Creazione di un modello di pianificazione che funzioni
Introduzione al modello di pianificazione
I manager di aziende o ristoranti hanno una miriade di compiti ripetitivi che devono completare durante tutta la settimana. Cio include la pianificazione dei dipendenti, che consiste nell'assegnare turni ai membri del team a tempo pieno e part-time. Inoltre, questo processo non sembra mai essere abbastanza finito. Dalle richieste di time-off ai giorni di malattia, ai cambiamenti di disponibilita e agli eventi imprevisti, i manager finiscono per dover apportare frequenti modifiche.
Tuttavia, con le nuove tecnologie, la gestione puo semplificare il processo di pianificazione. I nuovi gadget, ad esempio i fogli di calcolo online, consentono alle aziende di creare un modello di pianificazione settimanale. Questi documenti avranno generalmente tempi e formati di turno predeterminati. Pertanto, i manager hanno solo bisogno di inserire nomi e inviare programmi.
Suggerimenti per creare il modello di pianificazione migliore
I modelli di pianificazione dei dipendenti offrono alle aziende di tutte le dimensioni molti vantaggi. Non solo fa risparmiare tempo ai manager, ma semplifica anche le procedure. Le semplici funzionalita di pianificazione di Templates consentono inoltre ai dipendenti di avere rapidamente i propri programmi di lavoro. A loro volta, possono prepararsi per i loro turni, pianificare il loro tempo personale di conseguenza, o chiedere un time-off in anticipo. Alcuni suggerimenti su come creare un modello completo includono quanto segue.
1. Accogliere il tempo dei dipendenti
Quando si crea un modello di pianificazione dei dipendenti, i manager devono considerare il piu possibile le preferenze e le richieste di time-off dei membri del team. E importante che gli imprenditori valutino il tempo e l'equilibrio tra vita lavorativa e vita lavorativa dei dipendenti. Cosi facendo promuovera una cultura aziendale positiva e stimolera il coinvolgimento dei dipendenti. Se le aziende non riescono a farlo, i dipendenti si sentiranno insoddisfatti e saranno piu propensi a trovare un altro lavoro che si adatti al loro programma.
Un modo per garantire che le aziende ospitino i dipendenti e disporre di un grafico di disponibilita. I manager possono inviarli al personale tramite e-mail o SMS, in modo che possano inserire giorni e orari in cui sono disponibili per lavorare. Si consiglia di utilizzare un documento basato su cloud in modo che le modifiche possano essere apportate in tempo reale.
2. Creare programmi in base ai migliori dipendenti
Quando si costruisce un programma, ogni turno deve avere un dipendente affidabile e performante. Questa persona puo possedere tratti, come l'organizzazione e la leadership. Possono anche funzionare bene durante situazioni sensibili al tempo. Questa procedura consigliata consente ai supervisori di fidarsi che il turno funzionera senza intoppi e produttivi.
3. Scopri di piu sul team
Ognuno ha le loro debolezze, cosi come i punti di forza. E fondamentale che i produttori di programmi capiscano chi sono i loro dipendenti e cosa fanno meglio. Questi approfondimenti guideranno il processo di programmazione e garantiranno che la persona giusta sia nel turno giusto.
4. Invia pianificazioni nel piu breve tempo possibile
Distribuire preventivamente i programmi ai dipendenti promuovera l'equilibrio tra vita lavorativa e vita lavorativa e ridurra i cambiamenti dell'ultimo minuto. La soddisfazione del lavoro dei dipendenti aumenta quando ricevono rapidamente i programmi perche possono pianificare il proprio tempo personale di conseguenza. Riduce anche al minimo lo stress di trovare la copertura.
5. Avere un sistema di pianificazione fai da te (fai da te)
A seconda della struttura aziendale, un sistema di pianificazione fai da te puo semplificare la pianificazione e migliorare il morale. I manager possono designare un lead di turno esperto per ogni intervallo di tempo e far programmare gli altri dipendenti. Successivamente, possono rivedere il programma per assicurarsi che ogni turno sia assegnato e pubblicarlo.
6. Fai trovare la copertura ai dipendenti
Trovare un sostituto per un turno puo essere difficile e dispendioso in termini di tempo per i manager, considerando che hanno altre responsabilita. Al contrario, questa attivita puo essere designata per i dipendenti che devono abbandonare uno scambio di turni o turni. E importante che tutti i membri del team abbiano un canale aperto per la comunicazione. Cio puo comportare un'app di comunicazione all'interno di un sistema di pianificazione o di messaggistica di testo.
7. Implementazione del software di pianificazione
Molte aziende utilizzano spesso Microsoft Excel o Fogli Google per creare i propri modelli di pianificazione. Tuttavia, esistono nuovi strumenti tecnologici che vengono realizzati per semplificare i processi aziendali, come la pianificazione. Il miglior software di pianificazione dei dipendenti dispone di funzionalita quali la pianificazione automatica, modelli personalizzati e messaggistica del team. Non solo la pianificazione dei turni e semplificata, ma anche le aziende possono ottimizzare l'intera gestione della forza lavoro.
8. Creare un piano di backup
Occasionalmente, i programmi originali potrebbero non funzionare e i dipendenti potrebbero verificarsi emergenze. Avere un piano di backup per le pianificazioni e ottimo per queste situazioni. Cio potrebbe comportare un elenco On-Call con membri del personale che possono entrare in orari specificati. Se possibile, l'azienda puo compilare nomi e contatti di ex dipendenti che hanno accettato di entrare di volta in volta per dare una mano.
9. La comunicazione e fondamentale
Proprio come tutto il resto, la comunicazione e vitale. Un'azienda dovrebbe disporre di un sistema di comunicazione a livello di team in cui gli individui possano facilmente raggiungere l'un l'altro. Questo include messaggi di testo, e-mail, telefonate o chat istantanee in-app. L'utilizzo di questi strumenti garantira ai membri del personale gli ultimi aggiornamenti di pianificazione e l'accesso alle informazioni.
Modello da conclusione a programmazione
La
- pianificazione dei dipendenti puo richiedere molto tempo per i manager. Ma con un modello di pianificazione, possono semplificare il processo.
- Un modello di pianificazione avra tutti i giorni e gli orari di formattazione e turni predeterminati in modo che i manager non devono creare nuovi calendari ogni volta.
- Alcune pratiche chiave per creare un modello di pianificazione includono la compilazione della disponibilita dei dipendenti e l'applicazione della comunicazione.
- Questi modelli sono spesso realizzati su fogli Excel o Google, ma le aziende possono ottimizzare ulteriormente la gestione della forza lavoro con il software di pianificazione dei dipendenti.
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