設定する基本的な手順を見てみましょう。
- スーパーバイザーは、スーパーバイザーとしてタイムレコーダーにログインする必要があります。
- 次に、従業員のプロファイルを作成し、識別番号を入力して登録する必要があります。
- 生体認証オプションを選択して登録し、従業員にスキャナーに指を当てさせます。
- 指紋スキャンを確認すると、従業員がデータベースに追加されます。
- タイムレコーダーはスキャンを使用して、従業員の生体認証プロファイルを作成します。このプロファイルは、出勤と退勤に使用されます。
指紋時計はあなたに合っていますか？
生体認証時間管理システムを使用すると、日々のワークフローが合理化され、運用効率が向上しますが、生体認証データの提供に抵抗がある従業員もいるかもしれません。タイムレコーダーは、虹彩、指紋、顔認識などの従業員の個人情報を使用して従業員を識別します。そのため、多くの人が、そのような従業員データを保存することは、侵入的でプライバシー権を侵害していると考えています。
これらのタイムクロックには、情報を保護する方法に関する明確なガイドラインを提供することにより、従業員の個人データを保護するのに役立つシステムが組み込まれています。
バイオメトリックタイムクロックは、誰も個人データを売ったり利益を得たりできないようにするのにも役立ちます。時間と出席を追跡するためのバイオメトリクスの使用に関する単一の包括的な連邦法はありませんが。しかし、それでも、生体認証タイムレコーダーの使用は、イリノイ、ワシントン、テキサスなどのいくつかの州でも違法です。したがって、生体認証タイムレコーダーシステムを選択する前に、州および地方の労働法の内容を確認してください。また、雇用主は、サーバーの従業員の生体認証データの場所を保存および保護する方法、データにアクセスできるユーザー、およびデータの保存期間に関する法律とプロセスを導入する必要があります。すべての従業員が生体認証データの使用と保護について明確であることを保証するための包括的なポリシーを起草できます。法律顧問に相談して、ポリシーが州法および地域の法律に準拠していることを確認してください。
ZipSchedulesのような従業員スケジューリングアプリを選ぶこともできます。これには、従業員の時間と勤務時間を追跡するツールもあります。また、タイムクロックシステムは、時間と出勤に関するデータを収集するプロセスを自動化するため、給与計算プロセスを合理化します。時計システムは、遅刻した人や従業員が休憩を取る時間に関するデータも提供します。
指紋タイムレコーダーの利点
タイムクロックを使用すると、雇用主は時間厳守を規制し、会社のポリシーに準拠していない従業員を特定するのに役立ちます。タイムレコーダーシステムはまた、毎日のワークフローを合理化し、作業効率を高めます。指紋タイムレコーダーシステムを選択することを考えている場合, ここにあなたが得る利点のリストがあります-
- 縁石バディパンチ-指紋タイムクロックは、顔認識または指紋がデータベースと一致する従業員のみにエントリを許可します.時間と出勤のために生体認証指紋システムを選択すると、従業員が不在または遅れている別の従業員のためにパンチするバディパンチング慣行に終止符を打ちます。米国労働統計局のデータによると、7,800万人の時給労働者が同僚のためにパンチインし、タイムカードに15分を追加すると、年間給与に3億7300万ドル以上が追加されます。企業は、生体認証のタイムレコーダーを選択することで、この費用を節約できます。
- 節約の増加：給与計算プロセスに手動データ収集を使用しているときに、従業員が残業代を誤って計算したり、間違った税率を支払ったりすることがありました。また、残業に対する労働時間の請求を確認する方法もありませんでした。パンチタイムとデータ収集を自動化する出勤システムにより、人件費とエラーのマージンを削減し、時間の盗難を抑制します。一部の生体認証タイムクロックシステムは、人事および労働力管理の取り組みを合理化するためのWebベースのソリューションも提供します。
- Webベースの統合：Wi-Fiを使用して操作するWebベースのタイムレコーダーシステムもHRと統合でき、従業員のタイムトラッカーのメンテナンスのために自動パンチタイムデータをアップロードできます。タイムレコーダーには、生体認証データを保護するための最新のセキュリティ対策もあります。
- 出席追跡：指紋タイムレコーダーを選択すると、パスワードを維持または変更する必要はなく、PINと従業員の時間は出席ソフトウェアによって数秒で記録できます。生体認証データも即座に認証され、従業員の時間をリアルタイムで確認できます。
- アクセス制限：生体認証を使用するタイムレコーダーは、セキュリティを維持するために、企業から従業員が特定の部門にアクセスできるようにします。これにより、権限のない人物の侵入も困難になります。時計システムは柔軟性があり、経営陣はいつでも許可を与えたり取り消したりすることができます。
- リモート機能：ハイブリッド作業モデルを先導する新しい標準により、指紋タイムクロックを使用することで、従業員はどこからでも携帯電話からサインインできます。そのため、リモートワークやオンサイトジョブを持つ従業員を追跡する手間が省けます。
ソフトウェアを使用して従業員の時間を追跡する
生体認証指紋時計システムを選択する利点について説明したように、従業員の時間を追跡する必要があるかどうかという疑問が生じます。時間給の従業員を抱える大企業または中小企業は、勤務時間に対して従業員に支払う金額を知る必要があるため、出席と時間追跡のためのタイムレコーダーシステムが必要です。また、サラリーマンの時間を追跡することは、人員配置とスケジュールの決定を改善するのに役立ちます。また、人件費をより正確に追跡し、従業員の生産性を向上させることができます。従業員の時間と出席を追跡することが不可欠である理由をいくつか挙げました。
- 正確な給与：説明したように、時間給のスタッフの時間追跡は、給与を正しく計算するのに役立つため、必須です。タイムレコーダーシステムは、従業員の時間を追跡し、従業員が行った仕事に対して確実に報酬を受け取ることができます。
- 法律の遵守：指紋による時間管理システムを使用して従業員の時間を追跡することで、従業員がいつどのくらいの期間働いたかを記録できます。時計システムは、従業員がすべての休憩を取り、許可された時間数働き、正確に補償されることを保証します。
- タイムトラッキング：タイムレコーダーをタイムトラッキングに使用すると、企業は従業員のニーズをよりよく理解することもできます。レストランのオーナーは、販売データを人件費と比較して、特定のシフトの適切なスケジュールと必要な数を把握できます。タイムレコーダーは、従業員がプロジェクトに費やした時間と、それが収益とどのように重なるかを追跡するのに役立ちます。
タイムクロックソフトウェアを実装する際には、考慮すべきことがたくさんあります。
Zipchedulesが提案する適切なタイムレコーダーソフトウェアを使用すると、安全で使いやすく、給与計算プログラムと統合できるシステムを作成できます。
従業員の生体データを知る
説明したように、バイオメトリクスは、顔認識または指紋や虹彩のスキャンによって従業員を識別するために使用されます。雇用主は、生体認証データを使用して、職場への従業員のアクセスを制御し、従業員の時間を追跡し、従業員がアクセスできるエリアを監視します。現在、在宅勤務の増加に伴い、従業員の適切な検証も必要です。
生体認証指紋時計システムを使用すると、事務処理を削減し、給与計算の処理を合理化し、ヒューマンエラーの発生率を減らすことができますが、従業員が生体認証データを共有することに抵抗する可能性があり、一部の州では、プライバシー権を侵害する可能性もあります。
以下は、雇用主が従業員の生体データを収集する際に自分自身を保護するために実行できるいくつかの手順です。
- 生体認証データを収集、使用、または開示する前に、従業員に通知します。通知には、収集の目的で収集されるデータ、データ保存の方法と期間、およびデータへのアクセスに関する関連情報を含める必要があります。
- 生体認証データを収集する前に、従業員の同意を得てください。
- データは、従業員に発行された通知に従ってのみ、使用、共有、または開示できます。
- 生体認証データが不要な場合に破棄するための包括的なポリシーと手順を策定する。
- 違反がある場合は、その違反に対して取る必要がある法的措置を遵守してください。
- 従業員の生体認証データを収集する前に、弁護士に相談してください。
自動給与計算にソフトウェアプラットフォームを使用する
タイムクロックを選択することで給与計算プロセスを合理化する方法について説明しました。給与計算時に指紋タイムレコーダーを選択する利点を見てみましょう。
- 賃金計算：時間と出勤データの自動化により、手動計算を排除できます。データは勤怠管理ソフトウェアから給与計算ソフトウェアに自動的に転送され、賃金は数回クリックするだけで計算されます。タイムレコーダーを選択すると、ストレスや繰り返しが減り、給与管理コストが削減され、給与処理時間が短縮されます。
- エラーの減少：自動化により、給与計算中に間違いを犯す可能性も減少します。手動給与計算中に間違った数字を入力すると、給与計算が不正確になったり、費用のかかる税務上の誤りが生じる可能性があります。
- 自動税計算：自動システムには税率とルールがすでにプログラムされており、雇用税と福利厚生を差し引くようにプログラムされています。したがって、タイムクロックシステムを選択した後、税金や控除を計算する時間を無駄にすることはありません。
- データセキュリティ：指紋タイムレコーダーは従業員データを暗号化し、機密情報が漏洩しないようにします。
- 記録管理：どのソフトウェアでも納税申告と記録管理が簡単になり、すべての給与記録とレポートが1か所に保存されます。また、このソフトウェアは、賃金の引き上げ、名前の変更、納税フォームの更新、新しい銀行口座情報、新しい住所など、従業員データの変更を追跡および記録します。
- シンプルなレポート：ソフトウェアを自動化することで、レポートと分析を合理化して、出勤と休暇のレポート、収益レポート、給与税レポートなどに関するより良い洞察を得ることができます。
- セルフサービスオプション：勤怠管理ソフトウェアが導入されていれば、従業員はセルフサービス用のツールがあるため、マネージャーが情報を変更するのを待つ必要はありません。セルフサービスのオプションは、より柔軟性と情報を提供します。
適切なソフトウェアがないと、従業員の時間を追跡するのは難しい場合があります。
Zipchedulesが提案する指紋タイムレコーダーシステムを実装すると、従業員を追跡し、従業員が正確に出勤していることを確認することが容易になります。
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