従業員スケジューラ | 1 min read

すべてのレストランが従業員スケジューラを必要とする理由

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ハン・チュオン

By ハン・チュオン

従業員スケジューラの概要

従業員の可用性、労働法の遵守、予算に合わせてシフトスケジュールを手動で作成するには、時間がかかります。スプレッドシートやホワイトボードの手書きも持続不可能であり、人為的ミスになりやすいです。これはコストのかかる影響につながり、調査では、従業員の 18% が1週間を通してシフトを逃していることを示しています。従業員がシフトを逃した場合、企業は交換品を見つけるか、早期に終了し、利益を失うためにスクランブルする必要があります。

しかし、最新の従業員スケジューラでは、手動スケジューリングによる課題を回避できます。これらの信頼性の高いソリューションは、時間とお金を節約します。優秀な従業員スケジュールソフトウェアやアプリの多くは、活用できる高度な機能も備えています。

従業員スケジューラとは何ですか

従業員スケジューリングツールは、時間単位のスタッフのシフト計画を自動化する要員管理システムです。このソフトウェアは、従業員の可用性、労働法の遵守、人件費予算を管理するため、一貫した結果を保証します。従業員のスケジューラはまた、直感的な設計を持っており、不足や過剰の人員を防ぐために、最適なスケジューリングのための提案を提供します。最高の従業員スケジューラアプリには、次のような他のモジュールと機能があります。

  • iOSおよびAndroidデバイス用モバイルアプリクラウドベースの技術時間追跡用タイムクロック
  • アプリ内従業員の可用性の変更アプリ内シフトスワップ
  • 、ピックアップ、タイムオフリクエストリアルタイムシフトのリマインダーとアラート
  • チームコミュニケーション統合の互換性データ分析とレポート
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    従業員スケジューラの重要性

    レストランや中小企業にとって、技術革新はますます重要になっています。従業員のスケジュール設定などのソリューションは、プロセスを自動化し、組織の時間とコストを効果的に節約します。ケーススタディによると、管理者はスプレッドシートを使用してスケジュールを作成する時間の 20% を失います。毎年、手動のスケジューリング方法を使用して140の労働時間を費やしています。

    オンラインスタッフスケジューリングシステムにより、事業所はその時間を生産的に利用し、効率的に作業することができます。これらのツールは、これらの業務にどれくらい貴重な時間があるかを考えると、レストランにとって特に重要です。スケジュールエラーは、カスタマーサービスの品質に直接影響し、ワークフローを遅らせる可能性があります。したがって、飲食店経営者は、オンラインスケジューラの採用に付属するさまざまな利点を考慮する必要があります。

    従業員スケジューリングソフトウェアを使用するメリット

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    オンラインシフトスケジューリングソフトウェアは、レストラン事業にとって非常に有用です。ファーストフードのフランチャイズ、お母さんやポップなカフェからフルサービスのレストランまで、あらゆる規模と機能にわたる飲食店は、スケジューリングのメリットを享受できます。これらのツールの主な利点には、次の要素が含まれます。

    クイックスケジュール調整

    従業員は、スケジューリングアプリを使用して、すばやく作業スケジュールを変更できます。たとえば、シフトスワップ、タイムオフ、可用性の変更のリクエストをモバイルデバイスから直接送信できます。マネージャはアラートを受け取り、リアルタイムで調整を受け入れることができます。スタッフスケジューラは、要求に応じて自動的にスケジュールを変更します。

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    社内コミュニケーションの強化

    ワークフォーススケジューリングシステムには、コミュニケーションツールが組み込まれていることがよくあります。これは通常、チャットメッセージング、アナウンス、ニュースフィードを伴います。チームメンバーとマネジメントは、チャットツールを使用して互いに連絡し、対話することができます。ビジネスオーナーは、お知らせをブロードキャストしたり、新しいスケジュールや会社のニュースについてアラートを送信したりできます。コミュニケーションのためのチャネルを開くことで、すべてのスタッフに通知され、責任を問うことができます。

    職場および労働法遵守の保証

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    トップスタッフスケジューラは、スケジューリング時にマネージャが労働力の規制に従っていることを確認するために、労働法遵守アラートを持っています。このシステムは、食品ハンドラー認証など、ビジネスおよび従業員の資格情報を追跡することもできます。アプリはマネージャーに有効期限を通知し、更新されるまで従業員がスケジュールされないようにします。

    欠席と退屈さを減らす

    従業員人材派遣ソフトウェアには、アラートとシフトリマインダーが設定されています。これにより、従業員が今後のシフトを通知し、物忘れを防ぐことができます。マネージャは、スケジュールが直前に変更された場合に備えて、緊急アラートをスタッフに送信することもできます。したがって、彼らはすぐに予想外の需要を計上し、利益率を最大化することができます。

    リアルタイムデータの監視

    従業員のスケジュール設定時間ソリューションには、貴重なビジネス指標を自動的にコンパイルするデータとレポート機能があります。たとえば、従業員のパフォーマンス、人件費、出勤、収益性に関するデータを収集できます。マネージャは、これらのレポートを評価し、未承認の残業時間、重複する休暇要求、非効率的なチームを特定できます。これらの洞察は、スケジューリングとシフト計画を改善するのに役立ちます。

    労働支出を削減する

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    スケジューリングシステムには、マネージャに支出と予算の傾向を提供する労務追跡モジュールがあります。この情報を使用して、お金を節約するスケジュールを作成できます。管理者は、需要と必要性に基づいてシフトを割り当てることができるように、ソフトウェアはまた、労働予測ツールを持っています。これにより、人件費を最小限に抑え、人件費を過剰に防ぐことができます。

    信頼性と一貫性のあるスケジュールを作成

    手動でスケジュールを作成する場合、マネージャは誤って特定の可用性や時間オフ要求を置き忘れたり、無視したりすることがあります。これはスケジュールの競合につながり、従業員が評価されていないと感じることがあります。しかし、オンラインスケジューラを使用すると、管理はすべての設定が考慮され、要求はそれに応じてスケジュールに作業されていることを確認することができます。

    従業員スケジュールの作成方法

    管理者は、人材派遣ソフトウェアを使用して従業員のスケジュールを簡単に作成できます。以下は、成功を保証するために従うべきベストプラクティスです。

    1.財務リソースと要員リソースの特定

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    スケジューリングを開始するには、経営陣が最初にビジネスの予算を評価する必要があります。これには、従業員の賃金にどれくらいの資本があり、週にいくつの従業員勤務時間があるかが含まれます。次に、スタッフを計画している従業員の数と、サードパーティの請負業者を雇う必要があるかどうかを特定する必要があります。これにより、不必要な残業やオーバーブッキング、ダブル予約を防ぐことができます。

    2.人材派遣ニーズの描写付け

    管理者は、シフトごとに自分の労働力内で必要なものを決定する必要があります。たとえば、スーパーバイザをシフトに割り当てる必要があるかどうかを決定する必要があります。レストランのマネージャーは、シフトごとにホスト、料理人、サーバー、およびバッサーを必要とするため、多くの役割を考慮する必要があります。スタッフはスケジュールを調整できるかどうかなど、他の要因も描写する必要があります。または、毎週、隔週、または毎月のスケジュールをどのように送信するか。

    3.顧客の需要を把握する

    企業はまた、ピーク時間を決定する必要があります。マネージャは、過去の販売データを評価することでこれを行うことができます。多くのスケジューラツールには、高い需要時間と日数を示す労働予測システムがあります。これらの洞察は、マネージャがどのシフトが最もスタッフを必要とするかを知るのに役立ちます。

    4.従業員の可用性の確認

    レストランマネージャーは、従業員の空き状況をすべて収集して記録する必要があります。そうすれば、彼らは入って働くことが保証されている日にスケジュールすることができます。理想的な利用可能性は、シフトの好みと彼らが働くことができる週の数日を示す必要があります。従業員は、マネージャの便宜のために、この情報をスケジューリングアプリに直接入力することができます。

    5.過去のスケジュールを見る

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    以前の仕事のスケジュールにより、マネージャはどのプロセスが機能し、どのプロセスが実行されなかったかを把握できます。たとえば、シフトを一貫して交換しなければならなかったスタッフと、誰がカバーできたかを特定できます。これは、将来のスケジュールのためのより良いシフト割り当て決定を行うのに役立ちます。

    6.プランを持っていて B

    人生は起こり、時には従業員が休暇を求めたり、シフトのカバレッジを見つけたりする必要があります。管理者は、これらのケースを準備し、シフト取引と要求のための基準を作成する必要があります。たとえば、チームメンバーが病気の場合、マネージャはシフトを交換する前にリクエストを送信するように要求できます。調整が事前に承認されていることを確認することで、管理者は誰の日を働いているのかというループに入ることができます。

    7.すべての労働法を理解する

    連邦および州の労働規制は、しばしば異なります。管理者は、これらの基準について調査し、知識を持っている必要があります。違反すると罰金が科せられ、訴訟になる可能性があるため、これは重要です。自動スケジューリングシステムの中には、労働コンプライアンス機能を備えているものもありますが、事前の調査により、ソフトウェアが最新の状態に保たれます。

    8.スケジュールメーカーへの情報の入力

    すべての主要情報を収集した後、マネージャはその情報をスケジュールメーカーに入力する必要があります。従業員の空き状況や休暇要求など、一部のプロセスは自動化されています。その後、システムはビジネスのスケジュールを作成します。または、マネージャはスケジュールテンプレートを使用して、ソフトウェア内でスケジュールを作成できます。

    9.スケジュールを公開して共有する

    スケジュールを作成したら、マネージャはスケジュールを公開して従業員と共有する必要があります。スタッフがその週を計画できるように、スケジュールを早めに送信することが重要です。誰かがスケジュール上の質問や懸念を持っている場合、管理者はできるだけ早くそれらを修正する必要があります。

    トップレストランスケジューリングソフトウェア 2021

    今日のデジタル市場では、スケジューラソフトウェアの多くの異なる種類があります。これらのシステムには、さまざまな機能と価格タグがあります。レストランでは、トップスケジューリングシステムを検討することで、選択プロセスを簡素化できます。

    1.郵便スケジュール

    Zip Schedules は、管理者が数分で作成できる、競合のないスケジュールを自動化することで知られている無料の従業員スケジューリングシステムです。ユーザーフレンドリーなプラットフォームには、複数のアクセシビリティ形式があります。つまり、ユーザーは電話またはデスクトップを使用してインターフェイスにアクセスできます。これにより、効率が向上し、レストランは時間とコストを節約できます。Zip Schedules の主な機能には、次のようなものがあります。

    • iPhoneとAndroid用の無料の従業員モバイルアプリチームメッセージングツール労務ルールリマインダーアプリ内スケジュール調整マルチロケーションサポート労務予算追跡

    2.findMyShift

    FindMyShift は、サードパーティとの統合で知られている従業員管理ソフトウェアシステムです。つまり、アプリは人事や給与計算などの既存のビジネスツールと同期できます。このツールは、小規模のビジネスチームにとって最適で、所有者はどこからでも従業員を管理できます。FindMyShift の他のスケジューリング機能には、次のようなものがあります。

    • スケジューラのドラッグアンドドロップ時刻と出勤の追跡通知時間管理データレポート

    3.ホットスケジュール

    企業は HotSchedules を使用してシフトをスケジュールすることもできます。Zip Schedulesのような以前のアプリと同様に、HotSchedulesは従業員のスケジューリングプロセスを合理化します。その主要なモジュールには、次のものがあります。

    • モバイルとデスクトップの互換性時間オフリクエスト
    • ピックアップオープンシフトまたはドロップシフト機能通信チャネル労務予測

    4. 7シフト

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    7Shiftsは、使いやすいインターフェースでスケジューリングプロセスを自動化します。また、マネージャが自分のビジネスに合わせてカスタマイズできるカスタムシフトスケジュールテンプレートも用意されています。その最高のモジュールには、次のものが必要です。

    • Eメール、テキスト、
    • アプリ内のチームコミュニケーションでスケジュールを送信する時間オフ管理統合の互換性

    従業員スケジューラへの結論

    • 従業員のスケジューラは、従業員の時間計画を自動化し、効果的にビジネスの時間とコストを節約します。
    • スケジューリングシステムの採用には、コンプライアンス、人件費の削減、コミュニケーションの強化などのメリットがあります。
    • 最高の従業員スケジューラには、データレポート用のモジュール、従業員の生産性、クラウドテクノロジを追跡するためのツールがあります。
    • これらの品質と利点を持つシステムやモバイルアプリには、ZipSchedules が含まれます。

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    デモのスケジュール